El. Laiškai yra greitas ir paprastas būdas susisiekti su kolegomis ir kitais verslo partneriais ir yra veiksminga priemonė planuoti visų rūšių susitikimus. Nesvarbu, ar bandote susitarti su bendradarbiu, viršininku ar visiškai nepažįstamu žmogumi, pirmiausia turite suformatuoti el. Laišką su aiškiomis temomis ir tekstu. Pasirašę el. Laišką ir išsiuntę pranešimą, palaukite 3-5 dienas, kol atsiųsite tolesnį atsakymą.
Žingsniai
1 iš 2 metodas: el. Laiško formatavimas
Žingsnis 1. Temos eilutėje paminėkite, ką norėtumėte sutikti
Laiško temoje aiškiai nurodykite savo tikslą, kad gavėjas iškart žinotų, kad norėtumėte su juo susitikti. Venkite neaiškių kalbų, tokių kaip „Susitikimas“arba „Galimas susitikimo laikas“. Vietoj to temos eilutėje naudokite konkrečias datas ir terminus, kad gavėjas iškart žinotų, ko tikėtis.
Pavyzdžiui, įveskite kažką panašaus: „Susitikimo užklausa dėl 5/17 d. 11 val.“
2 žingsnis. Norėdami pradėti el. Laišką, naudokite tinkamą sveikinimą
Pradėdami rašyti pranešimą, pabandykite naudoti įprastą, oficialų sveikinimą. Jei kreipiatės į valstybės pareigūną ar kitą asmenį, kurio niekada nesutikote, antraštėje naudokite visą jo pavadinimą. Jei susisiekiate su bendradarbiu ar viršininku, naudokite garbę, pvz., „Ponas“, „Ponia“, „Mx.“Arba „Mis“. Paprastai pradėdami naudoti el. Laišką, pabandykite naudoti tokius sveikinimus kaip „Mielas“, „Labas“ir „Labas“.
- Jei kreipiatės į bendrą biurą ar grupę, o ne į asmenį, naudokite „Kam tai gali būti aktualu“.
-
Pavyzdžiui, jei kreipėtės į savo viršininką, pabandykite parašyti sveikinimą taip:
„Gerbiamas pone Džeksonai, Tikiuosi, kad šis laiškas jums padės! Norėjau su jumis susisiekti dėl galimo susitikimo “.
Žingsnis 3. Prisistatykite, jei susitinkate su visiškai nepažįstamu žmogumi
Skirkite savo pirmąją pastraipą trumpam įžangai, jei rašote valstybės pareigūnui ar kitam asmeniui, su kuriuo niekada nesate susitikę. Sutelkite dėmesį į savo vardą, pareigas ir profesinį ryšį, kad gavėjas žinotų, kas esate ir kodėl su jais kreipiatės. Jei susisiekiate su žmogumi, kurį jau pažįstate, pavyzdžiui, su viršininku ar bendradarbiu, nesijaučiate įpareigotas įtraukti įžanginės pastraipos.
- Jūsų įžanga neturėtų būti ilgai skaitoma.
-
Pabandykite parašyti kažką panašaus:
Gerbiama ponia Atkins, Mano vardas Sarah Clement, aš dirbu Joneso apygardos gyvūnų prieglaudoje.
Žingsnis 4. Apibūdinkite susitikimo priežastį ir bendrą jo svarbą
El. Laiško pradžioje (po įžangos, jei nusprendėte jį įtraukti) nurodykite, kokio tipo susitikimo norėtumėte su gavėju, ir ar tai bus oficialus, ar atsitiktinis reikalas. Kai paaiškinsite, kam skirtas susitikimas, paaiškinkite, kodėl susitikimas yra svarbus atliekant užduotį. Pabandykite trumpai paaiškinti, nes gavėjas gali neturėti daug laiko peržiūrėti jūsų el.
Pavyzdžiui, pabandykite parašyti kažką panašaus: „Ar galite kitą savaitę susitikti ir aptarti būsimą įvaikinimo planą? Kadangi esate dabartinis gyvūnų prieglaudos finansinis patarėjas, tikiu, kad galėtumėte daug sužinoti apie organizacijos renginio biudžetą “
Žingsnis 5. Pasiūlykite galimą susitikimo vietą ir laiką
Pabandykite pagalvoti apie vietą, kuri yra gerai žinoma ir lengvai prieinama gavėjui. Jei dirbate tame pačiame pastate ar bendroje vietoje kaip ir asmuo, kuriam siunčiate el. Laišką, pažiūrėkite, ar galite susitikti per pietų pertrauką. Jei jūs ir gavėjas negyvenate ar nedirbate netoliese, pabandykite pasiūlyti restoraną ar kitą viešą vietą, kur galėtumėte susitikti. Be to, paminėkite keletą kartų, kurie jums tinka, kad gavėjas galėtų lengviau pasakyti apie jų prieinamumą.
- Jei abu turite įtemptą tvarkaraštį, apsvarstykite galimybę suplanuoti telefono ar vaizdo konferencijos susitikimą.
- Pavyzdžiui, nubrėžkite kažką panašaus į šį: „Ar šią savaitę galėtumėte kurį laiką pasukti į gyvūnų prieglaudą? Registratūroje dirbsiu kiekvieną dieną nuo 9 iki 5 “.
Žingsnis 6. Paprašykite, kad gavėjas atsakytų į jūsų pranešimą
Kadangi techniškai planuojate įvykį, mandagiai paprašykite, kad gavėjas atsakytų nurodydamas jų pasiekiamumą. Jei bendraujate su ypač užimtu asmeniu, atminkite, kad atsakymas gali užtrukti dieną ar dvi. atgal.
Pavyzdžiui, pasakykite ką nors panašaus: „Jei galėtumėte pranešti man apie savo laisvę kitai savaitei, būčiau labai dėkingas!“
Žingsnis 7. Baigdami el. Laišką naudokite nuoširdžią uždarymo kalbą
Parašykite baigiamąjį sakinį, kuriame iš naujo pabrėžiamas jūsų el. Laiško tikslas, kad gavėjas aiškiai suprastų susitikimo tikslą. Pasirašykite el. Laišką draugišku tonu, naudodami tokias frazes kaip „Nuoširdžiai“, „Ačiū“ar „Linkėjimai“. Parašę pasirašymą, po savo vardu palikite parašą, kuris pakartoja jūsų pareigas ar dabartinę karjerą.
- Pateikite savo kalbą gavėjui. Jei kalbate su bendradarbiu, toks ženklas kaip „Iki pasimatymo“būtų prasmingesnis nei „Pagarbiai jūsų“. Jei susisiekiate su viršininku, „nuoširdžiai“ar „geriausi linkėjimai“būtų tinkamesni nei atsitiktinis pasirašymas, pvz., „Iki pasimatymo“.
-
Pavyzdžiui, parašykite kažką panašaus:
Tikiuosi netrukus susitikti su jumis, nes noriu, kad šis įvaikinimas būtų kuo sėkmingesnis.
Pagarbiai, Sarah Clement
Joneso apygardos gyvūnų prieglaudos veiklos koordinatorius
8. Įtraukite visus susijusius priedus, susijusius su susitikimu
Pridėkite visus dokumentus, skaičiuokles ar kitus susijusius failus, kurie galėtų padėti paruošti gavėją susitikimui. Jei kreipiatės į ką nors sudėtinga tema, įtraukite visus brošiūras ar duomenų lapus, kurių reikia, kad gavėjas suprastų susitikimo temą.
Pavyzdžiui, jei aptariate būsimo įvykio biudžeto pakeitimus, galbūt norėsite įtraukti praėjusių metų biudžeto skaičiuoklę
9. El. Laiške naudokite profesionalią kalbą ir tinkamą gramatiką
Patikslinkite savo pranešimą, ar nėra akivaizdžių gramatinių klaidų ir rašybos klaidų, kad jūsų galutinis juodraštis atrodytų kuo šlifuotas ir švarus. Be to, pašalinkite visas santrumpas ar žargoną, dėl kurių pranešimas atrodo atsitiktinis arba sunkiau suprantamas. Jei jūsų galutinis juodraštis neatrodo ir neatrodo profesionalus, gavėjas gali neatsižvelgti į jūsų prašymą.
Nors jaustukus gali būti smagu naudoti tekstuose ir atsitiktiniuose el. Laiškuose, neturėtumėte jų naudoti prašydami susitikimo
2 metodas iš 2: Stebėkite gavėją
1 veiksmas. Parašykite tolesnį el. Laišką, jei gavėjas per 3-5 dienas su jumis nesusisieks
Suteikite gavėjui kelias dienas perskaityti ir atsakyti į jūsų užklausą. Jei per darbo savaitę negaunate atsakymo, išsiųskite asmeniui greitą el. Laišką, kad primintumėte, jog laukiate atsakymo. Pabrėžkite, kad esate dėkingi už galimybę su jais susitikti ir kad esate dėkingi už jų laiką.
- Tolesni skambučiai taip pat yra veiksmingas būdas užsiregistruoti su asmeniu, su kuriuo bandote susitikti.
- Pavyzdžiui, parengite kažką panašaus: „Aš tik norėjau su jumis susisiekti dėl mano susitikimo prašymo. Jei turite laisvą akimirką, ar galėtumėte man pasakyti, ar galite susitikti kitą savaitę?"
2 žingsnis. Išsiaiškinkite susitikimo specifiką papildomame el. Laiške
Atsakę derėkitės su kito asmens tvarkaraščiu. Atkreipkite dėmesį į kito asmens pasiekiamumą ir patvirtinkite susitikimo laiką tą dieną, kai abu esate laisvi. Pabandykite patvirtinti datą ir laiką per 1-2 el. Laiškus, kad išvengtumėte painiavos ir netvarkos gautuosiuose.
- Stenkitės būti kuo lankstesni. Jei kreipiatės į užimtą žmogų, jam gali nepavykti iš karto susitikti.
- Neplanuokite susitikimo paskutinę minutę. Jei gavėjas užimtas, galbūt negalėsite susitarti dėl susitikimo datos.
Žingsnis 3. Likus kelioms dienoms iki susitikimo išsiųskite priminimą ar patvirtinimą
Jei norite būti papildomai pasiruošę prieš suplanuotą susitikimą, pamėginkite atsiųsti patvirtinimo el. Laišką gavėjui. Nerašykite šio el. Laiško per ilgai, vietoj to nurodykite planuojamą susitikimo dieną, laiką ir vietą, kad dar kartą patikrintumėte, ar susitikimas vis dar vyksta taip, kaip suplanuota.
-
Pavyzdžiui, parašykite kažką panašaus:
Aš tik norėjau patvirtinti, kad mes vis dar susitinkame gegužės 17 d., 11 val., Džonso apygardos gyvūnų prieglaudoje.
