Jei trūksta vietos „IBM Notes“el. Laiške, bet nesate pasiruošę ištrinti el. Laiškų, apsvarstykite galimybę juos archyvuoti. Laiškų archyvavimas reiškia pranešimų kopijavimą į kitą kompiuterio vietą. Sužinokite, kaip archyvuoti „IBM Notes“, kad būtų atlaisvinta vietos jūsų paskyroje ir išsaugoti originalūs el. Tai taip pat padeda jūsų kompiuteriui ir programinei įrangai veikti maksimaliai.
Žingsniai
Žingsnis 1. Apribokite savo pašto failo dydį
Pašto failo dydis turi būti mažesnis nei 500 MB. (Kai kurioms organizacijoms gali prireikti griežtesnio apribojimo, pvz., 200 MB.)
- Patikrinkite duomenų dydį, eikite į Failas, Duomenų bazė, Ypatybės. „Lotus 8“eikite į Failas, Programos, Ypatybės.
- Spustelėkite skirtuką „i“. Skaičius po „Disko vietos“nurodo, kiek duomenų šiuo metu turite „IBM Notes“.
2 žingsnis. Sužinokite iš anksto nustatytus organizacijos nustatymus
Jei „IBM Notes“naudojate mokyklai ar darbui, gali būti, kad jau yra archyvo nustatymų. Tai padeda organizacijoms kontroliuoti el. Laiškų kiekį vienam vartotojui ir bendrą organizacijos kompiuterių našumą. Jei archyvo nustatymai jau nustatyti, pasitarkite su techninių sistemų darbuotojais, kad sužinotumėte, ar juos galima pakeisti.
Žingsnis 3. Nustatykite norimus archyvo nustatymus
Galite archyvuoti visus „IBM Notes“el. Laiškus arba pasirinkti konkrečius. Taip pat turėsite nuspręsti, kaip dažnai norite archyvuoti „IBM Notes“.
- Atidarykite atitinkamą programą (paštas).
- Eikite į Veiksmai, Archyvas, Nustatymai.
- Eikite į skirtuką Kriterijai ir įsitikinkite, kad pasirinktas „Numatytasis paskutinis pakeitimas“.
- Spustelėkite „Gerai“, kad išsaugotumėte pakeitimus.
- Įsitikinkite, kad kriterijai įjungti.
Žingsnis 4. Suplanuokite automatinius archyvus
Suplanuodami automatinius archyvus užtikrinsite reguliarų ir nuoseklų archyvavimą. Taip pat sutaupote laiko.
- Atidarykite atitinkamą programą (paštas).
- Eikite į Veiksmai, Archyvas, Nustatymai.
- Eikite į skirtuką Tvarkaraštis. Įsitikinkite, kad pasirinkta „Tvarkyti archyvavimą“.
- Pasirinkite tinkamą laiką ir dieną, kai norite, kad kompiuteris archyvuotų jūsų failus.
5 veiksmas. Rankiniu būdu archyvuokite „IBM Notes“
Net jei planuojate automatinį archyvavimą, bet kuriuo metu galite archyvuoti rankiniu būdu.
- Atidarykite atitinkamą programą (paštas).
- Atidarykite paštą ar aplanką, kurį norite archyvuoti.
- Eikite į „Veiksmai“, „Archyvuoti“, „Archyvuoti dabar“.
- Spustelėkite Taip, kad archyvuotumėte pagal iš anksto nustatytus nustatymus.
Žingsnis 6. Archyvavimas naudojant vilkimo metodą
Tai tiesiog dar vienas būdas rankiniu būdu archyvuoti „IBM Notes“.
- Atidarykite atitinkamą programą (paštas).
- Atidarykite paštą ar aplanką, kurį norite archyvuoti.
- Pasirinkite tinkamą pranešimą (-us).
- Vilkite pranešimą (-us) į reikiamą archyvą naršymo srityje.
Žingsnis 7. Peržiūrėkite archyvuotus pranešimus
Nors archyvavote el. Laišką, gali tekti retkarčiais jį pasiekti. Archyvo failas imituos aplankus, kuriuos nustatėte „IBM Notes“paskyroje. Viskas liks taip, kaip suplanavote.
- Atidarykite atitinkamą programą (paštas).
- Naršymo srityje spustelėkite Archyvuoti.
- Pasirinkite tinkamą archyvą (t. Y. Numatytasis paskutinį kartą modifikuotas).
Patarimai
- Kurkite svarbių el. Laiškų atsargines kopijas. Jei „IBM Notes“turite svarbių el. Laiškų, būtinai nukopijuokite juos į kitą vietą, pvz., Kompaktinį diską ar DVD. Tai suteikia jums papildomą kopiją, jei kažkas nutiktų serveriui arba jūsų asmeniniame kompiuteryje saugoma kopija.
- Ištrinkite senus ir nereikalingus pranešimus, ypač jei juose yra priedų. Tai taip pat padės sumažinti duomenų dydį ir pagerinti kompiuterio našumą.
