Parašyti draugišką priminimo el. Laišką gali būti sudėtinga. Jūs nenorite susidurti su veržliu ar nekantriu, bet svarbu, kad jūsų žinia būtų perduota. El. Laiške nustatykite draugišką toną su sveikinimais ir sušvelnintais posakiais. Uždenkite būtinus priminimo el. Laiškus, kad gavėjas aiškiai žinotų, ko norite. Užtikrinkite el. Laišką be klaidų, kad būtumėte ne tik draugiškas, bet ir profesionalus.
Žingsniai
1 dalis iš 3: draugiško tono nustatymas
Žingsnis 1. Pasveikinkite gavėją
Verslo situacijose gali tekti naudoti įprastą sveikinimą, pvz., „Gerbiamasis“. Tačiau vis dažniau suasmeninti el. Laiškai tampa standartiniais. Kai kurie sveikinimai el. Paštu, kurie gali padėti nuo pat pradžių pasiekti draugišką toną, yra šie:
- Labas John
- Sveiki
- Ilgai nesimatėme
- Ei!
Žingsnis 2. Susiekite ryšį su gavėju
Jei tik laikysitės priminimo, jūsų pranešimas gali pasirodyti šaltas. Nurodykite savo asmeninį ryšį su gavėju, įtraukdami frazes, atspindinčias jūsų draugystę ir bendrą patirtį. Tai gali būti:
- Kaip sekasi mokykla?
- Mano drauge, kaip tau sekėsi?
- Praėjusį savaitgalį su tavimi taip puikiai praleidau laiką.
- Kada paskutinį kartą kalbėjome prieš mėnesį?
- Kelionė, kurią atlikome kartu, buvo puikus! Netrukus turėsime tai padaryti dar kartą.
Žingsnis 3. Sušvelninkite savo išraiškas
Tai ypač svarbu el. Laiško priminimo daliai. Jei jau seniai nebendravote su gavėju, gali būti tinkama lengvai atsiprašyti ar pasiteisinti, kad priminimui tik susisiekėte. Kai kurie sušvelnintų posakių pavyzdžiai:
- Aš žinau, kad praėjo nemažai laiko, kai mes kalbėjomės, bet norėjau jums priminti apie…
- Su naujagimiu viskas buvo taip įtempta, aš tik prisiminiau jums priminti …
- Žinau, kad buvai užsiėmęs, todėl nenorėjau tavęs erzinti, bet norėjau atsiųsti priminimą …
Žingsnis 4. Būkite mandagus
Jei priminimas yra svarbus, nesunku susidurti su per stipriu. Atminkite, kad gavėjas turi dalykų, kurie vyksta jų gyvenime. Nepamirškite pasakyti „prašau“ir „ačiū“bei lygiaverčių posakių. Galite įtraukti tokias mandagias frazes kaip:
- Atsiprašau, kad trukdau, bet norėjau įsitikinti …
- Jei galėtumėte atsakyti į šį el. Laišką, kai tik turėsite laiko…
- Dėkojame, kad skyrėte laiko perskaityti bet kokį atsakymą į šį priminimą. Aš tai vertinu.
- Lauksiu jūsų atsakymo.
2 dalis iš 3: būtinų dalykų padengimas
Žingsnis 1. Naudokite temos eilutę
Nereikia rašyti protingos temos. Tie, kurie bus aiškūs ir tikslūs, bus naudingiausi. Tai leis gavėjui iš pirmo žvilgsnio sužinoti el. Laiško tikslą. Kai kurios įprastos draugiško el. Pašto priminimo parinktys gali būti:
- Tikrinama
- Greitas priminimas apie…
- Būsima kelionė/renginys/ir kt.
- Kelionės/renginio/kt. Darbuotojų skaičius.
Žingsnis 2. Nepamirškite įtraukti savo priminimo
Kai labai stengiatės būti draugiškas ir mandagus, gali būti lengva atsisakyti kažko svarbaus, pvz., Tikrojo priminimo. Pridėkite priminimą netoli el. Laiško pradžios, netrukus po sveikinimo ir trumpo asmeninio ryšio. Pavyzdžiui:
- "Sveiki, Jau seniai nesusikalbėjome, Benai. Kaip tavo žmona ir vaikai? Manęs darbas yra gana užimtas, bet aš norėjau su jumis užsiregistruoti … “
-
Ei!
Močiutė, aš norėjau tau atsiųsti žinutę. Atsiprašau, kad buvau toks užsiėmęs. Aš tik norėjau jums priminti apie mūsų pietų datą … “
3 žingsnis. Naudokite glaustą kalbą
Paprastai tiesa, kad mandagi kalba vartoja ilgesnes išraiškas. Pavyzdžiui, frazė „Dirbk sunkiau“būtų politiškesnė: „Galbūt būtų gera idėja, jei dirbtumėte daugiau“. Nors ir yra mandagūs, šie ilgi posakiai gali apsunkinti jūsų el. Laiško dėmesį.
Naudokite supaprastintą el. Pašto struktūrą. Tai gali atrodyti maždaug taip: Sveikinimas (atidarymas) → Asmeninis ryšys → Priminimas → Valedikcija (uždarymas)
Žingsnis 4. Redaguokite nereikalingą informaciją
Kiekvieno sakinio ir kiekvienos sakinio dalies klauskite savęs: "Ar tai būtina?" Kai kuriais atvejais „būtina“gali reikšti kažką tokio plataus kaip „Būtina, kad mano el. Laiškas neskambėtų šaltai“. Pašalinkite nereikalingas el. Laiško dalis.
Paprastai prieveiksmiai (pvz., „Labai“, „tikrai“, „tikrai“, „labai“ir „neabejotinai“) gali būti pašalinti, kad jūsų pranešimas būtų glaustesnis
Žingsnis 5. Uždarykite el. Laišką su valedikcija
„Valedikcija“yra išgalvotas žodis, reiškiantis „atsisveikinimas“. Valedicions apima tokias frazes kaip „Geriausias“, „Pagarbiai“, „Jūsų tikrai“ir „Nuoširdžiai“. Jūsų parašas turėtų atitikti jūsų nurodymus. Tačiau šie įpratimai gali pasirodyti beasmeniai. Galite pabandyti kažką panašaus:
- Tavo draugas
- Sveikinimai
- Viskas kas geriausia
- Geros dienos
- Žymėk, tu tai
- Nekantriai laukiame jūsų žinių
3 dalis iš 3: El. Pašto be klaidų užtikrinimas
Žingsnis 1. Koreguokite savo el
Net vieną ar du kartus greitai peržiūrėję el. Paštą pašalinsite daug paprastų klaidų, kurios galėjo įsiskverbti rašant. Baigę rašyti, patikslinkite savo el. Pašto rašybą ir gramatiką.
- Daugelyje el. Pašto paslaugų yra nemokama gramatikos ir rašybos tikrinimo priemonė. Jų kokybė priklausys nuo jūsų el. Pašto teikėjo. Kai kuriais atvejais šie tikrintuvai gali būti nelabai tikslūs.
- Nepamirškite patikrinti temos eilutės, pasveikinimo ir pasisakymo (baigimo). Tai lengva nušviesti ir sutelkti dėmesį tik į el. Laiško turinį.
Žingsnis 2. Garsiai perskaitykite savo el
Jei rašote svarbų el. Laišką arba tikrai norite būti ypač draugiškas ar mandagus su kuo nors, garsiai perskaitykite el. Laišką nuo pradžios iki pabaigos. Ar skamba pokalbis? Jei taip, jūsų el. Paštas paruoštas siųsti.
Perrašykite sakinius ar ištraukas, kurios skamba keistai. Vertindami tai, naudokitės savo geriausiu sprendimu. Tai gali skirtis priklausomai nuo jūsų kalbėjimo stiliaus
Žingsnis 3. Tegul kitas asmuo peržiūri el. Laišką
Dėl svarbių pranešimų, pvz., Skirtų verslui, galbūt norėsite, kad kitas asmuo prieš išsiunčiant priminimą patikrintų. Jei parašėte glaustą el. Laišką, tai paprastai užtrunka mažai laiko ir gali padėti surasti net mažiausius klaidas.
- Patikrinkite savo internetinių pranešimų paslaugą. Nusiųskite žinutę draugui internete ir paklauskite: „Ei, ar galėtumėte perskaityti trumpą el. Laišką, kurį turiu išsiųsti? Tai užtruks tik minutę“.
- Nepamirškite padėkoti visiems, kurie skaito jūsų el. Juk jie tau daro paslaugą.
