Šis „wikiHow“moko jus, kaip naudoti „Microsoft Word“funkciją „Mail Merge“. „Mail Merge“leidžia naudoti kontaktinės informacijos skaičiuoklę, kad kiekvienai dokumento kopijai automatiškai priskirtumėte skirtingą adresą, vardą ar kitą informaciją. Tai naudinga personalizuojant naujienlaiškius ar pareiškimus, nes kiekvieno dokumento viršuje nereikia ranka rašyti kiekvieno asmens vardo ar adreso.
Žingsniai
1 dalis iš 3: Kontaktų lapo sukūrimas
Žingsnis 1. Atidarykite „Microsoft Excel“
„Microsoft Excel“programos piktograma primena baltą „X“tamsiai žaliame fone. Bus atidarytas „Excel“puslapis „Naujas“.
Jei „Excel“jau turite kontaktų lapą, pereikite prie „Excel“kontaktų importavimo
Žingsnis 2. Spustelėkite tuščią darbaknygę
Jis yra puslapio „Naujas“viršutinėje kairėje pusėje. Bus atidarytas naujas tuščias „Excel“dokumentas.
Žingsnis 3. Pridėkite savo kontaktų antraštes
Pradedama ląstelėje A1 ir judėdami tiesiai iš ten, įveskite šias antraštes:
- Vardas - Jūsų kontaktų vardai bus nurodyti šiame stulpelyje (langelyje A1).
- Pavardė - jūsų kontaktų pavardės bus pateiktos šiame stulpelyje (langelyje B1).
- Tel - šiame stulpelyje (langelis) bus nurodyti jūsų kontaktų telefono numeriai C1).
- „StreetAddress“- šiame stulpelyje (langelyje bus nurodyti jūsų kontaktų gatvių adresai) D1).
- Miestas - šiame stulpelyje (langelis) bus nurodyti jūsų kontaktų gyvenamieji miestai E1).
- Valstybė - šiame stulpelyje (langelis) bus nurodytos jūsų kontaktų gyvenamosios vietos F1).
- ZIP - šiame stulpelyje (langelyje bus rodomi jūsų kontaktų pašto kodai G1).
- El. Paštas - šiame stulpelyje (langelyje bus nurodyti jūsų kontaktų el. Pašto adresai) H1).
Žingsnis 4. Įveskite savo kontaktų informaciją
Pradėdami nuo A stulpelio 2 langelio, pradėkite įvesti kiekvieno iš žmonių, kuriems norite sukurti laiškų suliejimą, kontaktinę informaciją.
Prieš tęsdami įsitikinkite, kad ši informacija yra tiksli
Žingsnis 5. Išsaugokite dokumentą
Norėdami tai padaryti:
- „Windows“- spustelėkite Failas, spustelėkite Išsaugoti kaip, dukart spustelėkite Šis kompiuteris, spustelėkite įrašymo vietą kairėje lango pusėje, įveskite dokumento pavadinimą į teksto laukelį „Failo pavadinimas“ir spustelėkite Sutaupyti.
- „Mac“- spustelėkite Failas, spustelėkite Išsaugoti kaip…, įveskite dokumento pavadinimą lauke „Išsaugoti kaip“, pasirinkite įrašymo vietą spustelėdami laukelį „Kur“ir spustelėdami aplanką, tada spustelėkite Sutaupyti.
- Atminkite pasirinktą išsaugojimo vietą-vėliau turėsite rasti „Excel“skaičiuoklę.
Žingsnis 6. Uždarykite „Excel“
Spustelėkite X viršutiniame dešiniajame „Excel“kampe („Windows“) arba raudonas apskritimas viršutiniame kairiajame kampe („Mac“). Dabar galite tęsti laiškų suliejimo kūrimą „Microsoft Word“.
2 dalis iš 3: Kontaktų importavimas į „Word“
Žingsnis 1. Atidarykite „Microsoft Word“
„Word“programos piktograma atrodo kaip balta „W“tamsiai mėlyname fone. Kaip ir naudojant „Excel“, bus atidarytas puslapis „Naujas“.
Jei turite esamą „Microsoft Word“dokumentą, į kurį norite importuoti „Excel“kontaktus, dukart spustelėkite jį, kad atidarytumėte ir praleistumėte kitą veiksmą
Žingsnis 2. Spustelėkite tuščią dokumentą
Tai balta dėžutė viršutiniame kairiajame puslapio kampe. Bus atidarytas tuščias „Microsoft Word“dokumentas.
Žingsnis 3. Spustelėkite skirtuką Paštai
Šis skirtukas yra „Microsoft Word“lango viršuje. Įrankių juosta bus rodoma čia po skirtukų eilute.
Žingsnis 4. Spustelėkite Pasirinkti gavėjus
Tai yra skyriaus „Pradėti laiškų suliejimą“skiltyje Laiškai įrankių juosta. Tai padarius, atsiranda išskleidžiamasis meniu.
Žingsnis 5. Spustelėkite Naudoti esamą sąrašą…
Šią parinktį rasite išskleidžiamajame meniu. Bus atidarytas naujas langas.
- Jei kada nors norite naudoti „Outlook“kontaktus, galite pasirinkti Pasirinkite iš „Outlook“kontaktų parinktį išskleidžiamajame meniu.
- Taip pat galite įvesti laikiną kontaktinės informacijos sąrašą į „Word“pasirinkdami Įveskite naują sąrašą variantas. Tai naudinga, kai reikia sukurti tik keletą kontaktų informacijos.
Žingsnis 6. Pasirinkite „Microsoft Excel“kontaktų lapą
Kairėje lango pusėje spustelėkite aplanką, kuriame išsaugojote „Excel“lapą, tada spustelėkite „Excel“lapą, kad jį pasirinktumėte.
Žingsnis 7. Spustelėkite Atidaryti
Jis yra apatiniame dešiniajame lango kampe.
Žingsnis 8. Patvirtinkite sprendimą
Iššokančiajame lange spustelėkite „Excel“lapo pavadinimą, tada spustelėkite Gerai lango apačioje. Jūsų „Excel“lapas bus pasirinktas kaip vieta, iš kurios bus įkelti jūsų kontaktai.
Įsitikinkite, kad šio lango apačioje yra pažymėtas žymimasis laukelis „Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės“
3 dalis iš 3: pašto suliejimo naudojimas
Žingsnis 1. Eikite į vietą, kurioje norite įterpti kontaktinę informaciją
Raskite vietą, kur norite įterpti kontaktinę informaciją (pvz., Dokumento viršuje), ir spustelėkite ją, kad ten padėtumėte žymeklį.
Žingsnis 2. Spustelėkite Įterpti sujungimo lauką
Tai yra parinktis skiltyje „Rašyti ir įterpti laukus“ Laiškai skirtuką. Pasirodys išskleidžiamasis meniu.
Jums gali tekti spustelėti Laiškai prieš tai darydami dar kartą.
Žingsnis 3. Pasirinkite informacijos tipą
Išskleidžiamajame meniu spustelėkite vienos iš „Excel“dokumento antraščių pavadinimą, kad jį įterptumėte.
Pavyzdžiui, jūs spustelėtumėte Pirmas vardas išskleidžiamajame meniu, jei norite įterpti kontaktų vardų žymą.
Žingsnis 4. Jei reikia, pridėkite kitos informacijos
Tai gali būti kontaktų adresai, pavardės, telefono numeriai ir pan.
Žingsnis 5. Spustelėkite Finish & Merge
Jis yra dešinėje kraštinėje Laiškai skirtuko įrankių juosta. Tai paragina išskleidžiamąjį meniu.
Žingsnis 6. Pasirinkite sujungimo parinktį
Spustelėkite vieną iš šių parinkčių:
- Redaguoti atskirus dokumentus - Atidaro kiekvieno gavėjo dokumentą, leidžiantį toliau suasmeninti dokumentus.
- Spausdinti dokumentus… - Leidžia išspausdinti dokumento kopiją kiekvienam asmeniui, nurodytam jūsų kontaktų lape.
- Siųsti el. Pašto žinutes… - Leidžia išsiųsti dokumentus el. Kontaktų el. Pašto adresai bus pasirinkti kaip paskirties el. Pašto adresai.
Žingsnis 7. Vykdykite ekrane pateikiamas instrukcijas
Priklausomai nuo pasirinktos parinkties, turėsite peržiūrėti papildomą formą (pavyzdžiui, jei pasirinkote Paštu, turėsite įvesti temą ir spustelėti Gerai). Tai atlikus, pašto suliejimo procesas bus baigtas.
