Šis wikiHow mokys jus, kaip sujungti laiškus „Microsoft Office“arba „OpenOffice.org“. Sujungimas laiškais yra labai patogi funkcija, leidžianti automatiškai suasmeninti dokumentą kiekvienam gavėjui, kuriam jis siunčiamas. Tokiu būdu jums nereikia atskirai keisti kiekvieno gavėjo dokumento. Tai labai sutaupo laiko, ir tai tikrai lengva padaryti! Žemiau aprašyti veiksmai žingsnis po žingsnio supažindins jus su visu procesu.
Žingsniai
1 iš 3 metodas: paruošimas
Žingsnis 1. Sukurkite duomenų failą
Tai gali būti skaičiuoklės failas, duomenų bazės failas ar net tekstinis dokumentas su tinkamu formatavimu. Dažniausiai naudojami skaičiuoklės failai; šiame vadove daroma prielaida, kad naudojate skaičiuoklę.
-
Jūsų duomenų faile turėtų būti visa informacija, kurią teks keisti iš kopijos į kopiją. Pavyzdžiui, jei rašote formos laišką, jūsų duomenų faile bus visų, kuriems ketinate siųsti laišką, vardai ir galbūt adresai.
Į kiekvieną langelį išilgai linijos įrašykite vieną informacijos elementą, kad kiekvieno tipo informacija (vardas, pavardė, garbė ir pan.) Būtų atskirame stulpelyje
-
Sudarykite protingus stulpelių pavadinimus. Sujungimas laiškais nuskaito stulpelių duomenis. Manoma, kad pirmasis įrašas kiekviename informacijos stulpelyje yra bendras tokio tipo informacijos pavadinimas, todėl naudokite jums tinkamus pavadinimus.
Pvz., Pradėkite vardų stulpelį įvesdami „vardas“, o po juo visus vardus. Kai jūsų paklaus, kurį lauką įterpti į savo laišką, pamatysite „vardą“kaip parinktį ir prisiminsite, kas yra tame stulpelyje
- „Microsoft Office“vartotojai, kurie el. Paštui taip pat naudoja „Outlook“, gali naudoti savo „Outlook“adresų knygą kaip duomenų failą, jei pageidaujama.
Žingsnis 2. Išsaugokite duomenų failą
Išsaugokite ją kur nors, kur lengvai rasite, ir pavadinkite tai, ką lengvai atsiminsite.
Žingsnis 3. Parašykite savo pagrindinį dokumentą
Tai dokumentas, į kurį įterpsite informaciją. Pavyzdžiui, jei rašote formos laišką, pagrindinis dokumentas yra laiškas. Bet koks laiškų suliejimo elementas (pvz., Vardai) turėtų būti paliktas tuščias.
2 metodas iš 3: pašto sujungimas MS Office
1 žingsnis. Atidarykite laiškų suliejimo užduočių sritį
Pagrindiniame dokumente spustelėkite sritį, kad ją atidarytumėte. Jei nematote, atidarykite meniu Įrankiai ir sąraše pasirinkite Pašto suliejimas.
2 žingsnis. Atsakykite į MS Office klausimus
Pašto suliejimo įrankis „Office“turi kelis veiksmus, skirtus palengvinti jūsų gyvenimą, sumaniau ir tiksliau sujungiant failus.
- Pradėkite pasakydami, kokį dokumentą rašote. Spustelėkite tinkamiausią, tada spustelėkite Pirmyn.
- Pasakykite, kokį „pradinį dokumentą“(pirminį dokumentą) norite naudoti. Jei atlikote šiuos veiksmus, turėtumėte pasirinkti „naudoti šį dokumentą“. Spustelėkite Pirmyn.
Žingsnis 3. Pasirinkite failą, kurį norite sujungti
Tai duomenų failas, kurį sukūrėte anksčiau. Pasirinkite atitinkamą radijo mygtuką ir spustelėkite Pirmyn, kad surastumėte failą ir prijungtumėte jį prie pagrindinio dokumento.
Jei norite naudoti „Outlook“adresų knygą, spustelėkite šią parinktį
Žingsnis 4. Pasirinkite, kokius duomenis naudoti
„Office“leidžia pasirinkti arba panaikinti informacijos eilučių pasirinkimą. Tai leidžia jums pasirinkti, kuriuos duomenų failo informacijos elementus norite sujungti į pirminį dokumentą, todėl laikui bėgant duomenų failas bus naudingesnis, kai jį naudosite įvairiems dalykams. Kai būsite patenkinti, spustelėkite Pirmyn.
Duomenis galima rūšiuoti spustelėjus kiekvieno stulpelio antraštes. Tai gali būti naudinga, jei reikia greitai ieškoti daug informacijos
5 veiksmas. Įterpkite duomenų laukus
Kitame užduočių srities puslapyje būsite paraginti parašyti savo dokumentą, jei to dar nepadarėte, ir bus pateikta daugybė parinkčių, kaip įterpti duomenis iš failo į dokumentą.
-
Įterpkite duomenų lauką, užvesdami žymeklį ten, kur jis bus, ir užduočių srityje spustelėdami atitinkamą mygtuką, kad jį įterptumėte.
Galite ištrinti netinkamus arba pasikartojančius duomenų laukus paspausdami klavišą „Ištrinti“, tą patį kaip ir įprastą raidę ar skaičių
-
Iš anksto nustatytos parinktys šiek tiek keičiasi, atsižvelgiant į tai, kokio tipo dokumentą rašėte „Office“. „Office“daro viską, kad užpildytų reikiamą informaciją iš jūsų pateiktų duomenų. Pvz., Jei rašote formos verslo laišką, galite matyti parinktį įterpti adreso bloką, kuriame yra kiekvieno gavėjo vardas ir pavardė bei visas adresas, tvarkingai išdėstytas keliose eilutėse.
- Kai kurios iš anksto nustatytos parinktys atvers papildomus langus, kad galėtumėte užpildyti reikiamą informaciją. Visa tai daugiau ar mažiau paprasta ir lengva suprasti.
- Jei naudojate išankstinį nustatymą ir atrodo, kad nepavyksta rasti tinkamos informacijos, spustelėkite mygtuką, pažymėtą „Atitinkami laukai“, kad išmokytumėte programą, kurie jūsų laukų pavadinimai atitinka standartinius pavadinimus. Pavyzdžiui, galite parodyti, kad jis turėtų naudoti duomenų failo kategoriją „Šeimos vardas“, kad užpildytų „Pavardės“duomenis adreso bloke.
- Jei norite naudoti savo laukus, spustelėkite „daugiau parinkčių“. Galėsite matyti kiekvieno stulpelio pavadinimus ir juos naudoti.
Žingsnis 6. Patikrinkite savo raides
Sujungimas laiškais nerodys konkrečios informacijos laukuose, kuriuos taikote savo pagrindiniam dokumentui, kol neatspausdinsite, tačiau „Office“siūlo peržiūros funkciją, leidžiančią patikrinti ir įsitikinti, kad informacija rodoma teisingai pagal tai, kaip įdėjote jūsų dokumento laukus. Nesivaržykite ja naudotis, kol įsitikinsite, kad viskas tvarkoje.
Žingsnis 7. Užbaikite sujungimą
Paskutiniame laiškų suliejimo užduočių lango ekrane informuojama, kad viskas yra vietoje, ir jis yra paruoštas spausdinti dokumentus. Viename išspausdintame dokumente bus rodomas vienas informacijos rinkinys, o programa išspausdins tiek kopijų, kiek yra informacijos rinkinių.
Jei norite redaguoti konkrečias raides, tai taip pat galite padaryti šiame užduočių srities ekrane, pirmiausia spustelėdami „redaguoti atskiras raides“
3 iš 3 metodas: pašto sujungimas „OpenOffice.org“
Žingsnis 1. Sukurkite duomenų bazę
„OpenOffice.org“laiškų sujungimui visada reikalingas duomenų bazės failas; tačiau vis tiek pirmiausia galite sukurti savo duomenis skaičiuoklėje.
- Pagrindiniame dokumente atidarykite meniu Failas ir pasirinkite sukurti naują duomenų bazės failą.
- Pasirodžiusiame lange pasirinkite parinktį „prisijungti prie esamos duomenų bazės“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „skaičiuoklė“, tada spustelėkite Pirmyn.
- Kitame ekrane nukreipkite „OpenOffice.org“į norimą naudoti skaičiuoklės failą. Galite pasirinkti, ar norite apsaugoti duomenų bazę slaptažodžiu, pažymėdami langelį po failo vieta. Kai būsite pasiruošę, spustelėkite Pirmyn.
-
Šiame ekrane pasirinkite, ar užregistruoti duomenų bazę, kad vėliau būtų lengviau pasiekti, ir nuspręskite, ar norite atidaryti duomenų bazės failą, kad jį redaguotumėte dabar. (Tikriausiai to nereikės, jei ką tik sukūrėte skaičiuoklės failą.) Spustelėkite Baigti, kad išsaugotumėte duomenų bazę.
Būtinai suteikite duomenų bazei pavadinimą, kurį lengvai atsiminsite
2 veiksmas. Įterpkite laukus
Dabar, kai susiejote savo informaciją su „OpenOffice.org“suprantama duomenų baze, paprasta naudoti šią duomenų bazę laiškams sujungti, jei žinote, kur ieškoti.
- Meniu „Įterpti“pasirinkite „laukai“, tada antriniame meniu „kita …“. Arba galite įvesti „control-F2“.
- Pasirodžiusiame lange spustelėkite skirtuką „duomenų bazė“.
-
Spustelėkite mygtuką Naršyti apatinėje dešinėje lango dalyje ir raskite ką tik sukurtą duomenų bazės failą.
Pasirinkę savo duomenų bazę, ji bus rodoma dešinėje lango pusėje esančiame sąraše „Duomenų bazės pasirinkimas“
- Kairiojoje lango pusėje esančiame sąraše „tipas“pasirinkite „pašto suliejimo laukai“.
- Spustelėkite + šalia savo duomenų bazės, o po ja turėtų būti rodomas skaičiuoklės failas. Spustelėkite + šalia kad, ir pamatysite laukų pavadinimus, kuriuos pasirinkote kurdami skaičiuoklę.
-
Pasirinkite norimą įterpti lauką ir spustelėkite Įterpti, kad įterptumėte lauką į pagrindinį dokumentą.
- Nepamirškite prieš įdėdami įterpti žymeklį ten, kur norite įterpti lauką, arba turėsite iškirpti ir įklijuoti, kad perkeltumėte jį į reikiamą vietą.
- Kaip ir „Office“, teksto laukai jūsų pirminiame dokumente traktuojami kaip raidiniai ir skaitiniai simboliai. Galite perkelti juos naudodami tarpo klavišą ir ištrinti naudodami ištrynimo klavišą.
Žingsnis 3. Užbaikite sujungimą
Dar kartą patikrinkite, ar teisingai išdėstyti visi laukai. Kai būsite pasiruošę, atsispausdinkite pagrindinį dokumentą. Sujungimas laiškais atspausdins vieną kopiją kiekvienam įrašo rinkiniui faile, kurį sujungėte su dokumentu.
Patarimai
- Teksto apdorojimo programos dažnai turi šablonus, kuriuos galite naudoti kurdami pirminius dokumentus.
- Būtinai suskirstykite laukus į kuo konkretesnius terminus. Pavyzdžiui, galite naudoti mandagumo pavadinimą (p., Ponia, ponia), vardą ir pavardę. Tai trys pavadinimų laukai, todėl naudokite tris atskirus stulpelius su vieno tipo laukais kiekviename stulpelyje.
