Atsižvelgiant į tai, kad kiekvieną dieną siunčiama ir gaunama daugiau nei 300 milijardų el. Laiškų, nenuostabu, kad žmonėms atsirado „elektroninio pašto nuovargis“. Štai kodėl taip svarbu rašyti veiksmingus el. Laiškus, kurie aiškiai ir glaustai išreiškia jūsų mintį-nenorite, kad žmonės iki galo neskaitytų jūsų kvietimo į susitikimą el. Laiško, nes jis per ilgas arba neaiškus. Nesijaudinkite-šis „wikiHow“nurodys viską, ką turėtumėte padaryti rašydami el. Laišką į kvietimą į susitikimą, pvz., Kaip parašyti stiprią temos eilutę, ką turėtumėte pasakyti el. Laiško tekste ir kaip galite naudoti el. kalendoriaus programa, kad būtų lengviau.
Žingsniai
1 metodas iš 3: stiprios temos eilutės rašymas
1 žingsnis. Parašykite trumpą, aktualią temą su susitikimo data ir tema
Šios informacijos įtraukimas reiškia, kad žmonės žinos, kada tai bus ir ką reikia aptarti, net neatidarę el. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Susitikimas 12/8: naujos ataskaitų teikimo gairės“.
Įspėjimas:
Jei atsisakysite susitikimo temos, žmonės greičiausiai atsakys, klausdami, ar tai aktualu jų skyriui, ar jų lankymas yra privalomas, todėl būtinai nurodykite temą!
2 veiksmas. Paprašykite patvirtinti dalyvavimą temoje
Jei jums reikia žinoti, kas atvyks į susitikimą, paprašykite patvirtinimo temos eilutėje. Tokiu būdu jie žinos, kad turi atsakyti kuo greičiau, net prieš atidarydami el. Galite parašyti: „Penktadienio 10/6 žmogiškųjų išteklių susitikimas, patvirtinkite kuo greičiau“.
Taip pat galite parašyti: „Prašau atsakyti: HR susitikimas 10/6“
Žingsnis 3. Praneškite jiems, ar tai skubus susitikimas temos eilutėje
Jei tai yra aktuali ar daug laiko reikalaujanti problema, dėl kurios reikia nedelsiant susitikti, į temą įtraukite skubos jausmą. Pavyzdžiui, galite parašyti kažką panašaus į eilutę „Nepaprastasis susirinkimas pirmadienį 2/31: kibernetinis saugumas“.
Svarbu atkreipti dėmesį ir į susitikimo temą, kad jie galėtų suprasti, ko tikėtis
Žingsnis 4. Nurodykite, ar lankytis privaloma, ar siūloma
Jei dirbate didelėje įmonėje, kai kurių žmonių dalyvavimas gali būti nereikalingas kiekviename susitikime. Nurodykite atitinkamą temos skyriaus skyrių arba praneškite gavėjams, ar jie turi dalyvauti. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Privalomas rinkodaros susitikimas 10/6“.
Jei susitikimas nėra būtinas, galite parašyti: „Siūlomas susitikimas 10/6 dėl veiksmingos tyrimo taktikos“
5. Norėdami išvengti painiavos, temos eilutėje naudokite visus žodžius
Santrumpos gali atrodyti veiksmingos, tačiau jos nėra tokios konkrečios kaip išsamūs žodžiai ir gali sukelti painiavą. Pavyzdžiui, „SAP“gali reikšti „sistemas ir apdorojimą“arba „mėginių ėmimo ir analizės planą“, atsižvelgiant į tai, kas yra ir kas nėra susipažinęs su jūsų kalbomis.
Tačiau gerai naudoti įprastas santrumpas, tokias kaip „RSVP“, „HR“ir „Wed“
2 metodas iš 3: savo el. Laiško turinio kūrimas
1 žingsnis. Parašykite trumpą, draugišką įvadą ir trumpą pastabą
Prisistatyti būtina, jei dirbate didelėje įmonėje arba jei dar nepažįstate visų. Taip pat svarbu šioje trumpoje įžangoje paminėti, ar reikia užpildyti ir (arba) atnešti į susitikimą kokius nors dokumentus ar reikmenis.
Padarykite savo įžangą patrauklų ar susijusį su darbu. Pavyzdžiui, „Sveiki komanda, aš laukiu naujos programos pristatymo kitą savaitę!“
Patarimas:
Priminkite gavėjams, jei jiems reikia atlikti kokias nors užduotis ar ką nors atsinešti į susitikimą. Pavyzdžiui, „Primename, atsineškite 4 atspausdintas pardavėjo kontaktų sąrašų kopijas“.
Žingsnis 2. Išvardykite susitikimo datą ir laiką savo eilutėje, kad ji išsiskirtų
Tai esminė informacija, skirta žmonėms dalyvauti susitikime, todėl norite, kad ji būtų aiški ir išsiskirtų iš likusio teksto. Įtraukite 2 eilutes virš ir po juo ir (arba) paryškinkite šriftu.
- Pavyzdys: „Spalio 6 d., 10.30–11.45 val.“
- Jei susitikimas vyksta internete, nurodykite laiko juostą, kad skirtingų laiko juostų žmonės nepraleistų dėl nesusikalbėjimo. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Spalio 6 d. 10:30 - 11:45 (PST)“
Žingsnis 3. Išvardykite vietą po datos ir laiko
Išskirkite vietą taip pat, kaip ir data ir laikas, ypač jei susitinkate naujoje vietoje, jei ją sunku rasti arba jei žinote, kad kai kurie gavėjai nėra susipažinę su vieta. Jei norite virtualių susitikimų (tiesioginiame forume ar vaizdo pokalbyje), pateikite nuorodą į forumą arba vaizdo skambutį, kad galėtumėte lengvai pasiekti.
Pateikdami nurodymus, būkite kuo detalesni. Pavyzdžiui: „Prašome atvykti į 592 konferencijų salę Timaren pastate (209 Nix g.). 592 kambarys yra antrojoje pastato pakopoje, todėl turėsite pakilti liftu iš pirmo aukšto, išeiti 12 ir naudotis liftais, esančiais pietinėje pastato pusėje (į kairę). į 59 aukštą “
Žingsnis 4. Pasidalykite susitikimo tikslu
Leiskite gavėjams žinoti, ką susirinkimas ketina pasiekti. Siūlydami trumpą susitikimo darbotvarkę, jie galės suprasti, kokias užduotis reikia atlikti iš anksto. Galite tiesiog nurodyti temą (pvz., „Kibernetinio saugumo atnaujinimas“) arba pateikti laiko juostą:
- 10:30 - 10:45 Bendrinkite projekto būsenos atnaujinimus
- 10:45 - 11:10 Palyginkite ir pasirinkite perspektyvius pasiūlymus
- 11:10 - 11:30 Smegenų šturmas ir paleidimo tikslai
Žingsnis 5. Patikslinkite savo el. Laišką dėl gramatinių ir faktinių klaidų
Svarbiausi korektūros dalykai yra susitikimo data, laikas ir vieta, todėl įsitikinkite, kad jie teisingi! Taip pat galite perskaityti įžangą, darbotvarkę ar kitas pastabas, kurias galbūt įtraukėte, kad įsitikintumėte, jog išnagrinėjote visus pagrindus.
Prieš išsiųsdami garsiai perskaitykite savo el. Laišką, kad įsitikintumėte, jog rašote aiškiai ir glaustai
3 metodas iš 3: „Outlook“arba integruotos kalendoriaus programos naudojimas
Žingsnis 1. „Outlook“pagrindiniame skirtuke spustelėkite „Naujas susitikimas“
Jei jūsų įmonė naudoja bendravimo duomenų bazę su integruotu kalendoriumi, pvz., „Outlook“, naudokite ją susitikimui nustatyti. Paprastai tai yra tinkamiausias kontaktas žmonėms, su kuriais dirbate.
Jei jūsų įmonė nenaudoja „Outlook“ar nieko panašaus, kvietimui siųsti galite naudoti su darbu susijusį el
Žingsnis 2. Lange „Planavimo asistentas“pasirinkite laiką ir datą
Sukūrus naują susitikimą, pasirodys kalendoriaus langas. Spustelėkite „Planavimo asistentas“ir pažymėkite galimą susitikimo laiką ir datą.
Įsitikinkite, kad atėjo laikas jums ir numatytiems dalyviams. Priklausomai nuo jūsų įmonės programos, gali tekti pakoreguoti žiūrėjimo nustatymus, kad būtų rodomas visų tvarkaraštis (be jūsų)
Žingsnis 3. Pridėkite dalyvių įvesdami jų vardus arba naudodami adresų knygą
Spustelėkite teksto juostą, kad rankiniu būdu įvestumėte vardus, arba slinkite per adresų knygą ir pasirinkite jų pavadinimus iš sąrašo. Norėdami patikrinti kitų žmonių pasiekiamumą, naudokite funkciją „Planavimo asistentas“.
Jei žmonės nepasiekiami, jų vardai bus paryškinti. Asistentas netgi parodys rekomenduojamus laiko tarpsnius, kad tiktų jums ir dalyvių tvarkaraščiams
Žingsnis 4. Nustatykite susitikimo pradžios ir pabaigos laiką
Įsitikinkite, kad susitikimo data yra ta, kurią pasirinkote anksčiau, ir spustelėkite kalendoriaus mygtuką, kad prireikus atliktumėte pakeitimus. Tada naudokite laiko sąrašo dešinėje esančias išskleidžiamąsias rodykles, kad pasirinktumėte tinkamą pradžios ir pabaigos laiką.
Pabaigos laiko pridėjimas labiausiai gerbia žmonių laiką, kad jie žinotų, ko tikėtis, ir galėtų planuoti savo kelionę į darbą ir atgal arba susitikimo metu
5 veiksmas. Ekrano viršuje esančiame skirtuke „Susitikimas“spustelėkite „Paskyrimas“
Spustelėję šį mygtuką grįšite į bendrą susitikimų ekraną ir turėtumėte pamatyti suplanuotą įėjimą. Čia galėsite pridėti temą, vietą ir pastabas.
Jei susitikimo ekrane nematote suplanuoto įrašo, grįžkite ir pakartokite procesą, kol jis pasirodys
Žingsnis 6. Būkite konkretūs įvesdami temą, vietą ir pastabas
Praneškite gavėjams keliais trumpais žodžiais, apie ką vyksta susitikimas (pvz., „Būsimas produkto bandymas“). Būkite konkretūs dėl vietos ir pateikite nurodymus, jei tai nėra tipiška susitikimo vieta arba jei ją pasiekti yra sudėtinga. Pridėkite bet kokių papildomų pastabų (pvz., Paruošiamųjų darbų), kurios yra svarbios susitikimui.
- Nurodykite vietovės adresą, net jei manote, kad jis jau žino.
- Baigę spustelėkite „siųsti“.
Patarimas:
Venkite pernelyg plačių temų, tokių kaip „protų šturmas“, nes tai žmonėms daug nepasako apie susitikimo tikslą. Vietoj to galite pasakyti: „naujų produktų pardavėjų protų šturmas“.
Patarimai
- Koreguodami el. Laišką ar kvietimą, laikykitės jo trumpai ir konkrečiai.
- Naudokite draugišką, profesionalų rašymo toną.
- Dar kartą patikrinkite gavėjų sąrašą, kad įsitikintumėte, jog pakviesti visi būtini asmenys.
- Įveskite adresus į „bcc“eilutę, jei norite, kad visi adresai būtų paslėpti nuo gavėjų.
Įspėjimai
- Nesiųskite kvietimo ar el. Laiško be datos, laiko ir vietos. Tikėtina, kad tai sužlugdys jūsų pakviestus asmenis ir gausite daugybę atsakymų, prašančių šios informacijos.
- Nerašykite didžiosiomis raidėmis, jis bus interpretuojamas kaip šaukimas ir yra labai neprofesionalus.
