Archyvavimas yra informacijos saugojimas ar išsaugojimas. Organizacijos kasdien konvertuoja popierinius dokumentus į skaitmeninius, kad prailgintų dokumentų tarnavimo laiką. Tai kartu su didžiuliu duomenų kiekiu, kurį šiandien sukuria kompiuteriai, reiškia, kad dokumentų archyvavimo svarba tik augs. Jei žinote, kaip archyvuoti dokumentus, galite atlaisvinti vietos, kad jūsų kompiuteris efektyviau tvarkytų esamus dokumentus.
Žingsniai
Žingsnis 1. Archyvuokite dokumentus ZIP faile
Ypač naudingi svarbūs, bet retai reikalingi failai, ZIP failai sumažina vietos, kurią dokumentai užima kietajame diske.
- Tiesiog paryškinkite failus, kuriuos norite konvertuoti į ZIP formatą.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite „Siųsti“.
- Norite nusiųsti failus į aplanką „Suspaustas (suspaustas)“.
- Patikrinkite, ar failai tikrai yra, dukart spustelėdami aplanką zip. Jei jie yra, galite ištrinti originalius failus.
2 veiksmas. Perkelkite dokumentus į atskirą laikmeną
Populiarūs skaitmeninio archyvavimo pasirinkimai yra išoriniai juostiniai įrenginiai, išoriniai standieji diskai arba atminties įrenginiai.
Žingsnis 3. Jei turite CD ar DVD įrašymo įrenginį, sukurkite atsargines dokumentų kopijas į CD arba DVD
Atsarginės kopijos yra dar vienas archyvavimo būdas, nors tikriausiai žinote šį metodą kitu pavadinimu - įrašykite diską. Pavyzdžiui, „Windows“naudoja tiesioginę failų sistemą ir įvaldytą formatą (geriau suderinamumą su kitais įrenginiais) failų kopijavimui į kompaktinius ar DVD diskus.
- Įdėkite įrašomą kompaktinį diską arba DVD diską į kompiuterio kompaktinių diskų ar DVD įrašymo įrenginį, skirtą tiesioginei failų sistemai.
- Kai pasirodys dialogo langas, spustelėkite „Įrašyti failus į duomenų diską“.
- Pavadinkite diską, tada spustelėkite „Kitas“.
- Palaukite tuščio aplanko, kol pasirodys diskas. Tai reiškia, kad diskas yra suformatuotas ir paruoštas kopijuoti failus.
- Atidarykite aplanką su dokumentais, kuriuos norite archyvuoti, ir vilkite failus į tuščią disko aplanką.
- Jei naudojate įvaldytą formatą, įdėkite rašomą kompaktinį diską arba DVD diską į kompiuterio kompaktinį diską arba DVD įrašymo įrenginį.
- Kai pasirodys dialogo langas, spustelėkite „Įrašyti failus į duomenų diską“.
- Pavadinkite diską ir spustelėkite „Rodyti formatavimo parinktis“.
- Pasirinkite „Įvaldytas“ir spustelėkite „Kitas“.
- Palaukite tuščio aplanko, kol pasirodys diskas. Tai reiškia, kad diskas yra suformatuotas ir paruoštas kopijuoti failus.
- Atidarykite aplanką su dokumentais, kuriuos norite archyvuoti, ir vilkite šiuos failus į tuščią disko aplanką.
Žingsnis 4. Siųskite dokumentus į ne saugyklą
- Saugios saugojimo vietos ne tik veikia kaip archyvuotų failų vieta, bet ir apsaugo duomenis nuo nelaimių, tokių kaip gaisras ir kietojo disko gedimai.
- Kadangi tiek daug bendrovių siūlo šią paslaugą, turite tiesiogiai susisiekti su įmone, kad sužinotumėte, kaip jos veikia ir kokios garantijos įtrauktos į dokumentų archyvavimą ne vietoje.
Žingsnis 5. Skaitmeniniam archyvavimui naudokite programinę įrangą
- Vienas iš geriausiai žinomų dokumentų išvaizdos išsaugojimo būdų yra PDF failo sukūrimas. Ši „Adobe“siūloma programinė įranga - žinoma kaip „Adobe Acrobat“- leidžia lengvai konvertuoti dokumentus į PDF formatą iš įvairių programinės įrangos programų. Taip pat yra keletas nemokamų programų, kurios sukurs šiuos failus.
- Tai, kad specifikacijos yra viešos, reiškia, kad būsimos „Adobe“programinės įrangos versijos galės skaityti ankstesnes dokumentų versijas.
- Be to, PDF skaitytuvus galima lengvai atsisiųsti nemokamai iš „Adobe“svetainės.
Žingsnis 6. Sekite naujienas naudodami dokumentų archyvavimo technologijas
Sparčiai plečiantis technologijoms, tai, kas yra šiandien, rytoj gali būti pasenę. Tai gali būti problema perkėlus archyvuotus failus į naują sistemą.
Patarimai
- Kataloguokite archyvuotus failus, kad laikui bėgant jūs ar kiti žmonės galėtų rasti reikiamus failus. Tai gali būti taip paprasta, kaip pavadinti failus ar aplankus turinio pavadinimu ir failų įtraukimo datomis. Pvz., Jei archyvuojate verslo įrašus, vieną aplanką galite pavadinti „Verslo failai 1997 m. Pirmasis ketvirtis“. Didesnėse sistemose archyvai greičiausiai naudoja metaduomenis katalogavimo tikslais.
- Kita priežastis archyvuoti failus yra ta, kad kartais yra teisinių reikalavimų, dėl kurių reikia išsaugoti informaciją.
Įspėjimai
- Daugialypės terpės duomenys dažnai yra susieti su konkrečia aparatine ar programine įranga ir gali būti neprieinami už patentuotų sistemų ribų.
- Vienas iš pavojų yra failų sugadinimo rizika. Įsitikinkite, kad naudojate gerai patikrintą sistemą, kad sukurtumėte atsarginę informacijos kopiją.
- Neturint dokumentų archyvavimo sistemos, galite netyčia prarasti failus, ypač jei jie ištrinti per klaidą.
