Klientų duomenų bazė gali panaikinti daug verslo dokumentų, suteikdama vieną saugyklą vertingai kliento informacijai, kurią gali naudoti pardavimo komandos, klientų aptarnavimo personalas ir net apskaitos komanda. Nors galima nusipirkti programinės įrangos produktų, kuriuose pateikiami pagrindiniai tokio tipo duomenų bazių formatai, pritaikytas duomenų bazes galima sukurti, turint omenyje keletą pagrindinių formų ir funkcijų.
Žingsniai
Žingsnis 1. Įsigykite duomenų bazės kūrimo programinę įrangą
Pasirinkite produktą, suderinamą su teksto apdorojimo ir kitais versle naudojamais programinės įrangos įrankiais. Taip bus lengviau importuoti ar eksportuoti duomenis iš kitų šaltinių, todėl bus išvengta didelio duomenų kiekio įvedimo į naujai sukurtą duomenų bazę.
Žingsnis 2. Nustatykite informacijos, kuri bus saugoma klientų duomenų bazėje, tipą
Dauguma dizainų apims tokią informaciją kaip įmonės pavadinimas, pašto adresas, fizinis adresas, kontaktinis vardas, telefono ir fakso numeriai bei el. Pašto adresai. Papildomi duomenys, tokie kaip informacija apie sutarties sąlygas, kainas ir pastabos apie laukiančias užduotis, susijusias su kiekvienu klientu, dažnai įtraukiami į tokio tipo elektroniniuose ištekliuose surinktus ir tvarkomus duomenis.
3 žingsnis. Apsvarstykite galimus duomenų bazės naudojimo būdus
Kartu su centralizuoto ištekliaus pateikimu svarbiems duomenims gauti pagalvokite, kokio tipo ataskaitas būtų galima sukurti naudojant duomenis, ar duomenų bazė skirta naudoti kaip šaltinis kuriant pašto etiketes, el. Pašto sąrašus ar net naudoti sąrašus transliuojant faksogramas. Turint tai omenyje, bus lengviau nustatyti, kaip pavadinti kiekvieną lauką, kuriame bus duomenys, ir palengvinti ataskaitų formatų, atsirandančių iš tų laukų, kūrimo procesą.
Žingsnis 4. Sutvarkykite duomenų laukus
Sukurkite paprastą šabloną, kuris atitinka loginę seką, kai reikia įvesti vardus, adresus ir kitą kontaktinę informaciją. Tai padarius lengviau pereiti iš 1 lauko į kitą su minimaliu pertraukimu ir užbaigti naujo kliento įrašo įvedimą per pagrįstą laikotarpį.
5 veiksmas. Nustatykite leidimus kiekviename lauke
Tai apima nustatymą, kurie laukai bus įtraukti į ataskaitų formatus, ir kurie gali būti pagrindu rūšiuoti ar ieškoti duomenų bazės įrašų. Kiekvienam laukui priskiriant tinkamus įgaliojimus, reikiamus duomenis paspartins reikiamu laiku.
Žingsnis 6. Paruoškite ataskaitų formatus
Dažnai pakaks kelių pagrindinių formatų, kuriuos galima dažnai naudoti, nors pagrindiniams vartotojams gali būti suteikta galimybė kurti tinkintas ataskaitas, apimančias laukus, susijusius su vartotojo darbo padėtimi ir prieigos prie klientų duomenų lygiu.
Žingsnis 7. Nustatykite prisijungimo duomenis ir prieigos teises
Veikianti klientų duomenų bazė apima galimybę sukurti prisijungimo duomenis, leidžiančius tik įgaliotiems darbuotojams pasiekti informaciją. Einant toliau, priskiriant skirtingus teisių lygius, kiekvienas vartotojas gali peržiūrėti, keisti ir įvesti duomenis, susijusius su jo darbo pareigomis, tačiau negali matyti kitos informacijos, kuri būtų naudinga kitiems darbuotojams.
Žingsnis 8. Prieš išleisdami peržiūrėkite ir išbandykite klientų duomenų bazę
Pabandykite naudoti beta versiją su nedidele darbuotojų grupe, kad įsitikintumėte, jog visos funkcijos veikia taip, kaip numatyta. Naudokite šios bandymų grupės išvadas, kad išspręstumėte visas problemas, susijusias su našumu, formatu ir patogumu naudotis. Kai visos problemos bus išspręstos ir išspręstos, galutinę versiją galima pristatyti visai įmonei.
Patarimai
- Pabandykite sukurti duomenų bazę taip, kad būtų galima pridėti daugiau laukų ar funkcijų keičiantis įmonės poreikiams. Tai leis naudoti gaminį daugelį metų, nepakeičiant jo tvirtesniu produktu.
- Nenuostabu, kad naujos klientų duomenų bazės kūrimas užtrunka ilgai. Net naudojant programinę įrangą, leidžiančią lengvai atlikti daugybę užduočių, gali prireikti savaičių, kol bus sukurtas idealus formatas.
