Gali atrodyti, kad sunku uždaryti svarbų verslo el. Laišką. Yra daug būdų, kaip užbaigti savo pranešimą! Tačiau galiausiai el. Pašto uždarymo būdas priklausys nuo kelių skirtingų veiksnių. Tai gali būti tokie dalykai, kaip tai, kaip gerai pažįstate asmenį, kuriam rašote, el. Laiško tikslas ir ar jūsų el. Paštas yra grandinės dalis. Turint omenyje šiuos veiksnius, sudarykite tinkamą paskutinį sakinį. Tada pasirinkite tinkamą atsijungimą ir nuspręskite, ką įrašyti į savo parašą.
Žingsniai
1 dalis iš 3: Baigiamųjų pastabų rašymas
1 žingsnis. Priminkite gavėjui jūsų el. Laiško paskirtį
Yra daug priežasčių rašyti el. Laišką verslo aplinkoje. Nustatę pagrindinį el. Laiško tikslą, galėsite nustatyti geriausią būdą jį užbaigti.
- Pvz., Jei pateikiate užklausą, užbaikite ką nors panašaus: „Dėkojame už jūsų laiką“arba „Dėkojame už jūsų dėmesį“.
- Jei atsakote į informacijos ar pagalbos prašymą, galite baigti žodžiu „Tikiuosi, kad tai padės! arba „Leiskite man žinoti, ar galiu kaip nors kitaip padėti“.
- Jei planuojate susitikimą akis į akį, galite užbaigti kažką panašaus: „Iki pasimatymo kitą savaitę!
Žingsnis 2. Naudokite savo auditorijai tinkamą toną
Pagalvokite, kaip gerai pažįstate asmenį, kuriam rašote, kokius santykius turite su juo ir ką bandote pasiekti. Laiškas aukštesnio lygio vadovui ar svarbiam naujam klientui tikriausiai turėtų būti oficialesnis nei laiškas žinomam bendradarbiui.
- Pavyzdžiui, jei planuojate susitikimą su klientu, geras baigiamasis teiginys gali būti toks: „Laukiu mūsų susitikimo 24 d. Jei turite klausimų, susisiekite su manimi telefonu 555-555-5555 “.
- Kita vertus, jei organizuojate draugišką susitikimą su gerai pažįstamu bendradarbiu, gali būti visiškai gerai užbaigti kažką panašaus: „Skamba gerai! Pasimatysime rytoj!:)”
3 žingsnis. Neįtraukite baigiamojo pareiškimo, jei jūsų el. Laiškas yra grandinės dalis
Jei tai yra jūsų pirmasis el. Laiškas nagrinėjama tema arba jei tai yra ypač svarbus el. Laiškas, tikriausiai gera idėja būtų įtraukti baigiamąjį padėką arba „raginimą veikti“. Tačiau trumpumas yra svarbus verslo el. Jei jūsų el. Paštas yra ilgos grandinės dalis, jums gali tekti neįtraukti nieko, išskyrus svarbiausią informaciją.
Pavyzdžiui, jei baigiate ilgą pokalbį el. Paštu su savo viršininku dėl užduoties, jums gali tekti pasakyti daug daugiau nei: „Gerai. Aš tai padarysiu iki penktadienio dienos pabaigos. - M."
2 dalis iš 3: Atsijungimo pasirinkimas
1 žingsnis. Pasirinkite atsijungimą, atitinkantį jūsų el. Laiško toną
Jei jūsų el. Laiškas yra oficialus, pasirašykite ką nors panašaus į „Geriausi linkėjimai“arba (jei norite dar oficialesnio prisilietimo) „Nuoširdžiai“. Jei naudojate ne tokius oficialius el. Laiškus, jums gali būti gerai, pvz., „Rūpinkitės“arba „Sveikiname“.
Jei anksčiau gavote el. Laiškų iš asmens, kuriam rašote, galite pažvelgti į jo pasirašymą ir suderinti savo toną su jų el. Laiškais. Pvz., Jei jie linkę pasirašyti kažką panašaus į „Šilti linkėjimai“, turėtumėte pasirašyti panašiu formalumu
Žingsnis 2. Naudokite savo tikslą atitinkantį atsijungimą
Kaip ir baigiamasis sakinys, atsijungimas taip pat gali atspindėti jūsų el. Pvz., Jei pateikiate paprastą prašymą arba trumpai išreiškiate dėkingumą už kažką, galite naudoti tokį užrašą kaip „Labai ačiū“arba „Ačiū labai“, po kurio parašas.
Žingsnis 3. Venkite per daug meilės
Nebent labai gerai pažįstate asmenį, kuriam rašote, venkite pernelyg slogių, neoficialių ar meilių dalykų. Paprastai tokie dalykai kaip „Meilė“, „XOXO“ar „Apkabinimai“neturėtų būti naudojami verslo el.
Žingsnis 4. Praleiskite prisijungimą trumpuose arba grandininiuose el. Laiškuose
Jei jūsų el. Paštas yra ilgos grandinės dalis arba jei bandote ką nors labai trumpai ir greitai perduoti bendradarbiui, gali būti, kad nebūtina įtraukti sign-off.
Jei nesijaučiate patogiai praleisdami pasirašymą, atlikite paprastą pasirašymą, pvz., –Bernice arba –B. turėtų tikti trumpi, neoficialūs el. laiškai
3 dalis iš 3: El. Pašto pasirašymas
1 žingsnis. Įtraukite pagrindinę identifikavimo informaciją
Kiek informacijos įtraukiate į savo parašą, priklausys nuo to, kaip gerai pažįstate savo korespondentą ir kaip dažnai su juo bendravote.
- Pirmą kartą el. Laiške tikriausiai turėtų būti bent jūsų vardas, pavardė, pareigos, darbo vieta ir telefono numeris.
- Bendraujant su bendradarbiu ar žmogumi, kuriam dažnai siunčiate el. Laiškus, tikriausiai pakanka pasirašyti savo vardu ar inicialu.
2 žingsnis. Parašykite trumpai
Apskritai geriausia neperkrauti verslo el. Laiško su daugybe papildomo teksto ir vaizdų. Prie el. Pašto parašo nepridėkite nieko nereikalingo, pavyzdžiui, citatų, prašmatnios grafikos ar daugybės nuorodų.
Žingsnis 3. Nustatykite automatinį parašą
Jei nenorite kiekvieną kartą siunčiant svarbų laišką parašyti savo pareigų pavadinimo ir kontaktinės informacijos, galbūt norėsite sukurti parašą, kurį el. Pašto klientas galėtų automatiškai pridėti prie jūsų pranešimų.
Kai kurios programos, pvz., „Outlook“, leidžia jums sukurti kelis parašus, todėl galite pasirinkti tą, kuris labiausiai tinka bet kuriam el
Patarimai
-
Jūsų parašas turėtų atrodyti maždaug taip:
- Geriausi linkėjimai,
- Jane Doe, rinkos analitikė
- „MegaCorp“
- 214-444-1234
- Daugelyje el. Pašto klientų, tokių kaip „Outlook“ir pan., Labai lengva nustatyti parašą, kuris automatiškai pridedamas prie kiekvieno el. Laiško.
Įspėjimai
- Jei įmanoma, paprašykite kito asmens dar kartą patikrinti jūsų darbą. Tinkamo korektūros nepakeičia.
- Prieš siųsdami redaguokite ir koreguokite visas raides - tai yra, perskaitykite teisingą gramatiką ir rašybą ir pašalinkite spausdinimo klaidas. Pakeiskite dviprasmišką kalbą, pvz., Žodžius ir frazes, kurie yra neaiškūs arba turi dvigubą reikšmę.
- Rašybos tikrinimo naudojimas nėra neklystantis, nes programinė įranga dažnai įterps tinkamai parašytą žodį, bet ne tinkamą kontekstui. Pakeitus „bankroll“į „blank roll“, sakinio prasmė tikrai pasikeičia. Taip pat turite pasikliauti savo žiniomis apie gramatikos subtilybes, nes programinės įrangos pasiūlymai ne visada yra teisingi.