Šis „wikiHow“moko, kaip automatizuoti duomenų ataskaitų teikimą „Microsoft Excel“. Išorinių duomenų atveju šis „wikiHow“mokys jus, kaip užklausti ir kurti ataskaitas iš bet kurio išorinio duomenų šaltinio („MySQL“, „Postgres“, „Oracle“ir kt.) Iš savo darbalapio, naudojant „Excel“papildinius, kurie susieja jūsų darbalapį su išoriniais duomenų šaltiniais.
Duomenims, jau saugomiems „Excel“darbalapyje, naudosime makrokomandas, kad sudarytume ataskaitas ir jas eksportuotume įvairių tipų failuose, paspausdami vieną klavišą. Laimei, „Excel“yra su įmontuotu žingsnių įrašymo įrenginiu, o tai reiškia, kad jums nereikės patiems koduoti makrokomandų.
Žingsniai
1 metodas iš 2: „Excel“jau esantiems duomenims
1 veiksmas. Jei duomenys, apie kuriuos reikia pranešti, jau saugomi, atnaujinami ir prižiūrimi „Excel“, galite automatizuoti ataskaitų teikimo eigą naudodami makrokomandas
Makrokomandos yra integruota funkcija, leidžianti automatizuoti sudėtingas ir pasikartojančias užduotis.
Žingsnis 2. Atidarykite „Excel“
Dukart spustelėkite (arba spustelėkite, jei naudojate „Mac“) „Excel“programos piktogramą, kuri žaliame fone primena baltą „X“, tada spustelėkite Tuščia darbo knyga šablonų puslapyje.
- „Mac“sistemoje gali tekti spustelėti Failas ir tada spustelėkite Nauja tuščia darbo knyga gautame išskleidžiamajame meniu.
- Jei jau turite „Excel“ataskaitą, kurią norite automatizuoti, dukart spustelėkite ataskaitos failą, kad jį atidarytumėte „Excel“.
Žingsnis 3. Jei reikia, įveskite skaičiuoklės duomenis
Jei nepridėjote stulpelių etikečių ir skaičių, kurių rezultatus norite automatizuoti, prieš tęskite tai.
Žingsnis 4. Įjunkite skirtuką Kūrėjas
Pagal numatytuosius nustatymus Programuotojas skirtukas nerodomas „Excel“lango viršuje. Priklausomai nuo operacinės sistemos, galite ją įjungti:
- „Windows“- spustelėkite Failas, spustelėkite Galimybės, spustelėkite Tinkinti juostelę kairėje lango pusėje apatiniame dešiniajame lango kampe pažymėkite langelį „Kūrėjas“(pirmiausia gali tekti slinkti žemyn) ir spustelėkite Gerai.
- „Mac“- spustelėkite „Excel“, spustelėkite Nuostatos…, spustelėkite Juostelė ir įrankių juosta, sąraše „Pagrindiniai skirtukai“pažymėkite langelį „Kūrėjas“ir spustelėkite Sutaupyti.
Žingsnis 5. Spustelėkite Kūrėjas
Šis skirtukas dabar turėtų būti „Excel“lango viršuje. Tai padarius, „Excel“lango viršuje pasirodys įrankių juosta.
Žingsnis 6. Spustelėkite Įrašyti makrokomandą
Tai yra įrankių juostoje. Pasirodys iššokantis langas.
Žingsnis 7. Įveskite makrokomandos pavadinimą
Teksto laukelyje „Makrokomandos pavadinimas“įveskite makrokomandos pavadinimą. Tai padės vėliau nustatyti makrokomandą.
Pvz., Jei kuriate makrokomandą, kuri sudarys diagramą iš turimų duomenų, galite ją pavadinti „1 diagrama“ar pan
Žingsnis 8. Sukurkite sparčiųjų klavišų kombinaciją makrokomandai
Paspauskite klavišą „Shift“kartu su kitu klavišu (pvz., Klavišu T), kad sukurtumėte spartųjį klavišą. Tai naudosite vėliau paleisdami makrokomandą.
„Mac“sistemoje sparčiųjų klavišų derinys bus ⌥ „Option“+⌘ „Command“ir jūsų klavišas (pvz., ⌥ „Option“+⌘ „Command+T“)
Žingsnis 9. Išsaugokite makrokomandą dabartiniame „Excel“dokumente
Spustelėkite išskleidžiamąjį laukelį „Saugoti makrokomandą“, tada spustelėkite Ši darbo knyga kad makrokomanda būtų prieinama visiems, atidariusiems darbaknygę.
Norėdami išsaugoti makrokomandą, turėsite išsaugoti „Excel“failą specialiu formatu
Žingsnis 10. Spustelėkite Gerai
Jis yra lango apačioje. Taip išsaugosite makrokomandos nustatymus ir pateksite į įrašymo režimą. Visi veiksmai, kurių imsitės nuo šiol iki įrašymo sustabdymo, bus įrašyti.
Žingsnis 11. Atlikite veiksmus, kuriuos norite automatizuoti
„Excel“stebės kiekvieną įvestą paspaudimą, klavišų paspaudimą ir formatavimo parinktį ir pridės juos prie makrokomandų sąrašo.
- Pavyzdžiui, norėdami pasirinkti duomenis ir sukurti iš jų diagramą, paryškintumėte savo duomenis, spustelėkite Įdėti „Excel“lango viršuje spustelėkite diagramos tipą, spustelėkite norimą naudoti diagramos formatą ir, jei reikia, redaguokite diagramą.
- Jei norite naudoti makrokomandą, kad pridėtumėte reikšmes iš langelių A1 per A12, spustelėsite tuščią langelį, įveskite = SUM (A1: A12) ir paspauskite. Enter.
Žingsnis 12. Spustelėkite Sustabdyti įrašymą
Tai yra Programuotojas skirtuko įrankių juosta. Tai sustabdys jūsų įrašymą ir išsaugos visus įrašymo metu atliktus veiksmus kaip atskirą makrokomandą.
Žingsnis 13. Išsaugokite „Excel“lapą kaip makrokomandą įgalinantį failą
Spustelėkite Failas, spustelėkite Išsaugoti kaipir pakeiskite failo formatą į xlsm vietoj xls. Tada galite įvesti failo pavadinimą, pasirinkti failo vietą ir spustelėti Sutaupyti.
Jei to nepadarysite, makrokomanda nebus išsaugota kaip skaičiuoklės dalis, o tai reiškia, kad kiti žmonės skirtinguose kompiuteriuose negalės naudoti jūsų makrokomandos, jei jiems atsiųsite darbaknygę
Žingsnis 14. Paleiskite makrokomandą
Norėdami tai padaryti, paspauskite klavišų kombinaciją, kurią sukūrėte kaip makrokomandos dalį. Turėtumėte matyti, kad jūsų skaičiuoklė automatizuojama pagal makrokomandos veiksmus.
Taip pat galite paleisti makrokomandą spustelėdami Makrokomandos viduje konors Programuotojas skirtuką, pasirinkdami makrokomandos pavadinimą ir spustelėdami Bėgti.
2 metodas iš 2: išoriniams duomenims („MySQL“, „Postgres“, „Oracle“ir kt.)
Žingsnis 1. Atsisiųskite „Kloudio“„Excel“papildinį iš „Microsoft AppSource“
Tai leis jums sukurti nuolatinį ryšį tarp išorinės duomenų bazės ar duomenų šaltinio ir jūsų darbaknygės. Šis papildinys taip pat veikia su „Google“skaičiuoklėmis.
Žingsnis 2. Sukurkite ryšį tarp savo darbalapio ir išorinio duomenų šaltinio spustelėdami mygtuką „Kloudio“portale
Įveskite išsamią savo duomenų bazės informaciją (duomenų bazės tipą, kredencialus) ir pasirinkite bet kokias saugos/šifravimo parinktis, jei dirbate su konfidencialiais ar įmonės duomenimis.
Žingsnis 3. Sukūrę ryšį tarp savo darbalapio ir duomenų bazės, galėsite užklausti ir kurti ataskaitas iš išorinių duomenų neišeidami iš „Excel“
Sukurkite pasirinktines ataskaitas iš „Kloudio“portalo ir pasirinkite jas išskleidžiamajame „Excel“meniu. Tada galite taikyti bet kokius papildomus filtrus ir pasirinkti ataskaitos atnaujinimo dažnumą (kad galėtumėte automatiškai atnaujinti pardavimo skaičiuoklę kas savaitę, dieną ar net valandą.)
4 veiksmas. Be to, taip pat galite įvesti duomenis į prijungtą darbalapį ir paprašyti, kad duomenys atnaujintų išorinį duomenų šaltinį
Sukurkite įkėlimo šabloną iš „Kloudio“portalo ir galėsite rankiniu būdu arba automatiškai įkelti skaičiuoklės pakeitimus į išorinį duomenų šaltinį.
Vaizdo įrašas - naudojant šią paslaugą kai kuri informacija gali būti bendrinama su „YouTube“
Patarimai
- Atsisiųskite „Excel“papildinius tik iš „Microsoft AppSource“, nebent pasitikite trečiosios šalies teikėju.
- Makrokomandos gali būti naudojamos viskam - nuo paprastų užduočių (pvz., Verčių pridėjimo ar diagramos kūrimo) iki sudėtingų (pvz., Skaičiuojant langelio vertes, kuriant diagramą iš rezultatų, pažymint diagramą ir spausdinant rezultatą).
- Kai atidarote skaičiuoklę, kurioje yra jūsų makrokomanda, gali tekti spustelėti Įgalinti turinį prieš naudodamiesi makrokomanda, įveskite geltoną reklamjuostę lango viršuje.
Įspėjimai
- Makrokomandos gali būti naudojamos kenkėjiškai (pvz., Norint ištrinti failus kompiuteryje). Nepaleiskite makrokomandų iš nepatikimų šaltinių.
- Makrokomandos pažodžiui įgyvendins kiekvieną įrašymo žingsnį. Įsitikinkite, kad netyčia neįvedėte neteisingos vertės, neatidarėte programos, kurios nenorite naudoti, arba ištrynėte failą.
