El. Laiškų temos dažnai yra tai, ką skaitytojai naudoja, norėdami nuspręsti, ar atidaryti jūsų el. Šios vietos turi būti užpildytos trumpa, tikslia ir į detales orientuota kalba, kad jūsų gavėjas netrintų jūsų el. Laiško jo net neskaitęs. Jei tiksliai nurodysite, kodėl jūsų skaitytojas turėtų norėti pamatyti, ką turite pasakyti, naudodami išsamią informaciją temos eilutėse, turėtumėte džiaugtis greitesniu ir dažnesniu atsakymu į el. Laiškus.
Žingsniai
1 dalis iš 3: Temų linijų formatavimas
1 žingsnis. Nepalikite temos eilutės tuščios
Kai pasirenkate neįtraukti temos eilutės, nesinaudojate jos suteikta galimybe pritraukti skaitytoją. Turėdami tuščią temos eilutę taip pat atrodysite tingus. Svarbiausia, kad tai tikrai neleis jūsų skaitytojui jaustis taip, lyg jam reikia greitai atidaryti ar atsakyti į jūsų el.
2 žingsnis. Prieš rašydami el. Laišką, parašykite temos eilutę
Jūsų temos eilutė gali atrodyti kaip antra mintis, kuri nėra tokia svarbi kaip tikrasis jūsų el. Laiško turinys. Tačiau tai yra pirmas dalykas, kurį mato jūsų skaitytojas, tačiau jis yra toks pat kritiškas - jei ne daugiau! - kaip kas viduje. Kad būtumėte pakankamai skirti laiko ir dėmesio temai, parašykite ją prieš rašydami ką nors kita.
Žingsnis 3. Kad išvengtumėte aplaidumo, laikykitės standartinių didžiųjų raidžių rašymo taisyklių
Nebent siunčiate greitą pastabą gerai pažįstamam asmeniui, el. Laiškus turėtumėte laikyti oficialiais pranešimais. Didžiosiomis raidėmis rašykite temos eilutes taip, kaip rašytumėte savo pristatymų pavadinimus.
Prisiminkite keletą pagrindinių taisyklių, kurios padės teisingai rašyti. Pavyzdžiui, pirmąsias ir paskutines temos eilutes visada rašykite didžiosiomis raidėmis. Taip pat visada turėtumėte didžiosiomis raidėmis rašyti daiktavardžius (kalnas, pristatymas, pastatas), įvardžius (jis, ji, jie), veiksmažodžius (eiti, keistis), prieveiksmius (greitai, lėtai) ir būdvardžius (apleistas, puikus). Negalima rašyti didžiosiomis raidėmis straipsnių (a, an, the), prielinksnių (įeinant, išeinant) ar koordinuojančių jungtukų (ir, bet)
Žingsnis 4. Venkite temos eilučių traktuoti kaip pilnus sakinius
Nors jūsų temos eilutės turėtų būti gramatiškai teisingos, žiūrėkite jas kaip pavadinimus, o ne sakinius, kuriems visada reikia skyrybos ženklų. Temos eilutės nebūtinai turi būti pažymėtos tašku, klaustuku ar šauktuku.
- Atminkite, kad kai kurie šlamšto filtrai automatiškai siunčia el. Laiškus su skyrybos temomis į nepageidaujamo pašto filtrą.
- Kartais galite naudoti klaustuką, kad patrauktumėte skaitytojo dėmesį. Nenaudokite šios strategijos per daug.
- Sujunkite kelias frazes temos eilutėse su brūkšneliais. Pavyzdžiui, temos eilutėje: „Suplanuotas susitikimas antradieniui - būtinas jūsų dalyvavimas“yra dvi skirtingos frazės, susietos su brūkšneliu.
Žingsnis 5. Temos eilutes neviršykite maždaug 50 simbolių
Jūsų temos turėtų būti kuo trumpesnės. Kartais jums gali tekti palikti kai kurias detales kitų naudai. Svarbiausia, kad skaitytojas žinotų, ką jam reikia padaryti, kai tik perskaitys jūsų temos eilutę.
Ne visada įmanoma išlaikyti temos eilutes iki 50 simbolių arba trumpesnę. Kartais peržiūrėsite dešimt ar daugiau simbolių. Tačiau jei pradėsite fotografuoti pagal 50 simbolių taisyklę, automatiškai pradėsite rašyti trumpesnes temų eilutes
Žingsnis 6. Pirmiausia atkreipkite svarbius žodžius, kad patrauktumėte skaitytojo dėmesį
Šie žodžiai skirsis priklausomai nuo jūsų el. Laiško tikslo. Kai kuriuose el. Laiškuose gali reikėti nurodyti jūsų vardą ir pavardę, o kituose jūsų ar skaitytojo reikalaujami veiksmai. Pagalvokite, kas paskatins jūsų skaitytoją greičiausiai atidaryti jūsų el.
Paprastai temos eilutę turėtumėte pradėti žodžiu, nurodančiu, kodėl kreipiatės į skaitytoją. Pavyzdžiui, jei neseniai pakeitėte biuro nuostatus, parašykite: „Pakeisti įmonės nuostatai - šiandien reikia peržiūrėti“
Žingsnis 7. Pasirinkite konkrečius daiktavardžius ir veiksmažodžius, kad praneštumėte el. Laiško tikslui
Į temą neįtraukite neaiškių ar neaiškių daiktavardžių ir veiksmažodžių. Verčiau naudokite žodžius, kurie tiksliai nurodo, ko norite iš skaitytojo. Taip sutrumpinsite temos eilutės ilgį, o temos eilutėje vis tiek pateiksite reikiamą informaciją.
Vietoj: „Susisiekite su jumis, kad sužinotumėte naują informaciją“, rašykite: „Persvarstytos personalo taisyklės - reikia patvirtinimo iki trečiadienio“. Antroje temos eilutės versijoje tiksliai išsiaiškinote, kas yra „nauja informacija“ir kodėl susisiekiate su skaitytoju. Ištaisėte bet kokią painiavą, ar gavėjui reikia perskaityti el. Laišką ir ką jis turi padaryti, kai jį atidaro
2 dalis iš 3: išsamios informacijos pateikimas temų eilutėse
Žingsnis 1. Nurodykite savo el. Laiško paskirtį
Pasakykite skaitytojui, kodėl su jais susisiekiate. Būkite kiek įmanoma konkretesnis. Tai padės skaitytojui iš karto žinoti, ar jis turėtų atidaryti jūsų pranešimą.
- Temos eilutė, kurioje prašoma rekomendacinio laiško ar nuorodos, gali atrodyti taip: „Prašymas pateikti Tamaros G. informaciją iki penktadienio 6/2 d.“.
- Jei siūlote skaitytojui naudą, pabandykite kažką panašaus: „Tik šią savaitę pakeiskite alyvą 50 proc. Nuolaida Jimui“.
Žingsnis 2. Parašykite, kokių veiksmų norite atlikti savo skaitytojui
Kai tik pamatys jūsų el. Paštą, jūsų skaitytojas norės žinoti, ką jam reikia padaryti. Turėdami šias žinias iš karto, skaitytojas bus pasirengęs ieškoti išsamesnės informacijos jūsų užrašo turinyje.
Užuot rašę „Pasiekti malonę“, parašykite temos eilutę: „Reikia jūsų pagalbos rašant projekto pasiūlymą kitą savaitę“. Tai leidžia skaitytojui ne tik žinoti, kad prašote pagalbos, bet ir tiksliai paaiškina, ko tikitės, kad skaitytojas padarys už jus
Žingsnis 3. Nurodykite terminą, kad skaitytojas žinotų, kada atsakyti
Jei neleisite skaitytojui žinoti, kada jums reikia imtis veiksmų ar atsakyti, jis gali neatidaryti jūsų el. Laiško tik rytoj, kitą savaitę ar net kitą mėnesį. Taip nėra todėl, kad jūsų skaitytojas nenori jums padėti. Dauguma žmonių per dieną gauna dešimtis ar net šimtus laiškų, todėl laiškai be aiškių terminų lengvai pametami bandoje.
Jei jūsų el. Laiškas yra ypač svarbus ir į jį reikia nedelsiant atsakyti, galite naudoti žodžius „Skubus“, „Kritiškas“arba „Reikia nedelsiant reaguoti“, kad skaitytojas žinotų, jog jie turėtų atkreipti ypatingą dėmesį į šią pastabą
Žingsnis 4. Nurodykite, kas esate, jei skaitytojas jūsų dar nepažįsta
Kartais el. Paštu išsiųsite el. Tokiais atvejais gali būti svarbu skaitytojui nurodyti savo pavadinimą, įmonę ar vardą, kad jis turėtų priežastį atidaryti jūsų užrašą. Priešingu atveju gali atrodyti, kad esate tik atsitiktinis žmogus, kurio el. Pašto adresas gali patekti tiesiai į šiukšliadėžę!
Galbūt esate studentas, kuris susisiekia su vietos politiku dėl mokyklos projekto. Parašykite: „Vidurinės mokyklos vyresnysis prašo interviu projektui, numatytas 6/24 d.“
Žingsnis 5. Paminėkite susitikimą su skaitytoju, jei jis neseniai pažįstamas
Galbūt susisiekiate su šiuo asmeniu, nes ką tik susitikote ir tikitės užmegzti su juo artimesnius santykius. Įtraukite jų atmintį į temos eilutę, kad jie prisimintų susitikimą su jumis. Jie labiau linkę nustatyti tolesnius veiksmus, jei prisimins jūsų ankstesnį susitikimą.
Galbūt konferencijoje ar vakarienėje trumpai aptarėte savo bendrus interesus. Parašykite temą: „Sekite mūsų pokalbį„ Writers 'Conf “, 4/30
Žingsnis 6. Pavadinkite savo abipusį kontaktą, jei esate supažindinamas su skaitytoju
Jei kas nors kitas susisiekė su jūsų gavėju, svarbu išsiaiškinti šį faktą. Jūsų skaitytojas daug dažniau atidarys el. Laišką su temos eilute, kurioje yra pažįstamo asmens vardas, o ne anoniminis asmuo, kurio niekada nebuvo sutikęs. Jūsų skaitytojas taip pat gali nuspręsti susisiekti su abipusiu kontaktu, kad patvirtintų įvadą.
Pavyzdžiui, parašykite: „Dr. Smitho studentas @ Hopkinsas, prašo susitikimo kitą mėnesį “
3 iš 3 dalis: Teminių eilučių supaprastinimas ir korektūra
Žingsnis 1. Kad nesusipainiotumėte, naudokite paprastą kalbą
Jūs nenorite, kad jūsų skaitytojui būtų sunku suprasti jūsų temos eilutę. Venkite pernelyg ilgų žodžių ir sudėtingo žodyno. Įsivaizduokite, kad siunčiate savo el. Laišką vidurinės mokyklos moksleiviui, ir paklauskite savęs, ar jie gali suprasti kiekvieną temos eilutės žodį.
Venkite naudoti neaiškų žodyną, kai tinka paprastesnis žodis. Pasirinkite: „Naujos biuro taisyklės - greitai peržiūrėkite ir reaguokite“, o ne „Naujos biuro taisyklės - peržiūrėkite ir atsakykite„ Alacrity ““. „Greitai“ir „su kruopštumu“reiškia tą patį, tačiau pirmasis variantas yra mažiau įkyrus ir painus
2 žingsnis. Norėdami sutrumpinti temos eilutes, naudokite simbolius ir santrumpas
Daugelį žodžių galima sutrumpinti nepaliekant skaitytojo pasimetusio. Naudokite tik įprastas santrumpas ir simbolius ir perskaitykite temos eilutę, kad įsitikintumėte, jog nekils painiavos dėl jūsų el. Laiško tikslo.
Pavyzdžiui, visos savaitės dienos gali būti sutrumpintos. „@“Yra įprastas „at“simbolis. Taip pat galite naudoti „RE:“, kad reikštų „apie“. „EOM“gali būti naudojamas „pranešimo pabaigai“, o „EOD“- „dienos pabaigai“
Žingsnis 3. Patikrinkite, ar nėra rašybos ir gramatinių klaidų
Kaip ir bet kurioje kitoje el. Laiško dalyje, temos eilutėje neturi būti klaidų. Tai užtikrins, kad neatrodysite neprofesionaliai ar tingiai, kol jūsų skaitytojas net neturės galimybės atidaryti jūsų užrašo.
- El. Pašto rašybos tikrintuvai gali neapimti temos eilučių, todėl būkite ypač atsargūs rašydami klaidas. Jei nerimaujate, nukopijuokite ir įklijuokite temos eilutę į „Word“ar „Google“dokumentą ir ten paleiskite rašybos tikrinimą.
- Jūsų temos eilutės nebūtinai turi būti visas sakinys. Tačiau venkite įprastų gramatinių klaidų, tokių kaip paini „jie“, „jų“ir „ten“arba „tu“ir „tavo“.
Žingsnis 4. Garsiai perskaitykite temos eilutes, kad patikrintumėte jų aiškumą
Geriausias būdas užtikrinti, kad jūsų temos eilutės būtų paprastos, glaustos ir teisingai parašytos, yra jas garsiai perskaityti. Kai išgirsite sakomus žodžius, pastebėsite klaidas, kurių nepadarytumėte, jei ką tik jas patikrintumėte ekrane.
Jei esate viešoje vietoje, švelniai perskaitykite žodžius po kvėpavimu
Įspėjimai
- Nerašykite įprastų el. Pašto temų su šauktukais !!! arba visi CAPS. Prarasite patikimumą.
- Niekada nepradėkite sakinio temos eilutėje, kurią baigiate savo el. Laiško turinyje. Pvz., Nenorėtumėte temos eilutėje parašyti „Prašau jūsų malonės, kurios norėčiau …“, o tada atidaryti el. Laišką: „padaryk iki penktadienio“.
