6 būdai, kaip efektyviai valdyti „Outlook“el

Turinys:

6 būdai, kaip efektyviai valdyti „Outlook“el
6 būdai, kaip efektyviai valdyti „Outlook“el

Video: 6 būdai, kaip efektyviai valdyti „Outlook“el

Video: 6 būdai, kaip efektyviai valdyti „Outlook“el
Video: How to Save a Powerpoint to a Flash Drive 2024, Kovas
Anonim

Dėl netvarkingos pašto dėžutės vartotojams gali būti sunku rasti reikiamą el. „Microsoft Outlook“pateikė gana naudingų įrankių, padedančių lengviau filtruoti el. Laiškus ir tvarkyti pranešimus. „Outlook“netgi gali padėti padidinti efektyvumą ir našumą. Nesvarbu, ar naudojate „Outlook 2010“, „Outlook 2007“, ar „Outlook 2003“, galite lengvai tvarkyti el. Laiškus naudodami toliau nurodytus įrankius, kad išvalytumėte gautuosius ir lengviau rastumėte reikiamą informaciją.

Žingsniai

1 metodas iš 6: filtravimas

Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 1 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 1 veiksmas

Žingsnis 1. Greitai filtruokite pranešimus

„Outlook 2010“turi naują funkciją, kuri padeda rūšiuoti pranešimus pagal datas ir sutvarkyti juos pokalbyje.

  • Naudojant šią funkciją, tos pačios temos pranešimai bus rodomi kaip „Pokalbis“, o vartotojai gali juos peržiūrėti, išplėsti arba sumažinti, spustelėdami piktogramą kairėje temos eilutės pusėje. Kiekvieno pokalbio pranešimai klasifikuojami taip, kad viršuje būtų naujausias pranešimas. Gavus naują pranešimą, visas pokalbis bus perkeltas į el. Laiškų sąrašo viršų, o tai padės lengvai sekti el. Laiškų srautą.
  • Norėdami suaktyvinti pokalbį, grupės „Pokalbis“skirtuke „Rodinys“pažymėkite langelį Rodyti kaip pokalbį. Galite sumažinti pokalbio dydį naudodami valymo funkciją. Ši funkcija padės pašalinti pasikartojančius pranešimus pokalbyje.
  • Skirtuko Pagrindinis grupėje Ištrinti spustelėkite Išvalyti, tada spustelėkite Išvalyti pokalbį. Visose „Outlook“versijose vartotojai gali greičiau rasti pranešimus pašto dėžutės aplanke, pakeisdami jų klasifikavimo el. Pašto aplanke būdą. Pavyzdžiui, galite rūšiuoti el. Laiškus pagal datą, siuntėją ir failo dydį ar svarbos lygį.
Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 2 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 2 veiksmas

2 žingsnis. Naudokite standartizuotas temų antraštes

Psichinė energija, reikalinga norint perjungti dėmesį nuo nuolat besikeičiančių temų, eikvoja jus, o ne garsumą. Jūs linkę skaityti eilės tvarka arba chronologiškai, arba pagal „svarbiausią asmenį“. Tai smegenų perdegimas. Vietoj to naudokite šią taisyklę; jis taikomas el. paštui iš tiesioginių ataskaitų ir veikia geriau nei pokalbių grandinės.

  • Nustatykite 2-5 svarbiausius projektus, kurie jums labiausiai rūpi; sukurkite temų antraštes, kad jas atspindėtumėte.
  • Praneškite komandai, kad iš pradžių skirsite dėmesį visiems tiems el. Laiškams su šiomis standartinėmis temomis. Šios temos šiuo metu yra jūsų prioritetiniai projektai - jūsų el. Laiškas bus surūšiuotas pagal temos eilutę, o pirmasis prioritetas bus perskaitytas/į jį atsakyta.
  • Paaiškinkite, kad netinkamai pavadinti el. Laiškai 1-ą dieną įžeidžia siuntėją į juodąjį sąrašą.

2 metodas iš 6: Grupavimas

Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 3 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 3 veiksmas

Žingsnis 1. Sugrupuokite tuos pačius pranešimus į aplankus

Sukūrę naują el. Pašto aplanką, vartotojai gali sugrupuoti susijusius pranešimus į aplankus. Pavyzdžiui, galite grupuoti pranešimus pagal temą, projektą, bendravimą ar kitas kategorijas, kurios tinka jūsų darbams ar pomėgiams. Vartotojai taip pat gali sukurti aplanką visiems pranešimams, kuriuos siunčia jūsų viršininkas ar kažkas svarbus, įskaitant pagrindinę informaciją, kurią reikia išsaugoti. Norėdami sukurti naują aplanką programoje „Outlook 2010“, skirtuko „Aplankas“skiltyje „Naujas“spustelėkite Naujas aplankas. Norėdami sukurti naują aplanką programoje „Outlook 2007“arba „Outlook 2003“, meniu juostoje spustelėkite Failas, pasirinkite Naujas, tada Aplankas.

3 metodas iš 6: Ieškoti aplanke

Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 4 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 4 veiksmas

Žingsnis 1. Sukurkite paieškos aplanką, kad rastumėte pranešimus

Paieškos aplankas yra greitas ir patogus būdas rasti el. Laiškų rinkinį. Jis neišsaugo jokių pranešimų, bet pateikia virtualius aplankus, kuriuose rodomi visi jūsų gautųjų pranešimai, atsižvelgiant į ieškomus atributus. „Outlook“paieškos aplankuose yra numatytosios funkcijos, tokios kaip neskaitytas laiškas, tačiau taip pat galite sukurti savo taisyklę. Pavyzdžiui, galite naudoti paieškos aplanką, kad surastumėte visą informaciją, susijusią su tam tikru projektu, svarbiu klientu ar būsimu susitikimu.

  • Norėdami sukurti paieškos aplanką programoje „Outlook 2010“, skirtuko „Aplankas“laiško skirtuke Naujas spustelėkite Naujas paieškos aplankas.
  • Norėdami sukurti paieškos aplanką programoje „Outlook 2007“arba „Outlook 2003“, meniu „Failas“esančiame laiške perkelkite pelės žymeklį į „Naujas“, tada spustelėkite paieškos aplanką.

4 metodas iš 6: el. Pašto filtras

Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 5 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 5 veiksmas

Žingsnis 1. Sumažinkite nepageidaujamus el. Laiškus naudodami el. Pašto filtrą

Saugokite nereikalingus el. Laiškus iš gautųjų naudodami „Outlook“nepageidaujamo el. Pašto filtrą. Šis filtras išsiųs el. Laiškus, pažymėtus kaip nepageidaujami el. Laiškai, į atskirą pašto dėžutės aplanką. Vartotojai gali peržiūrėti šio aplanko turinį ir įsitikinti, kad į jį klaidingai nebuvo išsiųsti jokie galiojantys el. Jei taip, turėtumėte sureguliuoti filtrą, kad ateityje išvengtumėte neteisingo pranešimų žymėjimo.

5 metodas iš 6: Spalvų kategorija

Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 6 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto valdymas 6 veiksmas

1 žingsnis. Priskirkite spalvų kategoriją

Priskirkite spalvą nesusijusiai el. Laiškų grupei ir kitoms „Outlook“kategorijoms, pvz., Pastaboms, kontaktams ir susitikimams. Iš ten vartotojai gali lengvai juos identifikuoti ir rūšiuoti. Pavyzdžiui, galite lengvai sekti visus pranešimus, susitikimus ir kontaktus, susijusius su kompiuterių pardavimo projektu, sukurdami kategoriją „Kompiuterių pardavimas“ir priskirdami jai pranešimus.

6 metodas iš 6: žymėjimas

Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 7 veiksmas
Efektyvus „Outlook“el. Pašto tvarkymas 7 veiksmas

Žingsnis 1. Pažymėkite tolesnius veiksmus

Vartotojai gali naudoti funkciją „Žymėti tolesnius veiksmus“, kad pažymėtų el. Laiškus ir užduotis, kad padėtų juos rūšiuoti arba pažymėti. Vėliavėlės paragins jus sekti problemą, nurodyti kieno nors prašymą ar užsakymą gauti raginamą pranešimą ir kontaktą. Jie taip pat gali lengvai sutvarkyti jūsų el. Pašto aplanką, nes tiksliai žinote, ką ir kada daryti. Atminkite, kad kurdami užduotį ir nustatydami jos galiojimo pabaigos datą, ji bus automatiškai pažymėta, kad nepamirštumėte veiksmo galiojimo pabaigos datos ir ją įvykdytumėte.

Rekomenduojamas: