Galbūt manote, kad tik mokyklos mokytojai turi nerimauti dėl lankomumo, tačiau tai taip pat yra svarbi verslo praktika. Tiek mažoms, tiek didelėms įmonėms tikslūs lankomumo duomenys gali daug parodyti apie efektyvumą, pelningumą ir darbuotojų pasitenkinimą. Šiuolaikinių technologijų dėka yra daugybė būdų, kaip užregistruoti darbuotojų lankomumą ir efektyviai panaudoti duomenis.
Žingsniai
1 metodas iš 3: lankomumo duomenų rinkimas
Žingsnis 1. Naudokite paprastą skaičiuoklę tik tuo atveju, jei vykdote smulkų verslą
Jei turite 5 ar mažiau darbuotojų, o galbūt net 10 ar mažiau, gali būti naudinga naudoti labai paprastą dalyvių registravimo metodą. Pavyzdžiui, galite stebėti lankomumą ir valandas „Microsoft Office“ar „Google“dokumentų skaičiuoklėje arba netgi pasikliauti popierinėmis skaičiuoklėmis. Tačiau, jei turite daugiau nei 5–10 darbuotojų, rinkitės tobulesnes stebėjimo parinktis.
- Nepriklausomai nuo jūsų verslo dydžio, visada naudokite aiškią sistemą lankomumui ir valandoms registruoti. Nepasitikėkite savo atmintimi ar savo darbuotojo žodžiu, kai bandote sekti dalykus!
- Jei jums labiau patinka popierinė skaičiuoklė, internete ieškokite jūsų poreikius atitinkančio spausdinamo šablono.
Žingsnis 2. Sukurkite „Office“ar dokumentų šabloną, kad supaprastintumėte skaičiuoklę
Tiek „Microsoft Office“, tiek „Google“dokumentai siūlo papildomus šablonus, skirtus įrašyti darbuotojų lankomumą ir valandas. Palyginus su bendrąja skaičiuokle, ši parinktis jūsų darbuotojams gali palengvinti darbo valandų įvedimą, o jums - stebėti ir analizuoti duomenis.
Nors ši parinktis yra veiksmingesnė nei pagrindinė popierinė ar elektroninė skaičiuoklė, ją vis tiek geriausia palikti mažoms įmonėms-toms, kuriose dirba iki 20 darbuotojų
Žingsnis 3. Sutartis dėl jūsų apskaitos, jei tai laiko ir ekonomiškai efektyvu
Daugeliui mažų ir didelių įmonių geriausias būdas fiksuoti dalyvavimą yra sumokėti kam nors kitam! Daugeliu atvejų jūsų darbuotojai įves savo lankomumą ir valandas į žiniatinklio portalą ar programą, o rangovas priims duomenis ir pagal tai reguliariai teiks jums ataskaitas.
Kai kurios bendrovės taiko fiksuotą tarifą, pagrįstą darbuotojų lygiu, pavyzdžiui, 20 USD per mėnesį iki 10 darbuotojų, o kitos ima mokestį už darbuotoją. Palyginkite išlaidas, funkcijas ir paslaugas, kai pasirenkate trečiosios šalies įmonę, kad galėtumėte stebėti savo darbuotojų lankomumą ir valandas
Žingsnis 4. Tvarkykite įrašų tvarkymą savo viduje tik tuo atveju, jei turite IT pajėgumų
Jums, kaip vidutinei ar didelei įmonei, gali būti nepatogu tvarkyti savo buhalterinę apskaitą, galbūt dėl finansinių ar saugumo priežasčių. Norint stebėti 100, 1 000 ar net 10 000 darbuotojų lankomumą ir valandas, reikalingas patikimas IT skyrius, galintis sukurti ir prižiūrėti reikiamą duomenų rinkimo, saugojimo ir analizės infrastruktūrą. Jūsų IT ir žmogiškųjų išteklių skyriai taip pat turi sugebėti gerai dirbti kartu!
Atidžiai įvertinkite išlaidas ir naudą, susijusią su įrašų tvarkymu, palyginti su sutarčių sudarymu su trečiąja šalimi
2 metodas iš 3: dalyvių stebėjimas naudojant techn
Žingsnis 1. Paprašykite darbuotojų „perbraukti“ir „išeiti“su savo asmens tapatybės kortelėmis
Tai iš esmės yra šiuolaikinė versija, kai darbuotojai „laikrodį“ir „išeina“su popierine perforavimo kortele. Privalumas yra tas, kad duomenys siunčiami tiesiai į jūsų įmonės ar trečiosios šalies įrašų saugojimo infrastruktūrą saugojimui ir analizei.
Perbraukimo kortelių stotys geriausiai tinka darbuotojams, kurie laikosi vienos vietos ir įprastą darbo dieną dirba įprastą darbo dieną, pavyzdžiui, biuro darbuotojams, mokytojams ar gamyklos darbuotojams
Žingsnis 2. Naudokite biometrinius duomenis ar vaizdo įrašus, kad apribotumėte „bičiulių štampavimą“ID skaitytuvuose
Nors užsiregistruoti vėlyvam ar neatvykusiam bendradarbiui, vadinamam „bičiulių štampavimu“, buvo lengviau naudojant perforavimo korteles, vis tiek galima perbraukti darbo draugo ID ir pasiekti tą patį tikslą. Jei nerimaujate, kad tai yra jūsų darbo jėgos problema, apsvarstykite galimybę investuoti į tokias priemones kaip vaizdo kameros ar biometriniai skaitytuvai, kad padidintumėte perbrauktų kortelių stočių saugumą ir tikslumą.
- Biometrinius skaitytuvus, kuriems paprastai reikalingas pirštų atspaudų leidimas, galima naudoti kartu su asmens tapatybės kortelių skaitytuvais.
- Įdiegę apsaugos kameras perbraukimo kortelių stotyse, galite padėti nustatyti įtariamus „bičiulių smūgiuotojus“.
Žingsnis 3. Stebėkite ne biure dirbančių darbuotojų valandas naudodami telefono programėlę
Braukimo kortelės netinka darbuotojams, dirbantiems iš namų ar iš kelių vietų. Vietoj to, leiskite jiems „įsibrauti“ir „išeiti“naudodami programą, įdiegtą jų darbo ar asmeniniame telefone. Daugeliu atvejų jie tiesiog turės paspausti mygtuką, kad paleistų ir sustabdytų veikiantį laikrodį, kuris seka jų lankomumą ir valandas.
Jei jūsų įmonė jau perduoda savo įrašus trečiajai šaliai, tokio tipo programa gali būti įtraukta į paketą. Tokiu atveju jūsų darbuotojų savarankiškai įvesti lankomumo duomenys turėtų sklandžiai integruotis į jūsų bendrą apskaitą
4. Apsvarstykite plačiai keliaujančių darbuotojų GPS vietos ir laiko sekimą
Šio tipo stebėjimo sistema veikia gerai, jei turite darbuotojų, kurie darbo dienomis keliauja tarp konkrečių vietų. Jų darbo telefonų GPS stebės, kada jie buvo nurodytose darbo zonose, o tai savo ruožtu gali būti naudojama jų bendrai darbo valandai nustatyti.
GPS sekimas yra pasirenkama funkcija naudojant kai kurias „laiko kortelių“programas. Šią funkciją neabejotinai geriausia naudoti dirbant su telefonais, nes darbuotojų stebėjimas asmeniniuose telefonuose gali atrodyti šiek tiek „didysis brolis“
3 metodas iš 3: lankomumo duomenų tvarkymas
Žingsnis 1. Susmulkinkite skaičius, kad pamatytumėte, kaip lankomumo problemos daro įtaką jūsų verslui
Vykdydami tikslius darbuotojų lankomumo įrašus, galite apskaičiuoti, kaip teigiami ir neigiami dalyvavimo modeliai veikia jūsų esmę. Savo ruožtu galite naudoti šiuos duomenis, kad pritaikytumėte savo darbo vietą ir žmogiškųjų išteklių strategijas, kad padidintumėte efektyvumą.
Kai kurie greiti skaičiavimai gali, pavyzdžiui, parodyti „sergamumo rodiklį“-neatvykimų skaičių 100 darbuotojų per nustatytą laikotarpį. Panašūs duomenų taškai, tokie kaip „neveiklumo rodiklis“ir „sunkumo lygis“, taip pat gali būti naudojami siekiant nustatyti ekonominį lankomumo ir neatvykimo į darbą poveikį
2 žingsnis. Pripažinkite darbuotojus, kurie laikosi tinkamų lankymo procedūrų
Šiek tiek teigiamo pastiprinimo gali nuveikti daug! Naudokite surinktus duomenis tapatybės darbuotojams, turintiems puikių lankomumo įrašų. Suteikite jiems viešą pripažinimą, pagyrimus ir galbūt apdovanojimus-net kelios dovanų kortelės ar nedidelė premija gali paskatinti kitus sekti pavyzdžiu.
Atminkite, kad „geras dalyvavimas“nebūtinai reiškia, kad darbuotojas niekada nepraleidžia darbo. Tai taip pat reiškia sąžiningą laisvalaikio praleidimą, pavyzdžiui, atitinkamą įspėjimą prieš atostogų dieną arba buvimą namuose, kol jie atsigauna po ligos
Žingsnis 3. Prieš imdamiesi veiksmų, susitikite su darbuotoju, kuris turi dalyvavimo problemų
Kai jūsų duomenys nustato darbuotoją, turintį lankomumo problemų, neskubėkite pereiti prie drausmės ar atleidimo. Vietoj to susitikite su jais (ir HR atstovu ar panašia atitinkama šalimi), kad aptartumėte problemą. Raštu pateikite veiksmų planą, kuriame būtų aiškiai nurodytos darbuotojo gairės ir gairės, kaip patenkinti dalyvavimo lūkesčius.
Pavyzdžiui, jums gali tekti bendrauti su atsidavusiu darbuotoju, kuris namuose susiduria su kai kuriomis aktualiomis problemomis. Tokiu atveju galbūt galėsite šiek tiek pakoreguoti tvarkaraštį ar darbo krūvį, o ne skubiai atleisti vertingą darbuotoją
4 žingsnis. Drausdami ar atleisdami darbuotoją, atidžiai naršykite biurokratiją
Visada laikykitės aiškios, nuoseklios procedūros, kai drausminate darbuotoją, turintį lankomumo problemų, ir ypač prieš atleidžiant jį iš darbo. Idealiu atveju jums turėtų patarti teisininkas, daugiausia dėmesio skiriant darbo teisei. Priešingu atveju tai, kas atrodo kaip supjaustytas ir išdžiovintas šaudymas, gali sukelti brangų ieškinį.
