Beveik visi dirbantys naudojasi el. Paštu, tačiau tai gali mus lengvai užvaldyti. Kai kurie iš mūsų gauna kur kas daugiau el. Laiškų, nei galime veiksmingai susidoroti. Galimybė greitai ir tinkamai atsakyti į el. Laišką gali padėti sutaupyti laiko ir atrodyti profesionaliau. Pastaba:
Ne visi šie veiksmai ir pasiūlymai tinka visoms el. Pašto paslaugoms, tačiau jie veikia „Gmail“.
Žingsniai
Žingsnis 1. Supraskite priežastį, kodėl žmonės naudoja el
Paštas skirtas bendravimui tarp žmonių; jis skirtas teksto ir vaizdinės informacijos siuntimui iš vieno asmens kitam / daugeliui kitų. Tai nėra skirta:
- Informacijos saugojimas; geriau išsaugoti informaciją kaip dokumentą savo kompiuteryje arba debesyje
- Priminti, ką reikia padaryti; verčiau tam naudokite darbų sąrašą arba kalendorių
2 veiksmas. Naudokite etiketes ar aplankus, kad el. Laiškai būtų tvarkomi ir nepatektų į gautuosius
- Ką daryti, naudokite etiketę „sekti“arba „atsakyti“. Tada turėtumėte juos įtraukti į savo dienoraštį arba „darbų“sąrašą.
- Naudokite laukiantį atsakymą, kai laukiate kažko kito
- Naudokite „skubų“dalykams, kuriuos reikia padaryti kuo greičiau
Žingsnis 3. Išsaugokite naudingą informaciją, tada archyvuokite el
- Atsisiųskite visus priedus ir išsaugokite failus reikiamoje vietoje
- Tada, jei neketinate atsakyti į el. Laišką, archyvuokite jį
Žingsnis 4. Archyvuokite el. Laiškus, kuriais baigėte
Nebijokite archyvavimo; Iš esmės jis perkelia el. Laišką iš jūsų gautųjų į lauką „be pavadinimo“(techniškai pašalina etiketę „gautieji“)
- Tai niekur nedingo - tam ir skirtas ištrynimas
- Tai visada galima ieškoti ir rasti
Žingsnis 5. Ištrinkite klaidų el. Laiškus, tada atsisakykite jų šaltinio prenumeratos
Taip pašto dėžutėje nebus nereikalingų ir nepageidaujamų el.
- Pašalinkite el. Laiškus, kurių iš pradžių neturėjote gauti
- Kurį laiką buvę „šiukšliadėžėje“jų nebebus galima rasti ar rasti
- Jei nebenorite gauti tokio tipo el. Laiškų, būtinai atsisakykite jų gavimo, ieškodami „atsisakymo“informacijos el. Laiško apačioje.
- Jei negalite jo atsisakyti, priskirkite el. Laišką kaip šlamštą
Žingsnis 6. Naudokite žvaigždutes specialiems ir labai svarbiems ar skubiems el
Naudokite žvaigždes saikingai, nes per daug žvaigždute pažymėtų el. Laiškų bus nenaudinga, kaip ir be žvaigždute pažymėtų el. Laiškų.
Patarimai
- Visada nepamirškite el. Pašto tikslo ir stenkitės jo daugiau niekam nenaudoti.
- El. Paštą naudokite kaip „produktyvumo darbo eigos“dalį, kartu su darbų sąrašu, kalendoriumi ar dienoraščiu ir bet kokiu kitu jums naudingu įrankiu.
