Proceso dokumentai skaitytojus supažindina su logiška veiksmų seka, kurios reikia norint sėkmingai užbaigti procesą. Pavyzdžiui, „wikiHow“straipsniai yra proceso dokumento tipas. Proceso dokumento turinys gali būti sudėtingas ar paprastas, tačiau turėsite nustatyti, kokius veiksmus reikia atlikti, loginę šių veiksmų seką ir ką seka atliks sėkmingai įvykdžius. Turint omenyje šiuos pagrindus, galima sukurti proceso dokumentaciją, pradedant nuo kiaušinio virimo ir baigiant tarptautine rinkodaros kampanija.
Žingsniai
1 dalis iš 3: proceso dokumento pradžia
Žingsnis 1. Nustatykite procesą
Beveik viską galima suskaidyti į procesą ir paversti proceso dokumentu. Kai kurie pavyzdžiai:
- Makaronų gaminimas
- Mokantis vairuoti
- Rašau laišką
- Atliekamas būgno ritinys
Žingsnis 2. Išsiaiškinkite, kokių išteklių reikės jūsų skaitytojams
Pagalvokite apie visus išteklius, kurių jūsų skaitytojams reikės norint užbaigti norimą aprašyti procesą. Suprasti išteklius bus naudinga sprendžiant, kaip apibūdinti kiekvieną žingsnį. Keletas būtinų išteklių pavyzdžių:
- Makaronų gaminimas: vanduo, makaronai, druska, virimo puodas, kiaurasamtis, šiluma, laikas
- Mokymasis vairuoti: transporto priemonė, mokytojas, laikas (tiek mokantis, tiek praktikuojantis), kelių eismo taisyklių išmanymas
- Laiško rašymas: rašymo ir rašybos įgūdžiai, popierius, rašiklis ar pieštukas
- Būgno ritinio atlikimas: būgno komplektas, būgno lazdelės, tam tikra būgnų grojimo patirtis, laikas
Žingsnis 3. Apsvarstykite savo auditoriją
Prieš judėdami toliau, turėtumėte šiek tiek laiko pagalvoti, kas yra jūsų auditorija ir ką jie jau žino apie jūsų temą. Šios žinios gali padėti jums nustatyti, kokią informaciją turite įtraukti ir kokią informaciją galite palikti.
Pvz., Jei rašote proceso dokumentą apie tai, kaip virti makaronus plačiajai auditorijai, kuri gali arba gali nemokėti virti, tikriausiai norėsite apibrėžti tokius terminus kaip „al dente“ir apibūdinti, ką reiškia „ sukamasis virimas “
Žingsnis 4. Sukurkite pavadinimą
Kiekvienam proceso dokumentui reikia aiškaus pavadinimo, paaiškinančio, kokį procesą detalizuojate. Norėdami nustatyti, kaip pavadinti proceso dokumentą, pagalvokite, ko norite, kad skaitytojai išmoktų. Pvz., Savo proceso dokumentą galite pavadinti „Gaminkite makaronus“, „Išmokite vairuoti“arba „Rašykite laišką“.
Pavadinimui ir veiksmams naudokite privalomą formą. Jūsų proceso dokumentas turėtų prasidėti esamo laiko veiksmažodžiu, pvz., „Gaminti“, „gaminti“, „mokytis“ar „rašyti“. Turėtumėte ir toliau naudoti šį laiką, kad apibūdintumėte savo proceso veiksmus
Žingsnis 5. Naudokite savo įvadą, kad pritrauktumėte savo skaitytojus
Įdiegus procesinį dokumentą, bus suteikta galimybė paaiškinti, ką šis dokumentas pasiūlys, ir patraukti skaitytojo dėmesį. Įžangoje gera idėja sukurti skubos jausmą, kad skaitytojas norėtų toliau skaityti. Pabandykite sukurti problemą savo skaitytojams ir pasiūlykite ją išspręsti.
Pavyzdžiui, pristatydami proceso dokumentą, kuriame paaiškinama, kaip gaminti makaronus, galite pasakyti ką nors panašaus: „Makaronus virti gali atrodyti paprasta, tačiau makaronus perkošti ar pervirti. Tai yra problema, nes per kramtyti ar per minkšti makaronai gali būti neskanūs, nesvarbu, kokį padažą ant jų dėsite. Bet jei makaronus gaminsite teisingai, jūsų makaronai bus tokie pat įspūdingi kaip ir jūsų padažas “
2 dalis iš 3: Aprašykite savo procesą
Žingsnis 1. Sustabdykite procesą
Pagalvokite apie dalykus, kurie turi įvykti kaip proceso, kurį bandote apibūdinti, dalis. Norėdami pradėti, užsirašykite kuo daugiau proceso dalių. Tai išankstinio rašymo strategija, vadinama „sąrašu“. Tai darydami pabandykite suskaidyti procesą į mažus, lengvai suprantamus veiksmus. Pavyzdžiui, jei norite paaiškinti, kaip gaminti makaronus, galite užsirašyti:
- Išimkite puodą ir užpildykite vandeniu.
- Padėkite puodą ant viryklės ir įjunkite aukštą ugnį.
- Išimkite makaronus.
- Į vandenį įpilkite makaronų.
- Šiek tiek sumažinkite šilumą.
- Virkite ant pakuotės nurodytą laiką.
- Nusausinkite makaronus į kiaurasamtį.
Žingsnis 2. Sudėkite savo žingsnius į eilę
Kai turėsite pagrindinį veiksmų, kuriuos skaitytojai turės atlikti, sąrašą, peržiūrėkite juos ir įsitikinkite, kad jie yra tvarkingi. Pagalvokite, ar būtų prasmingiau vieną iš žingsnių atlikti anksčiau ar vėliau.
- Pvz., Jei aprašote makaronų gaminimo procesą, galite pagalvoti, ar prasmingiau liepti skaitytojams išimti makaronus prieš arba po to, kai vanduo įkaista.
- Jei aprašomas procesas yra gana sudėtingas arba galite tai padaryti negalvodami, gali tekti daugiau laiko skirti savo veiksmų logikai. Pavyzdžiui, jei esate patyręs būgnininkas, bandantis aprašyti, kaip atlikti būgno ritinį, gali tekti atsisėsti prie būgno komplekto ir padaryti kelis būgno ritinius.
- Kai atliksite savo proceso veiksmus, pagalvokite apie tai, kas vyksta pirmą, antrą, trečią ir tt. Palyginkite šią seką su savo veiksmų sąrašu.
3 žingsnis. Nustatykite, ar jums reikia pateikti papildomos informacijos
Dar kartą pagalvokite apie procesą ir pabandykite nustatyti, ar proceso metu trūksta informacijos. Pabandykite nustatyti, ar skaitytojai turės ką nors padaryti, kad galėtų atlikti vieną iš jūsų veiksmų.
- Pavyzdžiui, galite patarti savo skaitytojams nustatyti laikmatį, kai į vandenį įpilama makaronų. Arba galite patarti skaitytojams prieš nusausinant visą puodą patikrinti makaronų gabalėlį.
- Pabandykite perskaityti savo žingsnius draugui, kad pamatytumėte, ar kažko praleidote. Nekalbėkite apie tai, ką parašėte, tiesiog perskaitykite savo žingsnius draugui ir paprašykite pasiūlymų.
Žingsnis 4. Išplėskite savo veiksmus
Sukūrę tvirtą veiksmų seką, turėsite išplėsti kiekvieną savo žingsnį. Į kiekvieną proceso dokumento veiksmą turėtų būti įtraukta naudinga informacija, padedanti skaitytojams suprasti, kaip atlikti kiekvieną veiksmą. Stenkitės būti kuo detalesnis.
Pavyzdžiui, kai patariate skaitytojams išlipti iš puodo ir pripildyti vandens, turėsite pasakyti, kokio tipo puodų skaitytuvus naudoti ir kiek vandens skaitytuvų įpilti į puodą. Galite pasakyti skaitytojams, kad makaronams virti naudotų didelį indą ir užpildytų 12 puodelių vandens
Žingsnis 5. Pateikite pavyzdžių
Pavyzdžiai gali padėti skaitytojams susidaryti aiškesnę idėją, kaip padaryti tai, ką gali būti sunku suprasti. Pabandykite naudoti pavyzdžius, kuriuos skaitytojams bus lengva susieti, ir paaiškinkite, kaip pavyzdys susijęs su jūsų aprašomu procesu.
Pvz., Jei bandote skaitytojams paaiškinti, kaip tvirtai laikyti būgno lazdelę, kad atliktumėte būgno ritinį, galite naudoti pieštuko laikymo pavyzdį, kad apibūdintumėte, kiek spaudimo reikia. Skaitytojai galės prisirišti prie rašiklio ar pieštuko laikymo ir pasinaudoti šiomis žiniomis, kad padėtų jiems teisingai laikyti būgno lazdelę
Žingsnis 6. Pasiūlykite trikčių šalinimo patarimų
Pagalvokite apie dažniausiai pasitaikančias klaidas, kurias žmonės daro bandydami užbaigti šį procesą, ir įsitikinkite, kad savo dokumente atkreipiate dėmesį į šias dažniausiai pasitaikančias klaidas. Galite rasti būdą, kaip šią informaciją įtraukti į vieną iš veiksmų, arba pateikti šią informaciją dokumento pabaigoje.
Pavyzdžiui, galbūt priežastis, kodėl daugelis žmonių per daug išverda makaronus, yra ta, kad jie pamiršta nustatyti laikmatį. O galbūt daugelis žmonių kovoja su būgnų ritiniais, nes jie per stipriai laiko savo būgnelius
3 dalis iš 3: Dokumento užbaigimas
1 žingsnis. Jei reikia, įtraukite perėjimus
Perėjimai yra žodžiai, padedantys pagerinti jūsų rašymo srautą. Perėjimai gali padėti išsiaiškinti, kada skaitytojai turėtų atlikti veiksmus jūsų procese. Pavyzdžiui, galite patarti savo skaitytojams nustatyti laikmatį prieš įpilant makaronų į verdantį vandenį. Arba galite patarti savo skaitytojams užsimauti pirštines ir tada supilkite makaronus į kiaurasamtį. Kai kurie kiti geri perėjimo žodžiai, kuriuos reikia naudoti proceso dokumente, yra šie:
- Kitas
- po
- Pirmas
- paskutinis
- taip pat
Žingsnis 2. Supaprastinkite savo kalbą
Apibūdinant procesą didelei auditorijai, svarbu įsitikinti, kad jūsų vartojami žodžiai yra pakankamai paprasti, kad dauguma žmonių juos suprastų. Naudojant daug žargono (techninės kalbos) skaitytojams gali būti sunku suprasti instrukcijas. Skirkite minutę perskaityti instrukcijas ir ieškoti būdų, kaip supaprastinti kalbą.
Jei procesui apibūdinti reikia naudoti specialų žodį, įsitikinkite, kad jį apibrėžėte savo skaitytojams. Pavyzdžiui, jei aprašysite, kaip gaminti makaronus, turėsite paaiškinti, ką reiškia „al dente“
Žingsnis 3. Išbandykite procesą
Svarbu įsitikinti, kad jūsų aprašytas procesas gali būti sėkmingai atliktas laikantis jūsų nurodymų. Pabandykite užbaigti aprašytą procesą, atlikdami kiekvieną jų pateikimo eilės veiksmą ir naudodami tik jūsų pateiktą informaciją.
- Bandydami procesą, pabandykite nustatyti bet kokią trūkstamą informaciją arba tai, kas skaitytojams gali būti neaišku.
- Paprašykite ko nors kito išbandyti ir jūsų procesą. Jei kas nors kitas patikrins jūsų procesą, proceso dokumentas bus dar tikslesnis. Paprašykite draugo ar šeimos nario atlikti jūsų veiksmus aprašytam procesui užbaigti.
Žingsnis 4. Formatuokite dokumentą
Priklausomai nuo to, kaip planuojate naudoti proceso dokumentą, gali tekti jį suformatuoti. Pvz., Jei jūsų procesinis dokumentas yra skirtas suformatuoti kaip MLA stiliaus esė klasės užduočiai, tuomet turėsite peržiūrėti savo instruktoriaus gaires ir įsitikinti, kad jūsų dokumentas jas atitinka. Jei naudojate savo dokumentą svetainei, turėsite suformatuoti dokumentą, kad atitiktų jūsų poreikius.
