Pasikartojantys įrašai gali būti rodomi, jei į duomenų bazę duomenis įvedate keli žmonės be pakankamų apsaugos priemonių. Sujungus kelias duomenų bazes taip pat gali atsirasti pasikartojimų. „Access“teikia užklausų įrankį, kuris leidžia rasti duomenų bazės dublikatus. Tada galite juos pašalinti arba sujungti, kad jūsų duomenų bazė būtų lengviau skaitoma ir efektyvesnė.
Žingsniai
Žingsnis 1. Žinokite, kas daro duomenis „pasikartojančius“
Pasikartojantys duomenys nereiškia, kad visi laukai yra vienodi. Pvz., Klientas, du kartus įvestas į duomenų bazę, gali turėti du skirtingus ID ir galbūt skirtingą rašybą. Kita vertus, jei vardas yra įprastas, tai gali būti du skirtingi klientai. Turėsite palyginti turimus duomenis ir atidžiai patikrinti kiekvieną rezultatą, kad nustatytumėte, kas yra ir kas nesikartoja.
Žingsnis 2. Sukurkite duomenų bazės atsarginę kopiją
Prieš atliekant didelius pakeitimus rekomenduojama sukurti naują atsarginę kopiją. Tokiu būdu galite atkurti duomenų bazę, jei netyčia ištrinsite neteisingus įrašus.
- Spustelėkite meniu Failas ir pasirinkite „Išsaugoti kaip“arba „Išsaugoti ir paskelbti“.
- Skiltyje Išplėstinė spustelėkite „Atsarginė duomenų bazė“. Vykdykite nurodymus, kad sukurtumėte duomenų bazės atsarginę kopiją.
Žingsnis 3. Informuokite kitus vartotojus, kad ketinate atlikti pakeitimus
Kad išvengtumėte duomenų konfliktų, stenkitės, kad kiti vartotojai duomenų nepridėtų prie duomenų bazės. Tai neprivaloma, tačiau vėliau gali sutaupyti galvos skausmą, jei viskas bus ne taip.
Jei galite, nustatykite duomenų bazę išskirtiniu režimu. Tai neleis kitiems vartotojams atlikti jokių pakeitimų. Spustelėkite meniu Failas ir pasirinkite „Parinktys“, tada pasirinkite „Kliento nustatymai“. Skiltyje „Numatytasis atidarytas režimas“pasirinkite „Išskirtinis“. Jei neturite daug žmonių, naudojančių duomenų bazę, paprastai dėl to nerimauti nereikia
Žingsnis 4. Atidarykite užklausų vedlį
Užklausos įrankis gali rasti įrašų, kuriuose yra pasikartojančio turinio. Vedlio paleidimo procesas priklauso nuo jūsų naudojamos „Access“versijos:
- 2013/2010 - Spustelėkite skirtuką „Kurti“, tada spustelėkite „Užklausų vedlys“.
- 2007 - Spustelėkite skirtuką „Įterpti“arba „Sukurti“ir pasirinkite „Užklausos vedlys“.
- 2003 - atidarykite duomenų bazės langą ir pasirinkite skirtuką „Užklausos“. Spustelėkite mygtuką „Naujas“.
Žingsnis 5. Pasirinkite „Rasti dublikatų užklausos vedlį“
Ši užklausa lygina laukus, kad rastų pasikartojančius įrašus.
Žingsnis 6. Pasirinkite lentelę, kurioje norite ieškoti
Bus pateiktos visos jūsų duomenų bazės lentelės. Pasirinkite lentelę, kurios dublikatus norite patikrinti.
Jei norite tikrinti daugumą pasikartojimų, norėsite palikti pasirinktą rodinį „Lentelės“
Žingsnis 7. Pasirinkite laukus, kuriuose, jūsų manymu, yra dublikatų
Pasirinkite visus laukus, kuriuos norite palyginti su pasikartojančiais duomenimis. Įtraukite pakankamai laukų, kad galėtumėte priimti sprendimą. Dublikatai grąžinami tik tuo atveju, jei laukai atitinka simbolio charakterį. Išraiškomis galite rasti dalines atitiktis.
- Venkite naudoti bendrus laukus. Lyginant įrašus, nenaudokite tokių laukų kaip data ar vieta, kad sumažintumėte netvarką.
- Neturėdami pakankamai laukų, kad atskirtumėte įrašus, arba jei laukai yra pernelyg bendri, gausite daug pasikartojančių rezultatų.
Žingsnis 8. Pasirinkite papildomus laukus, kuriuos norite peržiūrėti
Papildomas laukas arba du gali padėti nuspręsti, ar duomenys iš tikrųjų yra pasikartojantys. Pavyzdžiui, laukas Užsakymo ID padės nustatyti, ar tas pats vardas du kartus yra atskiri įrašai. Įtraukite bent vieną lauką, kad padėtumėte tai atskirti ir išvengtumėte atsitiktinio duomenų praradimo.
Žingsnis 9. Sukurkite užklausą
Būsite paraginti suteikti užklausai pavadinimą. Norėdami pamatyti rezultatus, spustelėkite „Baigti“.
10. Atidžiai peržiūrėkite savo rezultatus
Bus rodomi visi galimi dublikatai pagal jūsų kriterijus. Peržiūrėkite visus rezultatus ir pasinaudokite turimomis žiniomis apie savo įmonę, kad nuspręstumėte, ar įrašas yra dublikatas. Prieš pašalindami, įsitikinkite, kad įrašas yra dublikatas.
Jei negalite nuspręsti, iš naujo sukurkite užklausą papildomame lauke, kad padėtumėte priimti sprendimą
11 veiksmas. Ištrinkite pasikartojančius įrašus
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kairįjį stulpelį ir pasirinkite „Ištrinti įrašą“, kad pašalintumėte dublikatą. Galite pasirinkti kelis įrašus, kad juos ištrintumėte vienu metu.
- Galbūt norėsite sujungti kai kuriuos duomenis iš vieno pasikartojančio įrašo į įrašą, kurį planuojate išsaugoti.
- Įsitikinkite, kad neištrinsite visų įrašų, rodomų pasikartojančių rezultatų sąraše, antraip neliksite originalaus įrašo.
