El. Laiškas, kuriuo dalijamasi žiniomis, yra el. Laiškas, skirtas informacijai dalytis, ypač darbo vietoje ar kitoje profesinėje aplinkoje. Dalijimasis žiniomis yra puikus būdas parodyti savo kolegoms, kad jiems rūpi ir norite su jais pasidalyti tuo, ką žinote, tikėdamiesi, kad tai jiems padės ateityje. Tai taip pat gali padėti sustiprinti jūsų profesinius ryšius. Stenkitės, kad jūsų dalijimosi žiniomis el. Laiškai būtų kuo aiškesni ir lengviau virškinami. Tai leis kitiems juos lengvai suprasti ir įsisavinti.
Žingsniai
1 iš 2 metodas: el. Laiško sudarymas
Žingsnis 1. Temos eilutėje aiškiai ir trumpai nurodykite savo el. Laiško tikslą
Parašykite temos eilutę, kuri auditorijai aiškiai parodytų, ko tikėtis atvėrus jūsų el. Stenkitės, kad temos eilutės ilgis būtų apie 7 žodžius.
- Pavyzdžiui, jei norite pasidalyti žiniomis, kurias įgijote dalyvaudami kodavimo konferencijoje, temos eilutę galite padaryti kažką panašaus į: „Pagrindiniai dalykai iš Majamio koderių konferencijos 2020“.
- Laiškai su neaiškiomis ar per ilgomis temomis yra daug rečiau atidaromi. Venkite trumpų temų, kuriose yra tik 1–2 žodžiai, o ne veiksmingai nurodoma, apie ką el. Laiškas.
Patarimas: Jei norite, kad žmonės per tam tikrą laikotarpį perskaitytų jūsų žinių bendrinimo el. Laišką, į temos eilutę įtraukite datą. Pavyzdžiui, galite pasiūlyti „Pramonės pažangą aptarti rugpjūčio 2 d. Posėdyje“.
2 žingsnis. Pradėkite el. Laišką nuo sveikinimo, skirto jūsų konkrečiai auditorijai
Pagalvokite apie auditoriją, kuriai ketinate siųsti savo žinių bendrinimo el. Laišką, ir pasirinkite tinkamo formalumo sveikinimą. Įtraukite sveikinimą į visus, kurie gaus el. Laišką.
- Pavyzdžiui, jei siunčiate el. Laišką mažai programuotojų komandai, su kuria glaudžiai bendradarbiaujate ir gerai žinote, galite pradėti el. Laišką nuo kažko labai atsitiktinio ir draugiško, pavyzdžiui: „Laba diena, mano kolegos koduojantys nindzės“.
- Jei siunčiate žinių pasidalijimo el. Laišką aukštesniems asmenims ar kokiai nors grupei, kurioje yra asmenų, kurių asmeniškai nepažįstate, galite pasirinkti oficialesnį sveikinimą: „Gerbiami vykdomosios valdybos nariai“arba „ Labas rytas, rinkodaros komanda “.
- Jei dalijatės žiniomis tik su 1 ar 2 žmonėmis, galite į juos kreiptis vardu savo el.
- Jei abejojate, galite tiesiog naudoti kažką bendro, pavyzdžiui: „Sveiki, visi“arba „Laba diena“.
3 žingsnis. Laiško pradžioje parašykite trumpą foną ar kontekstą
Pradėkite nuo trumpos pastraipos, esančios po sveikinimu, ir tai paaiškina, ką bendrinsite el. Tai suteiks skaitytojams daugiau konteksto apie tai, ką jie ketina skaityti, nei temos eilutę.
Pavyzdžiui, jei dalijatės kodavimo konferencijos patirtimi, galite parašyti kažką panašaus: „Praėjusią savaitę man pasisekė dalyvauti 2020 m. Majamio koderių konferencijos leidime. Norėčiau su jumis pasidalinti kai kuriais svarbiausiais 2 dienų konferencijos dalykais, kurių metu sužinojome apie dirbtinį intelektą ir kodavimo tendencijas 2021 m. Tikiuosi, kad šios žinios jums bus tokios pat naudingos ir įdomios, kaip ir man. “
Žingsnis 4. Suskaidykite laiško turinį į skyrius
Padalinkite pagrindinius dalykus, kuriuos norite bendrinti, į darnius skyrius, kad būtų lengviau sekti ir suvirškinti. Kiekvienos informacijos dalies pradžioje įrašykite antraštes, kad būtų aišku, apie ką yra toliau pateiktas tekstas. Padalinkite ilgas skiltis į kelias trumpesnes pastraipas, kad suskaidytumėte informaciją, o ne tiesiog supilkite daugybę informacijos į vieną ilgą teksto bloką.
- Įsitikinkite, kad kiekvienoje pastraipoje yra susijusių dalykų. Jei pradedate naują mintį, pradėkite rašyti naują pastraipą.
- Pvz., Jei norite pasidalyti tuo, ką sužinojote apie dirbtinį intelektą ir kodavimo tendencijas neseniai vykusioje konferencijoje, kurioje dalyvavote, galite savo el. Laišką suskirstyti taip: skyriaus antraštė „Dirbtinio intelekto pramonės naujiniai“, tada parašykite keletą pastraipų. apie šią temą, o po to - kita skyriaus antraštė „Kodavimo tendencijos 2021 m.“, po to dar kelios pastraipos.
Žingsnis 5. Užbaikite el. Laiško tekstą su santraukos pastraipa
Prieš pasirašydami parašykite trumpą pastraipą, kurioje pakartojama pagrindinė jūsų el. Laiško informacija. Praneškite savo skaitytojams, ko, jų manymu, jie gaus iš bendrų žinių, ir įtraukite visus susijusius veiksmus.
- Pavyzdžiui, galite pasakyti kažką panašaus: „Kaip matote, yra daug naujų įdomių AI pokyčių, susijusių su rinkodara, ir yra keletas įdomių naujų programavimo tendencijų, į kurias reikia atkreipti dėmesį 2021 m. Tikiuosi, kad pritaikysite šią informaciją mūsų plėtros projektams ir galvoti apie tai, kaip kitais metais galėtume patobulinti savo produktus “.
- Veiksmo elemento pavyzdys būtų toks: „Planuojame penktadienio susitikime pasidalyti savo mintimis apie visą šią informaciją. Ateikite pasiruošę bent 1 taškui aptarti “.
Žingsnis 6. Užbaikite savo el. Paštą pasirašydami, po to - savo vardą ir pavardę
Pasirinkite trumpą ir draugišką ženklą, atitinkantį jūsų auditorijos formalumą. Pačioje pabaigoje nurodykite savo vardą ir pavardę, kad žmonės tiksliai žinotų, iš ko yra ką tik perskaitytas el. Laiškas, o tai ypač svarbu, jei jūs asmeniškai nepažįstate visų savo auditorijos narių.
- Atsitiktinių pasirašymų, kurie tinka beveik bet kokiam el. Paštui, pavyzdžiai: „Ačiū“, „Pagarbiai“ir „Visa geriausia“.
- Kai kurie oficialūs ženklai yra: „Pagarbiai“ir „Pagarbiai jūsų“.
- Kai kurios idėjos, skirtos dar labiau atsitiktiniams pasirašymams, kurias galėtumėte naudoti el. Laiškams žmonėms, su kuriais dirbate ar matote kiekvieną dieną, yra šios: „Iki pasimatymo rytoj“ir „Sveiki“.
- Jei dalijatės žiniomis už savo organizacijos ribų, po savo vardo ir pareigų taip pat įtraukite organizacijos pavadinimą, kad žmonės žinotų, iš kur jas rašote.
2 metodas iš 2: el. Pašto adresų skaitymui pritaikymas
Žingsnis 1. Laikykite savo el. Laišką kuo trumpesnį
Pabandykite kuo mažiau žodžių įtraukti visą informaciją, kuria norite pasidalyti. Kuo ilgesnis jūsų el. Paštas, tuo mažesnė tikimybė, kad žmonės, su kuriais norite pasidalyti savo žiniomis, skaitys viską.
- Jei rašote ypač sudėtinga tema, visada galite įtraukti nuorodas į išorinius šaltinius arba priedus, kad gautumėte išsamesnės informacijos. Tokiu būdu tie, kurie domisi tuo, ką dalijatės, gali pasinerti į temą.
- Nėra nustatytos taisyklės, kiek laiko turėtų būti dalijamasi žinutėmis, ir tai labai priklausys nuo informacijos, kuria dalijatės, rūšies ir temos sudėtingumo. Gera taisyklė - nerašykite el. Laiško ilgiau, nei norėtumėte patys perskaityti.
2 veiksmas. Pabrėžkite svarbią informaciją su ženkleliais arba sunumeruotais sąrašais
Pakartokite pagrindinę informaciją iš teksto pastraipų su ženkleliais arba sunumeruotais sąrašais. Tai padeda pakartoti žinias, kuriomis dalijatės, ir suteikia skaitytojams galimybę greitai pažvelgti į kai kuriuos pagrindinius jūsų el.
Pvz., Galite sudaryti sąrašą su pavadinimu „5 populiariausios 2021 m. Rinkodaros tendencijos“ir po juo sunumeruotame sąraše užrašyti tendencijas nuo 1 iki 5. Skaitytojai gali lengvai pamatyti, kokios yra tendencijos, tada perskaityti el. Laiško tekstą, jei nori išsamesnės informacijos
Žingsnis 3. Kiek įmanoma naudokite paprastą, lengvai suprantamą kalbą
Venkite didelių žodžių ir žargono, kad paaiškintumėte savo mintis, nebent to tikrai reikia. Tai padarys jūsų el. Laišką daug lengviau skaitomą ir suprantamą platesnei auditorijai, kuri tikriausiai nėra tokia susipažinusi su tema, apie kurią rašote, kaip jūs.
Rinkdamiesi kalbą, taip pat atsižvelkite į savo auditoriją. Pavyzdžiui, jei rašote mažai programuotojų grupei, tikriausiai galite išvengti daugiau kodavimo žargono savo el. Laiške, nei rašydami įvairiai auditorijai
Patarimas: Jei jums tikrai reikia paaiškinti tam tikrą žodį, kurio žmonės galbūt nežino, pateikite apibrėžimą pirmą kartą, kai naudojate žodį el. Laiško turinyje.
Žingsnis 4. Rašykite profesionaliu tonu
Būkite mandagūs, naudokite tinkamą gramatiką ir skyrybos ženklus bei atidžiai rinkitės žodžius. Venkite rašyti atsitiktiniu tonu ir nenaudokite žargono ar neprofesionalios kalbos. Tai padės jums tapti profesionaliu ir išmanančiu dalyką, apie kurį dalijatės informacija.
- Pavyzdžiui, nerašykite žodžių didžiosiomis raidėmis ir saikingai naudokite šauktukus, kad nesusidurtumėte taip, kaip šaukiate savo auditorijai.
- Nenaudokite žargono žodžių ar frazių, tokių kaip „yo“, „kas nutiko“ar „y'all“, kad paminėtumėte keletą.
Žingsnis 5. Laikykitės standartinių šriftų, simbolių ir el. Laiškų formatavimo
Nenaudokite jokių šriftų ar specialių simbolių, kurių kai kurios sistemos neturi. Naudokite standartinį sistemos šriftą, įmontuotą jūsų el. Pašto serveryje, laikykitės simbolių, esančių standartinėje klaviatūroje, ir nesikiškite į numatytąjį el. Pašto formatą.
Tai užtikrins, kad praktiškai visi, gavę jūsų el. Laišką kitame kompiuteryje arba per kitą el. Pašto serverį, matys tiksliai tai, ką matėte rašydami el. Laišką
Patarimai
- Rašydami žinių bendrinimo el. Laišką visada atsižvelkite į savo auditoriją. Tai padės nustatyti formalumo lygį, toną ir kalbą.
- Įsitikinkite, kad siunčiate žinių bendrinimo el. Laišką žmonėms, kuriems tai bus naudingiausia. Pavyzdžiui, programuotojui gali būti neįdomios rinkodaros pramonės tendencijos ir pokyčiai, tačiau kažkas, aptarnaujantis klientus.
- Prieš kurdami žinių bendrinimo el. Laišką, paklauskite savęs, ar tai geriausias būdas dalytis informacija. Kai kuriais atvejais galite nuspręsti, kad asmeninis susitikimas ar vaizdo konferencijos pristatymas būtų veiksmingesni.
- Prieš rašydami el. Laišką, sukurkite tai, ką norite bendrinti. Pvz., Jei norite pasidalyti tam tikrais rinkodaros būdais, kuriuos išmokote žiniatinklio seminare, kuriame lankėtės, galite užsirašyti pagrindinius dalykus, tokius kaip „nauji SEO metodai“, „el. Pašto rinkodaros strategijos“ir „geriausia turinio rinkodaros praktika“.
Įspėjimai
- Įsitikinkite, kad kalba, kurią naudojate el. Laiške, bus suprantama visiems jūsų auditorijai. Pavyzdžiui, nenaudokite daugybės programavimo žargonų, jei rašote visai savo įmonei.
- Prieš išsiunčiant el. Laiškus, visada patikrinkite ir rašykite. Jei jūsų el. Laiške yra klaidų, jūs nebūsite patikimas žinių šaltinis.
