Jei jau kurį laiką dirbate, tikriausiai žinote, kokie svarbūs yra el. Kadangi nėra jokio būdo perteikti tono ar kūno kalbos internete, nesunku neteisingai interpretuoti kažkieno pranešimą, kai jį matote ekrane. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip galite rašyti aiškius, glaustus ir veiksmingus el. Laiškus profesionalioje aplinkoje.
Žingsniai
1 metodas iš 10: rašykite el. Laiškus, kai galite sutelkti dėmesį
1 veiksmas. Jei blaškotės, jūsų el. Paštas gali būti netinkamai sujungtas
Kai turite rašyti el. Laišką, pabandykite nepertraukiamai atsisėsti, kai negalvojate apie milijoną kitų dalykų. Jūsų rašymas bus aiškesnis ir galėsite sutelkti dėmesį į savo gramatiką, toną ir bendrą pranešimą.
- Tai ypač svarbu, jei jūsų el. Paštas siunčiamas keliems žmonėms.
- Rašykite el. Laiškus ramioje patalpoje ir nedėkite telefono bei kitų trukdžių.
2 metodas iš 10: nustatykite toną pirmaisiais savo žodžiais
1 žingsnis. Jūsų pradinė frazė gali turėti didelį poveikį
Jei norite, kad jūsų tonas būtų lengvas ir atsitiktinis, atidarykite ką nors panašaus: „Sveika, Džesika! Tikiuosi, kad savaitgalis praėjo gerai “. Jei norite tai padaryti šiek tiek profesionaliau, tiesiog pasakykite ką nors panašaus: „Labas Dovydas“.
Stenkitės vengti nieko per daug tvankaus, pvz., „Mielas Robertai“. Atrodo šiek tiek beasmenis
3 metodas iš 10: el. Laiškai turi būti trumpi
Žingsnis 1. Ilgalaikiai pranešimai dažniausiai klaidina jūsų gavėją
Jei įmanoma, pabandykite būti trumpas ir glaustas. Laikykite savo sakinius trumpus ir nepridėkite per daug detalių-jei pastebite, kad rašote daugiau nei 1 ar 2 pastraipas, tikriausiai turėtumėte suteikti žmonėms informaciją vaizdo pokalbio metu arba asmeniškai.
- Stenkitės greitai pasiekti esmę ir venkite parašyti daugybę malonumų.
- Žmonės linkę laiškus skaityti trumpomis pertraukomis. Jei pridėsite per daug informacijos, didelė tikimybė, kad dalis jos bus prarasta.
- El. Laiškus laikykite trumpus, tačiau stenkitės vengti nuobodžių sakinių ar vieno žodžio atsakymų. Tai gali atrodyti šiek tiek nemandagu, ypač per kompiuterio ekraną.
4 metodas iš 10: aiškiai pasakykite, ko jums reikia
1 veiksmas. Jei ko nors prašote, įsitikinkite, kad tai suprantama
Nemuškite to, ko jums reikia, aiškiai ir tiesiogiai, kad nekiltų nesusipratimų. Jei yra laiko juosta, būtinai įtraukite ją. Tačiau būtinai išlaikykite šviesų toną. Pavyzdžiui:
- „Man reikia tos mėnesinės pažangos ataskaitos savo gautuosiuose iki pirmadienio vakaro“.
- „Jei galėtumėte gauti tą komandos atsiliepimų formą man iki savaitės pabaigos, būtų puiku“.
5 metodas iš 10: sutvarkykite savo mintis pastraipomis
1 žingsnis. Tai padės žmonėms lengvai perskaityti informaciją
Kai pereinate prie naujos temos, atskirkite ją nauja pastraipa, kad jūsų el. Tai padės jūsų skaitytojui greitai nuskaityti pranešimą ir rasti jiems tinkamiausias dalis.
Norėdami pradėti savo pastraipas, naudokite tokius žodžius kaip „taip pat“, „kitas“ir „paskutinis“
6 metodas iš 10: pridėkite konkrečią temos eilutę
Žingsnis 1. Leiskite žmonėms žinoti, kas tiksliai yra el. Laiškas
Įsitikinkite, kad jūsų tema yra konkreti; Pavyzdžiui, užuot rašę „Ataskaita“, pabandykite kažką panašaus į „Mėnesio planavimo ataskaita: 2021 m. birželio mėn.“Jūsų kolegos greičiausiai atidarys ir perskaitys, jei žinos, kad tai jiems svarbu ir aktualu.
Tai taip pat padeda apsaugoti jūsų el. Laiškus nuo šlamšto aplanko
7 metodas iš 10: klaidų korektūra
Žingsnis 1. Klaidos tikrai gali išmesti jūsų pranešimą
Nors dauguma rašybos tikrintojų užfiksuos klaidingai parašytus žodžius, jie negalės užfiksuoti netinkamo žodžio pasirinkimo ar kažkieno klaidingai parašyto vardo. Taip pat turėtumėte perskaityti, ar trūksta skyrybos ženklų ar gramatinių klaidų, nes tai gali priversti skaitytoją manyti, kad jums tai nerūpi. Prieš siųsdami el. Laišką, skirkite 2–3 minutes, kad įsitikintumėte, jog jame nėra akivaizdžių klaidų.
Profesionalioje aplinkoje labai svarbu teisingai parašyti kieno nors vardą. Skirkite minutę, kad prieš išsiunčiant dar kartą patikrintumėte, ar turite, kad išvengtumėte nepatogumų ateityje
8 metodas iš 10: dar kartą perskaitykite savo el
1 žingsnis. Pagalvokite, kaip jūsų gavėjai skaitys jūsų pranešimą
Kažkas panašaus į „pakalbėkime vėliau“jums gali atrodyti nekaltas, tačiau jį perskaitęs kolega gali manyti, kad jiems kyla bėdų arba kad jūs pykstate. Pakeiskite jį į kažką panašaus: „Ar turite laiko pasikalbėti apie būsimus ataskaitos pakeitimus?“kad būtų šiek tiek aiškiau.
- Laiškuose niekada nenaudokite visų didžiųjų raidžių! Rašyti sakinį didžiosiomis raidėmis paprastai laikoma šaukiančiu ką nors per kompiuterio ekraną.
- Vietoj to, kad „Pateikite pakeitimus iki rytojaus ryto“. pabandykite kažką panašaus: „Kadangi terminas baigiasi rytojaus popietę, man reikės jūsų pakeitimų iki rytojaus ryto. Leiskite man žinoti, ar ši laiko juosta jums tinka “.
9 metodas iš 10: padarykite pertrauką prieš atsakydami į uždegiminį el. Laišką
1 veiksmas. Jei gausite el. Laišką, kuris verčia jus pykti, šiek tiek įkvėpkite
Užuot suplanavę atsakymą, suskaičiuokite iki 10 (arba 1 000), kol jausitės ramus. Tada dar kartą perskaitykite el. Laišką, kad pamatytumėte, ar jis iš tikrųjų yra įžeidžiantis, ar ne. Tikėtina, kad jūs šiek tiek neteisingai supratote pranešimą ir tai nėra taip blogai.
Jei vis tiek manote, kad reikia atsakyti piktai, prieš siųsdami palaukite 24 valandas. Tada po dienos dar kartą peržiūrėkite savo atsakymą ir pažiūrėkite, ar vis tiek norite jį išsiųsti
10 metodas iš 10: duokite žmonėms naudos iš abejonių
1 žingsnis. El. Laiške sunku perteikti teigiamą toną
Jei perskaitėte ką nors, ką jums atsiuntė kolega, ir iškart įsižeidžiate, atsitraukite ir perskaitykite, ką jie parašė. Pabandykite savęs paklausti, ar yra koks nors kitas būdas, kaip toną galima interpretuoti-ar šis el. Laiškas iš tikrųjų yra grubus, ar jis tiesiog bukas?
Pavyzdžiui, kažkas gali parašyti: „Man reikia šio pranešimo iki šio vakaro“. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo šiek tiek šalta ir be emocijų. Tačiau tai nebūtinai grubu, tai tik faktinis ir trumpas
Patarimai
Laiškai dažnai laikomi neskubiais. Jei jums reikia atsakymo iš karto, pabandykite pasikalbėti su savo kolega asmeniškai arba per vaizdo pokalbį
Įspėjimai
- Nors jaustukai ir jaustukai nurodo toną, nenaudokite jų profesionaliam el.
- Nesiųskite įžeidžiančių ar uždegančių el. Laiškų, ypač asmeniui, kurio labai gerai nepažįstate.
