Pašto pašto dėžutės atidarymas gali būti panašus į netinkamos gramatikos, prastos rašybos ir blogo skonio „Pandoros“dėžutės atidarymą. Apsvarstykite, kokį įspūdį kitiems daro jūsų el. visada tinkamas laikas atskirti el. laiškus nuo pakuotės. Atlikite šiuos veiksmus ir patobulinkite el. Pašto etiketą.
Žingsniai
Žingsnis 1. Laikykite savo laiškus glaustais, pokalbiais ir sutelktais
Kompiuterio ekrane sunkiau skaityti raides nei popieriaus lape, todėl el. Laiškus laikykite trumpus ir tikslius. Nors nėra idealaus el. Laiško ilgio, sakinius palikite trumpus, apie 8–12 žodžių ir palikite tarpą tarp pastraipų.
Darbo el. Laiške eikite tiesiai prie esmės: „Tikiuosi, kad jums pavyks …“„Manau, kad turėtume…“. ir tt tiesiai į priekį, padarydami dėklą šiose eilutėse. Daugelis žmonių perskaito tik pirmąsias eilutes, prieš nuspręsdami atsakyti ar išsaugoti vėlesniam laikui. Šioje eilutėje turėtų būti pakankamai „mėsos“, kad būtų galima priimti pagrįstą sprendimą. Asmeninius el. Laiškus, prieš pradėdami nagrinėti pagrindinį el. Laiško punktą, dažnai yra gera idėja atidaryti su trumpu asmeniniu užrašu
Žingsnis 2. Venkite įmantraus formatavimo
Pakeitus šriftus ir spalvas, įterpiant ženklų sąrašus ar naudojant HTML, el. Laiškas gali atrodyti keistas arba gali būti neįskaitomas gavėjui, net jei jūsų kompiuteryje atrodo gerai. Daryk paprastai.
Žingsnis 3. Apribokite priedus
Nepridėkite priedo, nebent tai tikrai būtina. Laikykite priedus kuo mažesnius. Dauguma el. Pašto programų gali siųsti ir gauti priedus iki 1 MB, tačiau viskas, kas gali viršyti, gali būti varginanti jums ar gavėjui, o net ir mažesnių failų atidarymas gali užtrukti ilgai, jei gavėjo el. Pašto ryšys yra lėtas. Jei norite išsiųsti didesnį failą, suspauskite arba suspauskite jį arba naudokitės internetinėmis paslaugomis, kurios padės išsiųsti didelius failus, pvz., „YouSendIt.com“. Jei jums reikia išsiųsti kelis puslapius, pvz., Susitikimų planus ar didelius teksto pataisymus, siųskite faksogramą arba įvestą puslapių rinkinį laiške.
- Nespauskite el. Pašto priedų, jei to nereikia. Jei priedas nėra per didelis, kad jį būtų galima išsiųsti kitaip, rizikuojate gaišti gavėjo laiką ir galbūt trukdyti jiems pasiekti priedus. Daugelis mobiliųjų įrenginių negali išpakuoti ZIP failų. Be to, tai nereikalinga, nes daugelis įprastų failų, tokių kaip.xlsx,.docx,.pptx („MS Excel“, „Word“ir „Powerpoint“), jau yra suspausto formato.
- Atminkite, kad daugelis žmonių ar įmonių neatidarys nepažįstamo asmens priedų, o kai kurios el. Pašto paskyros yra nustatytos automatiškai siųsti el. Laiškus su priedais į šlamšto aplanką, taigi, jei, pavyzdžiui, kreipiatės dėl darbo, įsitikinkite, kad laikotės gavėjo nurodymų dėl priedų. Jei instrukcijos nepateikiamos, siųskite kitą el. Laišką, kad gavėjas žinotų, jog siųsite el. Laišką su priedu.
Žingsnis 4. Pagalvokite prieš siųsdami
Nesiųskite el. Laiškų, kai esate emocionalūs. Nesivaržykite parašyti el. Laiško temos ir teksto, tada išsaugokite. Pridėkite gavėjus ir išsiųskite tik turėję laiko pagalvoti, ką siunčiate; galite pakeisti savo nuomonę ir būti geriau.
El. Paštas taip pat tapo priemone klausti ar pasakyti žmonėms dalykų, kurių paprastai niekada nepasakytumėte akis į akį (kada nors susimąstėte, kodėl internete tapote kitu žmogumi?). Jei siunčiate ką nors bet ką, perskaitykite jį ir paklauskite savęs, ar pasakytumėte tai jiems, jei jie būtų šalia jūsų, ar akis į akį. Jei tai yra jautri tema, perskaitykite ją du kartus.
5 žingsnis. Būkite atsargūs naudodami santrumpas ir jaustukus
Tai gali būti priimtina neoficialiame el. Laiške, pavyzdžiui, su draugu. Tačiau oficialiame laiške neturėtumėte kam nors pasakyti, kad „garsiai juokiatės“, žmonėms tai gali atrodyti netinkama ir jie gali jausti, kad esate lengvabūdiški.
Kai kurie sutrumpinimai, pvz., „BTW“, reiškiantys „Beje“, dažniausiai naudojami el. Laiškuose ir paprastai yra priimtini, išskyrus oficialius, profesionalius el. Laiškus
1 iš 3 metodas: naujų el. Laiškų rašymas
Žingsnis 1. Teisingai naudokite gavėjo laukus
Tikimasi, kad adresatai, esantys lauke „iki“, imsis veiksmų, o „CC“dalyviai - informuoti kolegas ar viršininkus.
- Būkite atsargūs prašydami VEIKSMŲ daugiau nei vienam asmeniui lauke „Kam:“. Dėl to gali prireikti daug pastangų atliekant tą pačią užduotį arba be jokių pastangų, nes manoma, kad kažkas kitas tvarko užklausą.
- Jei siunčiate el. Laišką žmonių, kurių adresus norite palikti privačius, sąrašui, įveskite juos visus į BCC lauką ir savo adresą į lauką „iki“.
- Jei norite palaipsniui nutraukti ką nors iš temos (pavyzdžiui, jei jis supažindino jus su kuo nors kitu, o dabar jūs ir tas asmuo išsiaiškinate tam tikras detales ir nenorite prisirišti prie įvado gautųjų) asmens adresas nuo „iki“arba CC lauko per BCC lauką.
Žingsnis 2. Padarykite temos eilutę naudingą
Gera temos eilutė pateikia naudingą el. Laiško turinio santrauką, greitai paruošiančią skaitytoją. Pašto dėžutės dažnai būna perpildytos, todėl gera temos eilutė padeda gavėjui nustatyti jūsų el. Laiško prioritetą. Tai taip pat padeda užkirsti kelią jūsų el. Laiškų ištrynimui, kol jie dar nebuvo perskaityti. Kadangi tema yra pirmas dalykas, kurį mato jūsų gavėjas, saugokite jį be klaidų, glaustai ir venkite bendrų eilučių, tokių kaip „Labas“, „Kas nutiko“ar gavėjo vardo (pastarąjį gali užblokuoti filtrai nuo šlamšto).
Venkite savo pranešimų teikti pirmenybę gavėjui. Atsisakykite įpročio kiekvieną el. Laišką pažymėti kaip „Skubiai!“arba „didelis prioritetas“arba jūsų el. laiškai bus traktuojami kaip berniukas, kuris verkė vilką, ir jie visi bus ignoruojami. Erzina ir įžūliai manoma, kad jūsų el. pašto užklausa eilėje yra didesnė nei bet kurios kitos, ypač Būkite pakankamai malonūs, kad gavėjas įvertintų, kaip jie patys nustato, kaip nustatyti jūsų pranešimo prioritetus
2 būdas iš 3: atsakymas į el
1 žingsnis. Būkite atsargūs, ką kopijuosite atsakymuose
Jei atsakysite į pranešimą, o po to-CC: trečioji šalis, kurios pirminis siuntėjas neįtraukė, įsitikinkite, kad pirminis siuntėjas dėl to nenusimins. Ši informacija galėjo būti skirta tik jūsų akims. Tai ypač svarbu, jei pirminis siuntėjas yra jūsų darbo vadovas. Būkite atsargūs naudodami BCC:. Tai gali atsiriboti, jei asmuo, kuris yra BCC: 'd, atsako atgal, nematęs, kad jo kopija buvo akla.
Žingsnis 2. Nustatykite, kam turėtumėte atsakyti
Laiškai, išsiųsti jums, paprastai reikalauja, kad atsakytumėte tik siuntėjui, tačiau, jei el. Laiškai siunčiami keliems žmonėms, gali tekti pasirinkti parinktį „Atsakyti visiems“, kad atsakymas būtų išsiųstas visiems. Būkite protingi; Naudojant „Atsakyti visiems“nuolat sukuriama daug grąžos ir paliekami pranešimai, kurie tvyro daugelio žmonių dėžutėse. Apsvarstykite pasekmes, gautas el. Laiško, pataikius atsakymą visiems ir išeina dvidešimt žmonių, o tada tie dvidešimt žmonių atsakė visiems; laiškus galima labai greitai sudaryti į šimtus tūkstančių el.
Žingsnis 3. Prieš atsakydami tik padėkokite, gerai pagalvokite
Kai kurie žmonės nenori el. Laiško, kuriame sakoma „Ačiū“. Tam reikia papildomo laiko, kad atidarytumėte el. Laišką ir jį perskaitytumėte, kad perskaitytumėte tai, ką jau žinote. Kai kurie žmonės įtraukia eilutę „NTN“- „Nereikia padėkoti“.
Žingsnis 4. Apibendrinkite ilgas diskusijas
Slinkti atsakymų puslapiuose, kad suprastumėte diskusiją, erzina. Užuot toliau persiuntę pranešimo eilutę, skirkite minutę ir apibendrinkite ją savo skaitytojui (-ams).
Žingsnis 5. Būtinai įtraukite informaciją, į kurią atsakote
Daugelis žmonių ir įmonių kasdien rašo ir atsako į šimtus el. Venkite siųsti neaiškų el. Laišką, kuriame sakoma tik „Taip“. Įtraukite gavėjo užduotą klausimą, kad jis žinotų, į ką atsakote. Venkite gavėjo slinkti žemyn daugiau nei vieną pranešimą istorijoje.
Žingsnis 6. Greitai atsakykite
Jei prieš atsakydami į el. Laišką turite atlikti tam tikrus tyrimus ar susimąstyti arba jei esate per daug užsiėmęs, kad galėtumėte nedelsiant parašyti visą atsakymą, atsiųskite trumpą atsakymą, pranešdami siuntėjui, kad gavote el. Laišką, ir nurodykite, kada atsakysite..
Žingsnis 7. Būkite iniciatyvūs
Atsakydami į el. Laišką, galite sutaupyti laiko, numatydami visus jūsų atsakymo klausimus ar rūpesčius. Atsakykite į juos atsakydami, kol kas nors turi atsiųsti naują el. Laišką ir paklausti apie juos.
3 metodas iš 3: keletas pagrindinių draudimų
Žingsnis 1. Nepersiųskite privačių el. Laiškų
Pavyzdžiui, venkite persiųsti el. Laišką, kuriame yra paslaptis, ypač jei asmuo, kuriam siunčiate el. Laišką, to nenori. Dėl to gavėjas gali prarasti pasitikėjimą jumis, o jūsų santykiai gali būti sujaukti. Jūs tikrai nenorite, kad taip atsitiktų.
Žingsnis 2. Neskleiskite gandų apie žmones
Jei jaučiate pagundą tai padaryti, įsitraukite į kito žmogaus vietą ir pagalvokite, kaip jaustumėtės, jei tas asmuo apie jus skleistų gandus. Pvz., Jei jūsų draugas garsėja kaip piktas ir valdingas, pagalvokite, kaip jaustumėtės, jei draugas pasakytų kitiems draugams apie vieną iš jūsų keistenybių. Tu nebūtum labai laimingas, tiesa?
Žingsnis 3. Venkite diskutuoti apie asmeninį žmonių verslą
Pavyzdžiui, venkite pranešti savo draugui, kad jos draugas išsiskyrė su buvusiu draugu. El. Paštas nėra visiškai privatus, todėl gali būti, kad asmuo, kurio verslą aptariate, gali matyti el. Laiškus, supykti ir (arba) susigėdyti, ir tai gali sujaukti jūsų santykius su asmeniu.
Žingsnis 4. Venkite liepsnos
Liepsnos iš esmės yra įžeidimai, siunčiami internete, kad jus įžeistų, todėl svarbu nesiųsti liepsnos kitiems žmonėms ir nepradėti liepsnos karų. Tai gali išprotėti kitą asmenį, o jūs taip pat galite sustabdyti savo sąskaitą.
Žingsnis 5. Venkite dalintis kitų asmenine informacija be leidimo
Tai gali būti bet kas - nuo žmogaus amžiaus iki mokyklos, į kurią jis eina, pavadinimo. Įsitraukite į kito žmogaus vietą - kaip jaustumėtės, jei kas nors jūsų draugui nurodytų jūsų namų adresą? Jūs nebūsite labai patenkinti, todėl būtinai gaukite leidimą prieš bendrindami kieno nors asmeninę informaciją su kitais el. Paštu arba nedarykite to išvis.
Žingsnis 6. Nesiųskite el. Laiško, kai pykstatės
Tai parodys, kad esate piktas ir galite žmogų nuliūdinti. Pvz., Jei pykstate ant kažko darbe ir el. Paštu išsiųsite el. Laišką su didelėmis didžiosiomis raidėmis, tai gali sukelti jūsų asmens, kuriam el. Tai tas pats, kas atsakyti į el. Laiškus; jei pykstate ant kažko, kad jis atsiuntė jums tam tikrą pranešimą, nenustokite atsakyti, kol nusiraminsite.
El. Laiškų pavyzdžiai
Konferencinio skambučio priminimo el. Laiško pavyzdys
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
El. Pašto pavyzdys, kuriame aprašoma nauja politika
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
El. Pašto profesoriaus pavyzdys apie klausimą
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
Vaizdo įrašas - naudojant šią paslaugą kai kuri informacija gali būti bendrinama su „YouTube“
Patarimai
- Standartiniai šriftai palengvina skaitymą. Pavyzdžiui, Arial, Cambria ir Narrow. Laikykite įprastą šrifto dydį, paprastai ne daugiau kaip 15. Jei norite atkreipti dėmesį ypatingu ar pabrėžtinu būdu, naudokite paryškintus arba kursyvinius šriftus. Tai yra be galo geriau nei šaukti per visas sostines.
- Jei jums atsiųsta liepsna, nedelsdami ją ištrinkite, kad neprasidėtų liepsnos karas.
- Atminkite, kad jūsų tonas negali būti išgirstas el. Ar kada nors bandėte sarkazmą el. Laiške, o gavėjas tai suprato neteisingai? Pranešimai el. Paštu nesugeba perteikti žodinio bendravimo niuansų. Bandydami suprasti balso toną, kai kurie žmonės naudoja šypsenėles, tačiau jas naudoja taupiai, kad neatrodytumėte neprofesionaliai.
Taip pat nemanykite, kad šypsenėlių naudojimas jaustų sunkią žinutę.
- Venkite el. Pašto naudoti kaip priemonę asmeniniams kontaktams išvengti. „Mes jums atsiųsime el. Laišką“dažnai gali būti labiausiai erzinantis sakinys. Pašto siuntimas neturėtų vengti idėjos bendrauti akis į akį ar net pokalbių telefonu. Taip pat susilaikykite nuo el. Pašto naudojimo, kad išvengtumėte nemalonios situacijos, pavyzdžiui, atsiprašytumėte ar nuslėptumėte klaidą.
- Mandagiai nutraukite savo el. Uždarius teiginį, pvz., „Linkėjimai“, „Sėkmės“ar „Iš anksto dėkojame už pagalbą“, galite sušvelninti net griežtą el. Laišką ir sulaukti palankesnio atsakymo.
- Būkite atsargūs ieškodami kvitų. Nors yra tam tikrų atvejų, kai kvitų gali prireikti registravimo tikslais arba gavimo įrodymui, tačiau dažniausiai tai tik erzina ir verčia skaitytoją atlikti papildomus veiksmus, susijusius su jūsų el. Jei kažkas yra tikrai skubu arba tikrai turite įsitikinti, kad gavėjas turi jūsų pranešimą, pakelkite telefoną ir naudokitės juo.
- Jei jums siunčiamas kažkas, kas jums kelia nepatogumų, pvz., Persiųstas gandas, ištrinkite jį. Jūs neturėtumėte norėti būti to dalimi.
Įspėjimai
- Venkite patyčių internete. Tai neteisėta ir gali labai paveikti kitus žmones, ypač paauglius (pvz., Tai gali sukelti savižudybę).
- Nenaudokite visų dangtelių. Tai nereikalinga praktika ir ji gali erzinti jūsų gavėją, mainais gaudama liepsnos laišką. Visos sostinės laikomos „šaukimo“atitikmeniu.
- Susilaikykite nuo grandininio pašto persiuntimo. Būtų labai mažai žmonių, kuriems patinka nuolat gauti nereikalingus pranešimus. Tokio tipo el. Siekite persiųsti tik tuos pranešimus, kuriuos gavote tiesiogiai iš besidominčių adresatų.
- Nenaudokite savo darbo parašo asmeniniams el. Laiškams - tai atrodys nedraugiška.
