El. Paštas iš prigimties nėra toks oficialus kaip laiškų rašymas. Tačiau vis tiek turėsite laiko, kai rašydami el. Laiškus turėsite būti oficialesni. Pagalvokite, kas yra gavėjas, ir tada pasirinkite sveikinimą, atitinkantį situaciją. Kai tai suprasite, galite pereiti prie sveikinimo formavimo ir pradinių sakinių rašymo.
Žingsniai
1 dalis iš 3: atsižvelgiant į gavėją
1 žingsnis. Nuspręskite, koks oficialus turite būti
Net jei rašote „oficialų“el. Laišką, tai, koks oficialus tas el. Laiškas, priklauso nuo jį gaunančio asmens. Pavyzdžiui, rašydami profesorių nenaudotumėte to paties formalumo lygio, kurį taikytumėte kreipdamiesi dėl darbo.
Kai pirmą kartą kreipiatės į ką nors, geriau būti formaliau nei reikia, kad būtumėte saugūs
Žingsnis 2. Raskite asmens vardą
Atlikite tyrimus, kad išsiaiškintumėte asmens vardą, jei to dar nežinote. Žinant asmens vardą, sveikinimas atrodo patrauklesnis, net kai naudojate oficialius el.
Žingsnis 3. Sekite asmens pavyzdžiu
Jei asmuo jau atsiuntė jums el. Laišką, gerai nukopijuoti jo sveikinimo stilių. Pavyzdžiui, jei jie naudoja „Labas“ir jūsų vardą, priimtina atsakyti tuo pačiu stiliumi, naudojant „Labas“ir asmens vardą, kai kreipiatės į el. Laišką.
2 dalis iš 3: Sveikinimo pasirinkimas
Žingsnis 1. Grįžkite prie „Gerb
"" Brangusis "(po to nurodomas asmens vardas) yra senas budėjimo režimas dėl priežasties. Jis yra oficialus, be tvankumo, ir kadangi jis naudojamas taip dažnai, jis dažnai tampa nematomas sveikinime, o tai yra gerai. norite, kad jūsų sveikinimas būtų išsikišęs, nes jis netinkamas.
Žingsnis 2. Pabandykite „Sveikinimai“, kai nežinote asmens vardo
Sveikinimai yra gana oficialus sveikinimas, kurį galite naudoti verslo el. Laiškuose, ypač jei nežinote asmens vardo. Tačiau, jei įmanoma, visada geriau sužinoti asmens vardą.
Taip pat galite naudoti „Kam tai gali rūpėti“, jei el. Laiškas yra ypač oficialus ir nežinote asmens vardo. Tačiau šis sveikinimas kai kuriems žmonėms gali būti nepatogus
Žingsnis 3. Apsvarstykite „Labas“arba „Labas“šiek tiek mažiau oficialiuose el. Laiškuose
Laiškai paprastai būna ne tokie formalūs nei laiškai apskritai, todėl šiek tiek oficialiu el. Laišku galite išsisukti, pavyzdžiui, „Labas“. Pavyzdžiui, jei siunčiate el. Laišką savo profesoriui, ypač vienam, su kuriuo iš tikrųjų bendraujate, „Labas“arba „Labas“turėtų veikti puikiai.
Žingsnis 4. Praleiskite „Ei
„Nors„ labas “gali būti priimtinas pusiau oficialiame el. Laiške,„ Ei “tikriausiai ne. Tai labai neoficialus sveikinimas, net kalbant, todėl turėtumėte to vengti bet kokio tipo oficialiame el. Laiške. Net jei žinote savo viršininką gana gerai, pavyzdžiui, tikriausiai geriausia praleisti „Ei“, kai siunčiate jiems el. laišką.
Žingsnis 5. Jei reikia, vietoj vardo naudokite pavadinimą
Kartais, rašydami asmeniui, žinote tik jo pavadinimą įmonėje ar organizacijoje. Tokiu atveju vietoj asmens vardo galite nurodyti tik asmens vardą, pvz., „Gerbiamas įdarbinimo vadybininkas“, „Gerbiamas įdarbinimo komitetas“arba „Gerbiamas profesoriau“.
Žingsnis 6. Pridėkite asmens garbę, kad ji taptų oficialesnė
Jei įmanoma, prie asmens vardo pridėkite „ponas“, „ponia“, „daktaras“arba „profesorius“, kad jis taptų oficialesnis. Be to, naudokite asmens pavardę arba visą vardą, kad jis būtų oficialesnis, o ne tik asmens vardas.
3 iš 3 dalis: el. Laiško formatavimas ir pradžia
Žingsnis 1. Padėkite sveikinimą pirmoje eilutėje
Viršutinė eilutė turėtų būti pasirinktas sveikinimas, po kurio nurodomas asmens vardas. Jei įmanoma, naudokite asmens pavadinimą, pvz., P., Ponia ar daktaras, po kurio nurodomas jo vardas ir pavardė.
Žingsnis 2. Naudokite kablelį
Paprastai po sveikinimo naudosite kablelį. Oficialiuose laiškuose galite naudoti dvitaškį, tačiau paprastai tai yra per daug oficialu el. Laiškui, net ir oficialiam. Daugeliu atvejų užtenka kablelio, nors el. Laiške rašydami motyvacinį laišką galite naudoti dvitaškį.
Žingsnis 3. Pereikite prie kitos eilutės
Sveikinimas eina sava eilute viršuje, todėl jį parašę paspauskite grįžimo klavišą, kad pereitumėte į kitą eilutę. Jei pastraipoms kurti naudojate eilučių pertraukas, o ne įtraukas, tarp sveikinimo ir pirmos pastraipos turite palikti tuščią eilutę.
4 žingsnis. Jei reikia, prisistatykite pradiniame sakinyje
Jei ką nors rašote pirmą kartą, turėtumėte pateikti įvadą, net jei pažįstate tą asmenį realiame gyvenime. Suteikti žmogui supratimą, kas esate, skatina jį toliau skaityti.
- Pavyzdžiui, galite parašyti: „Mano vardas Jessica Hills ir aš esu„ XYZ Company “rinkodaros direktorius“. Taip pat galite įtraukti, kaip pažįstate tą asmenį: „Mano vardas Robertas Smithas, aš esu jūsų rinkodaros klasėje („ Marketingas 101 “, kuri susitinka antradieniais ir ketvirtadieniais vidurdienį)“.
- Jei asmenį jau pažįstate ir jau rašėte, pirmąjį sakinį galite naudoti kaip sveikinimą. Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Ačiū, kad taip greitai sugrįžote pas mane“arba „Tikiuosi, kad jums sekasi gerai“.
Žingsnis 5. Pereikite prie reikalo
Dauguma oficialių el. Laiškų turi greitai pasiekti esmę. Tai reiškia, kad pirmasis ar antras sakinys turėtų pristatyti gavėjui priežastį, kodėl rašote. Nepamirškite būti kuo glaustai apibūdindami savo tikslą.
