Jei jums reikia perkelti duomenų sąrašą arba lentelę iš „Word“į „Excel“, jums nereikia kopijuoti ir įklijuoti kiekvienos atskiros informacijos į savo skaičiuoklės langelį. Pirmiausia tinkamai suformatuodami „Word“dokumentą, galite lengvai importuoti visą dokumentą į „Excel“vos keliais paspaudimais.
Žingsniai
1 metodas iš 2: sąrašo konvertavimas
Žingsnis 1. Supraskite, kaip dokumentas bus konvertuotas
Kai importuojate dokumentą į „Excel“, tam tikri simboliai bus naudojami nustatant, kokie duomenys patenka į kiekvieną „Excel“skaičiuoklės langelį. Prieš importuodami atlikite kelis formatavimo veiksmus, galėsite valdyti, kaip rodoma galutinė skaičiuoklė, ir sumažinti rankinio formatavimo, kurį turite atlikti, kiekį. Tai ypač naudinga, jei į „Excel“importuojate didelį sąrašą iš „Word“dokumento.
Šis metodas geriausiai tinka, kai turite kelių įrašų sąrašą, kurių kiekvienas yra suformatuotas vienodai (adresų sąrašas, telefono numeriai, el. Pašto adresai ir kt.)
Žingsnis 2. Nuskaitykite dokumentą, ar nėra formatavimo klaidų
Prieš pradėdami konversijos procesą, įsitikinkite, kad kiekvienas įrašas yra suformatuotas vienodai. Tai reiškia, kad reikia ištaisyti skyrybos klaidas arba pertvarkyti visus kitus neatitinkančius įrašus. Tai užtikrins tinkamą duomenų perdavimą.
Žingsnis 3. Rodykite formatavimo simbolius „Word“dokumente
Jei rodysite paprastai paslėptus formatavimo simbolius, galėsite nustatyti geriausią būdą padalyti įrašus. Galite juos rodyti spustelėję mygtuką „Rodyti / slėpti pastraipų žymes“skirtuke Pagrindinis arba paspausdami Ctrl+⇧ Shift+*
Daugelyje sąrašų kiekvienos eilutės pabaigoje bus vienas pastraipos ženklas arba vienas eilutės pabaigoje ir vienas tuščioje eilutėje tarp įrašų. Jūs naudosite žymes, kad įterptumėte „Excel“naudojamus simbolius, kad atskirtumėte langelius
Žingsnis 4. Pakeiskite pastraipų žymes tarp kiekvieno įrašo, kad atsikratytumėte papildomos vietos
„Excel“eilučių nustatymui naudos tarpą tarp įrašų, tačiau kol kas turėsite jo atsikratyti, kad padėtumėte formatavimui. Nesijaudinkite, po truputį jį vėl pridėsite. Tai geriausiai veikia, kai įrašo pabaigoje yra vienas pastraipos ženklas ir vienas tarpas tarp įrašų (du iš eilės).
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Į paieškos lauką įveskite ^p ^p. Tai yra dviejų pastraipų ženklų iš eilės kodas. Jei kiekvienas įrašas yra viena eilutė ir tarp jų nėra tuščių eilučių, naudokite vieną ^p.
- Į lauką Pakeisti įveskite skiriamąjį ženklą. Įsitikinkite, kad tai nėra simbolis, kuris rodomas bet kurioje dokumento vietoje, pvz., ~.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Pastebėsite, kad įrašai gali būti sujungti, tačiau šiuo metu tai nekelia susirūpinimo, kol skiriamasis simbolis yra tinkamoje vietoje (tarp kiekvieno įrašo)
Žingsnis 5. Atskirkite kiekvieną įrašą į atskirus laukus
Dabar, kai jūsų įrašai yra atskirti taip, kad jie būtų rodomi vėlesnėse eilutėse, norėsite apibrėžti, kokie duomenys bus rodomi kiekviename lauke. Pvz., Jei kiekvienas įrašas yra vardas pirmoje eilutėje, gatvės adresas antroje eilutėje ir būsena bei pašto kodas trečioje eilutėje, galite
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Pašalinkite vieną iš ^p ženklų lauke Rasti.
- Pakeiskite simbolį lauke Pakeisti į kablelį,.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Tai pakeis likusius pastraipos simbolius kableliais, kurie atskiria kiekvieną eilutę į lauką.
Žingsnis 6. Pakeiskite skiriamąjį ženklą, kad užbaigtumėte formatavimo procesą
Atlikę du aukščiau nurodytus „Rasti ir pakeisti“veiksmus, jūsų sąrašas nebeatrodys kaip sąrašas. Viskas bus toje pačioje eilutėje su kableliais tarp kiekvieno duomenų. Šis paskutinis „Rasti ir pakeisti“veiksmas grąžins jūsų duomenis į sąrašą, išlaikant laukus apibrėžiančius kablelius.
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Į lauką Rasti įveskite ~ (arba bet kurį iš pradžių pasirinktą simbolį).
- Į lauką Pakeisti įveskite ^p.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Taip įrašai bus vėl suskirstyti į atskiras grupes, atskirtas kableliais.
Žingsnis 7. Išsaugokite failą kaip paprasto teksto failą
Dabar, kai jūsų formatavimas baigtas, galite išsaugoti dokumentą kaip teksto failą. Tai leis „Excel“skaityti ir išanalizuoti jūsų duomenis, kad jie būtų teisinguose laukuose.
- Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite „Išsaugoti kaip“.
- Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu „Išsaugoti kaip tipą“ir pasirinkite „Paprastas tekstas“.
- Pavadinkite failą taip, kaip norite, ir spustelėkite Išsaugoti.
- Jei pasirodys langas Failo konvertavimas, tiesiog spustelėkite Gerai.
8. Atidarykite failą „Excel“
Dabar, kai išsaugojote failą paprastu tekstu, galite jį atidaryti „Excel“.
- Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite Atidaryti.
- Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu „Visi„ Excel “failai“ir pasirinkite „Teksto failai“.
- Spustelėkite Kitas> teksto importavimo vedlio lange.
- Atribotojų sąraše pasirinkite „Kablelis“. Apačioje esančioje peržiūroje galite pamatyti, kaip įrašai bus atskirti. Spustelėkite Kitas>.
- Pasirinkite kiekvieno stulpelio duomenų formatą ir spustelėkite Baigti.
2 metodas iš 2: lentelės konvertavimas
Žingsnis 1. Sudarykite lentelę „Word“su savo duomenimis
Jei turite „Word“duomenų sąrašą, galite juos konvertuoti į „Word“lentelės formatą ir greitai nukopijuoti tą lentelę į „Excel“. Jei jūsų duomenys jau yra lentelės formato, pereikite prie kito veiksmo.
- Pasirinkite visą tekstą, kurį norite konvertuoti į lentelę.
- Spustelėkite skirtuką Įterpti, tada spustelėkite mygtuką Lentelė.
- Pasirinkite „Konvertuoti tekstą į lentelę“.
- Lauke „Stulpelių skaičius“įveskite įrašų eilučių skaičių. Jei tarp kiekvieno įrašo yra tuščia eilutė, pridėkite vieną prie viso.
- Spustelėkite Gerai.
Žingsnis 2. Patikrinkite lentelės formatavimą
„Word“sukurs lentelę pagal jūsų nustatymus. Dar kartą patikrinkite, ar viskas yra ten, kur turėtų būti.
Žingsnis 3. Spustelėkite mažąjį mygtuką „+“, esantį viršutiniame kairiajame lentelės kampe
Tai bus rodoma, kai užvesite pelę virš stalo. Spustelėjus tai, bus pasirinkti visi lentelės duomenys.
Žingsnis 4. Paspauskite
Ctrl+C kopijuoti duomenis.
Taip pat galite spustelėti mygtuką „Kopijuoti“skirtuke Pagrindinis.
Žingsnis 5. Atidarykite „Excel“
Nukopijavę duomenis galite atidaryti „Excel“. Jei norite įdėti duomenis į esamą skaičiuoklę, įkelkite juos. Užveskite žymeklį į langelį, kuriame norite, kad būtų rodomas viršutinis kairysis lentelės langelis.
Žingsnis 6. Paspauskite
„Ctrl“+V. įklijuoti duomenis.
Atskiros „Word“lentelės ląstelės bus dedamos į atskirus „Excel“skaičiuoklės langelius.
Žingsnis 7. Padalinkite likusius stulpelius
Atsižvelgiant į importuojamų duomenų tipą, gali tekti atlikti papildomą formatavimą. Pavyzdžiui, jei importuojate adresus, miestas, valstijos santrumpa ir pašto kodas gali būti viename lange. Galite leisti „Excel“automatiškai juos padalyti.
- Norėdami pasirinkti visą stulpelį, spustelėkite stulpelio antraštę, kurią norite padalyti.
- Pasirinkite skirtuką „Duomenys“ir spustelėkite mygtuką „Tekstas į stulpelius“.
- Spustelėkite Pirmyn>, tada lauke „Atribotojai“pasirinkite „Kablelis“. Jei naudojate aukščiau pateiktą pavyzdį, miestas bus atskirtas nuo valstijos santrumpos ir pašto kodo.
- Spustelėkite Baigti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
- Pasirinkite stulpelį, kurį dar reikia padalyti, ir pakartokite procesą, vietoj „kablelio“kaip skiriamąjį ženklą pasirinkdami „Tarpas“. Taip būsenos santrumpa bus atskirta nuo pašto kodo.
