Nors šiandien jie nėra naudojami taip dažnai, fakso aparatas vis dar yra svarbus prietaisas, leidžiantis greitai ir efektyviai perduoti svarbius dokumentus, formas ir ranka rašytas pastabas, ypač biure. Fakso aparatas naudoja aktyvų fiksuotojo ryšio telefoną, norėdamas siųsti ir gauti dokumentus, o juo naudotis taip pat paprasta, kaip surinkti telefono numerį. Kai tinkamai nustatysite fakso aparatą ir susipažinsite su fakso siuntimo ir priėmimo metodais, greitai ir lengvai išsiųsite dokumentus!
Žingsniai
1 dalis iš 3: Fakso aparato nustatymas
1 žingsnis. Padėkite fakso aparatą
Padėkite fakso aparatą ant lygaus paviršiaus, netoli elektros lizdų ir telefono lizdo. Įsitikinkite, kad popieriaus tiekimas nukreiptas į išorę. Tai padės išvengti įeinančių faksogramų ir nuskaitytų dokumentų įstrigimo tarp sienos ir aparato bei jų sugadinimo.
Žingsnis 2. Prijunkite maitinimo šaltinį
Prijunkite fakso aparatą prie artimiausio sieninio lizdo. Įsitikinkite, kad jungtis yra gera ir kištukas tinkamai įkišamas į lizdą. Kai fakso aparatas bus prijungtas prie maitinimo šaltinio, įsitikinkite, kad jis liks išjungtas likusiam nustatymui.
Žingsnis 3. Apsaugokite telefono liniją
Fakso aparatas naudoja telefono liniją duomenims siųsti ir gauti, kurdamas ir spausdindamas dokumentus. Jie neveiks naudojant interneto telefono liniją. Būtinai turėkite aktyvią telefono liniją ir fakso aparato telefono numerį, kad jūsų aparatas galėtų perduoti ir priimti signalus dokumentams kurti.
Jei reikia, paskambinkite savo kabelinių ir telefono paslaugų teikėjui ir nustatykite fiksuotojo ryšio telefoną
Žingsnis 4. Prijunkite telefono kabelį
Standartinis telefono kabelis turi būti prijungtas prie fakso aparato telefono lizdo, kuris paprastai yra aparato gale. Kitas laido galas turi būti pritvirtintas tiesiai prie artimiausio telefono lizdo sienoje. Dar kartą patikrinkite, ar laidas prijungtas prie aparato ir sieninio telefono lizdo.
Žingsnis 5. Įpilkite popieriaus ir rašalo
Norint sukurti ir atspausdinti gaunamus dokumentus, faksogramai reikės popieriaus ir rašalo. Įsitikinkite, kad turite šiuos reikmenis po ranka.
- Prieš įdėdami popierių, ventiliatorių arba apverskite popieriaus krūvą, kad įsitikintumėte, jog jie nesulimpa. Tai padės išvengti popieriaus strigčių.
- Kiekvienoje mašinoje bus tam tikro tipo, dydžio ir skaičiaus rašalo kasetės. Būtinai peržiūrėkite įrenginio instrukcijas, kad nuspręstumėte, koks rašalas geriausiai tinka jūsų aparatui.
Žingsnis 6. Patikrinkite ryšį
Prijungę fakso aparatą ir įdėję popieriaus bei rašalo, įjunkite aparatą ir patikrinkite telefono ryšį. Norint naudotis fakso aparatu, ryšys turi būti saugus.
- Pakelkite fakso aparato imtuvą, jei jis yra jūsų prietaise, patikrinkite, ar fiksuotasis telefonas yra tinkamai prijungtas. Imtuvas turėtų būti panašus į telefoną. Klausykite, kaip skamba skambėjimo tonas, kuris parodys, kad ryšys yra saugus.
- Jei faksogramoje nėra imtuvo, telefoną galite prijungti per fakso aparato išorinį telefono lizdą. Jei ryšys geras, turėtumėte išgirsti skambantį skambėjimo toną.
2 dalis iš 3: Fakso siuntimas
Žingsnis 1. Įjunkite mašiną
Prieš siųsdami dokumentą įsitikinkite, kad aparatas įjungtas ir telefono laidas tvirtai pritvirtintas. Galbūt norėsite patikrinti, ar imtuve nėra rinkimo tono, kad įsitikintumėte, jog ryšys yra saugus.
Žingsnis 2. Naudokite viršelį
Viršelio lapas yra puikus būdas garantuoti, kad jūsų dokumentas bus pasiektas tinkamam asmeniui. Tai ypač naudinga siunčiant faksogramas įmonei, kur keli darbuotojai gali naudoti tą patį įrenginį. Viršelio lape turėtų būti gavėjo vardas, pavardė, jo ir jūsų fakso numeris, jūsų kontaktinė informacija ir puslapių, kuriuos gavėjas turėtų tikėtis gauti faksu, skaičius.
Puslapių skaičiaus įtraukimas į viršelį yra naudingas gavėjui, kad jis žinotų, ar gavo visus reikiamus puslapius
Žingsnis 3. Tinkamai užsisakykite dokumentus
Būtinai pridėkite puslapių numerius ir įdėkite dokumento puslapius tokia tvarka, kokia norite juos gauti. Jūs nenorite, kad gavėjas sujungtų puslapius. Tai gali sukelti painiavą ir trukdyti numatytai dokumento prasmei. Užsakę puslapius ir juos sunumeravę užtikrinsite efektyvų informacijos perdavimą.
Žingsnis 4. Įdėkite dokumentus į skaitytuvą
Dauguma fakso aparatų reikalauja, kad dokumentas būtų įterptas į fakso aparato skaitytuvo dalį spausdinta puse į viršų arba žemyn. Nėra standartinio metodo visuose įrenginiuose. Dauguma fakso aparatų nurodys, kokį metodą naudoti, su lengvai įskaitomu simboliu prietaiso priekyje.
5 veiksmas. Surinkite gavėjo fakso numerį
Naudodami klaviatūrą, esančią fakso priekyje, surinkite gavėjo fakso numerį, įskaitant vietovės kodą. Jei siunčiate dokumentą faksu tarptautiniu mastu, turite įvesti šalies kodą. Jei yra įmonės numeris, naudojamas išorės rinkimui (dažnai „7“arba „9“), būtinai paspauskite tą skaitmenį prieš vietovės ar šalies kodą ir fakso numerį.
Žingsnis 6. Siųskite dokumentus
Kai surinksite numerį, daugeliui fakso aparatų reikės, kad paspausdami mygtuką „Siųsti“arba „Pradėti“perduotumėte dokumentą. Stebėkite, kaip dokumentas perduodamas, jei įvyktų klaida ar įstrigtų popierius. Kai dokumentas buvo perkeltas sėkmingai, faksas su išspausdinta pažangos ataskaita arba patvirtinimo puslapis. Jei gaunate klaidos pranešimą, pabandykite dar kartą išsiųsti dokumentą.
3 iš 3 dalis: fakso priėmimas
Žingsnis 1. Patikrinkite ryšį
Įsitikinkite, kad fakso aparatas įjungtas. Norint priimti faksogramas, taip pat svarbu įsitikinti, kad fakso aparatas yra prijungtas prie maitinimo šaltinio ir telefono lizdo. Jei norite užtikrinti tinkamą ryšį, galite pasiimti imtuvą ir išgirsti rinkimo toną.
2 veiksmas. Patikrinkite popieriaus ir rašalo tiekimą
Fakso aparate norėsite tiekti pakankamai popieriaus ir rašalo. Jei fakso aparatu gaunate daug dokumentų, būtinai dažnai tikrinkite šiuos reikmenis. Priešingu atveju tai gali trukdyti jums gauti visą dokumentą arba atidėti jo atvykimą.
Žingsnis 3. Klausykitės skambėjimo signalo
Gavęs gaunamą dokumentą, fakso aparatas skambės arba skambės. Įrenginys nustatytas automatiškai apdoroti šiuos dokumentus, todėl šiuo metu nieko nereikia daryti. Stenkitės nespausti mašinos mygtukų, kitaip ryšys gali būti sutrikdytas arba atjungtas.
Žingsnis 4. Peržiūrėkite dokumentą
Kai fakso aparatas sėkmingai priims dokumentą, jis išspausdins puslapius tokia tvarka, kokia juos pateikė siuntėjas. Peržiūrėkite viršelį ir įsitikinkite, kad esate numatytasis gavėjas ir ar visi puslapiai buvo sėkmingai perduoti ir išspausdinti.
Žingsnis 5. Tolesni veiksmai su siuntėju
Jei norite patvirtinti, kad gavote faksogramą, arba jei nerimaujate, kad negavote visos reikiamos informacijos, galite susisiekti su siuntėju telefonu arba el. Paštu. Kontaktinė informacija gali būti nurodyta viršelio lape, taigi, jei neturite po ranka siuntėjo informacijos, apsilankykite šiame puslapyje.
