Patvirtinimo el. Laiškas leidžia kitam asmeniui žinoti, kad gavote pranešimą ar užklausą, net jei negalite iš karto atsakyti išsamiai. Nors jums nereikia siųsti patvirtinimo už kiekvieną gautą asmeninį el. Laišką, turėtumėte tiesiogiai atsakyti profesionaliai ar verslo aplinkoje. Jei jums reikia tik pasakyti kitam asmeniui, kad gavote jo el. Laišką, nusiųskite trumpą patvirtinimą, kad jis apie tai praneštų. Jei asmuo paprašė paslaugos ar užsisakė produktą, pateikite daugiau informacijos apie tai, kada tikėtis atsakymo ar kaip išspręsti bet kokias problemas.
Žingsniai
1 būdas iš 2: patvirtinimas, kad gavote el. Laišką
1 veiksmas. Atsakykite, jei esate įtrauktas į eilutę Kam: arba įvardytas pranešime
Laiško viršuje patikrinkite, ar siuntėjas nurodė jūsų el. Pašto adresą eilutėje „Kam:“. Jei jūsų nėra sąraše, peržiūrėkite el. Laiško turinį ir sužinokite, ar jūsų vardas ten rodomas. Jei matote savo vardą, būtinai atsiųskite patvirtinimą, nes į jus buvo kreipiamasi tiesiogiai.
Jei jūsų el. Pašto adresas nurodytas tik el. Laiško „CC“eilutėje, bet jūs neminite pagrindiniame tekste, jums nereikia siųsti patvirtinimo, nes pranešimas tikriausiai buvo išsiųstas didelei žmonių grupei
Įspėjimas:
Venkite pripažinti šlamšto pranešimus, nes jie gali ir toliau siųsti jums el. Laiškus, jei atsakysite.
2 žingsnis. Pasveikindami kreipkitės į siuntėją vardu
Pradėkite sveikinimą el. Laiško viršuje, kad jį atidaręs kitas asmuo iškart matytų. Naudokite oficialų sveikinimą, pvz., „Labas“arba „Mielas“, po kurio nurodomas jų vardas. Jei atsakote viršininkui ar nepažįstamam asmeniui, naudokite jo pavadinimą ir jo pavardę. Jei gerai pažįstate kitą asmenį, galite naudoti jo vardą.
Pavyzdžiui, kaip sveikinimą galite pasakyti „Sveiki, ponia Davis“arba „Mielas Džonatanai“
Žingsnis 3. Trumpai paminėkite, kad perskaitėte el. Laišką
Patvirtinimui naudokite tik kelis sakinius, kad jis neatrodytų per daug žodingas. Dėkojame asmeniui, kad atsiuntė laišką, arba praneškite, kad gavote jo pranešimą. Jei yra konkrečių detalių, pakartokite jas pradiniuose sakiniuose, kad parodytumėte, jog buvote perskaitytas per jų pranešimą.
- Pavyzdžiui, galite parašyti kažką panašaus: „Dėkojame, kad atsiuntėte man pranešimą apie kitos savaitės susitikimą“arba „Gavau ir perskaičiau jūsų el. Laišką dėl mūsų naujo potencialaus kliento“.
- Jei neturėjote laiko perskaityti el. Laiško, galite pasakyti kažką panašaus: „Ačiū, kad kreipėtės į mane. Gavau jūsų žinutę ir perskaitysiu ją, kai tik galėsiu “.
Žingsnis 4. Nurodykite numatomą atsakymo laiką, jei el. Laiške yra užklausa ar klausimas
Jei turite laiko nedelsdami atsakyti, darykite tai kuo greičiau, kad parodytumėte, jog esate patikimas ir patikimas. Priešingu atveju nurodykite laikotarpį, per kurį kitas asmuo gali tikėtis iš jūsų kito pranešimo, kad jis negalvotų, jog jūs jų ignoruojate. Būkite atsargūs ir nesižadėkite, kaip greitai galėsite atsakyti, jei manote, kad tai gali užtrukti ilgiau.
- Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Aš galėsiu jums gauti šią informaciją per 2 dienas“arba „Aš vėl susisieksiu šiandien, kad galėtume toliau aptarti problemą“.
- Jei nežinote, kiek laiko užtruks atsakymas, naudokite: „Aš kuo greičiau su jumis susisieksiu su visais klausimais ar komentarais“.
- Jei el. Laiške nėra užklausos ar problemos, kurią turite išspręsti, jums nereikia atsakyti nurodant terminą.
Žingsnis 5. Prieš išsiųsdami el. Laišką baigkite uždarymu ir savo vardu
Laiške skamba profesionaliau, el. Laiške naudokite oficialų uždarymą, pvz., „Geriausias“arba „Ačiū dar kartą“. Uždarydami parašykite savo vardą, kad užbaigtumėte pranešimą. Prieš spustelėdami mygtuką Siųsti, įsitikinkite, kad viskas parašyta teisingai.
- Pavyzdžiui, galite parašyti „Geriausias, Bet“arba „Dar kartą ačiū, Travis“.
- Be to, po savo vardo galite pateikti telefono numerį arba kitą el. Pašto adresą, jei norite kitam asmeniui suteikti kitokį būdą su jumis susisiekti.
Žingsnis 6. Kuo greičiau pateikite išsamų atsakymo el. Laišką
Jei pradiniame el. Laiške buvo pateikta užklausa ar klausimas, skirkite laiko ir parašykite visą atsakymą, kai galėsite. Visiškai išspręskite visus pranešime pateiktus rūpesčius ar klausimus, kad parodytumėte, jog skyrėte laiko jų pranešimui apsvarstyti. Išlaikykite mandagų ir teigiamą toną per visą pranešimą, kad išlaikytumėte gerą jų repertuarą.
Jei jums reikia daugiau laiko, pvz., Jei laukiate ataskaitos ar dokumento, pabandykite išsiųsti tolesnį el. Laišką su atnaujinimu ir nauju terminu, kad kitas asmuo nemanytų, jog apie juos pamiršote
2 metodas iš 2: atsakymas į verslo paslaugas ir užsakymus
1 žingsnis. El. Laiško viršuje įrašykite asmens, su kuriuo kreipiatės, vardą
Pradėkite nuo oficialaus sveikinimo, pvz., „Labas“arba „Mielas“, kad jūsų žinutėje būtų išlaikytas profesionalus tonas. Jei gerai nepažįstate asmens, naudokite jo vardą ir pavardę, kad išliktumėte oficialūs. Jei esate geriau pažįstamas su asmeniu arba jis pateikia savo vardą, galite į jį kreiptis.
Pavyzdžiui, kaip sveikinimą galite parašyti „Mielas pone Kristensanai“arba „Laba diena Dana“
2 žingsnis. Padėkokite asmeniui ir paminėkite jo prašomą produktą ar paslaugą
Laiško pradiniame sakinyje išreikškite nuoširdų dėkingumą asmeniui. Tame pačiame sakinyje pakartokite asmens užsakytą produktą arba kokias problemas ar problemas jis paminėjo ankstesniame susirašinėjime. Tokiu būdu asmuo supras, kad skyrėte laiko perskaityti ar apdoroti jo ankstesnius pranešimus.
Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Dėkojame, kad užsisakėte 2 dėžutes šokolado iš mūsų parduotuvės“, arba: „Dėkojame, kad kreipėtės dėl darbo, dėl kurio kreipėtės“
Žingsnis 3. Nurodykite asmeniui laiko tarpą, kada tikėtis atsakymo ar pristatymo
Kitame sakinyje paminėkite, kiek užtruks, kol kitas asmuo iš jūsų išgirs, kad jis nesijaustų, jog apie juos pamiršote. Įsitikinkite, kad jūsų pateiktas laikotarpis yra tikslus ir sąžiningas, nes priešingu atveju jie gali susierzinti, jei iš jūsų negirdės.
Pvz., Galite pasakyti: „Galite laukti savo paketo per 3 darbo dienas“arba „Prašome palaukti 1–2 darbo dienas, kol galėsime atsakyti“
Variacija:
Jei nežinote, kiek laiko užtruks atsakymas, pasakykite kažką panašaus: „Mes kuo greičiau su jumis susisieksime, kad išspręstume jūsų problemas“.
Žingsnis 4. Pateikite pasiūlymų, jei yra kokių nors problemų, kurių negalite išspręsti el. Paštu
Jei negalite tiesiogiai išspręsti jų problemos, pabandykite rekomenduoti kitas galimybes, kurios galėtų būti naudingesnės. Išlaikykite mandagų ir suprantantį toną per visą pranešimą, kad jis neatrodytų neigiamas ar neatrodytų nenuoširdus. Stenkitės asmeniui pateikti kuo daugiau informacijos, kad jis galėtų imtis tolesnių veiksmų, kad išspręstų savo problemas.
Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Apgailestauju, kad kyla problemų pervedant pinigus į jūsų tikrinimo sąskaitą. Pabandykite peržiūrėti mūsų DUK, kad sužinotumėte, ar jūsų problema buvo išspręsta. Priešingu atveju gali tekti apsilankyti banke ir pasikonsultuoti su paskyros valdytoju, kad patvirtintumėte operacijas
Žingsnis 5. El. Laiško apačioje palikite kontaktinę informaciją
Laišką užbaigite oficialiu uždarymu, pvz., „Geriausias“arba „Ačiū dar kartą“, kad užbaigtumėte pranešimą gerai. Po uždarymo būtinai nurodykite savo vardą. Jei norite suteikti kitam asmeniui galimybę susisiekti su jumis, po savo vardo taip pat galite palikti telefono numerį, alternatyvų el. Pašto adresą ar svetainę.
