„Excel“puikiai tinka duomenų lentelėms, bet kaip galite manipuliuoti ir tvarkyti ją taip, kad ji atitiktų jūsų poreikius? Rūšiavimo įrankis leidžia greitai rūšiuoti stulpelius pagal įvairius formatus arba sukurti savo pasirinktinį kelių stulpelių ir tipų duomenų rūšiavimą. Naudokite funkciją Rūšiuoti, kad logiškai tvarkytumėte savo duomenis ir palengvintumėte jų supratimą bei naudojimą.
Žingsniai
1 dalis iš 3: Rūšiavimas abėcėlės arba skaitmenine tvarka
Žingsnis 1. Pasirinkite savo duomenis
Galite spustelėti ir vilkti, kad pasirinktumėte stulpelį, kurį norite rūšiuoti, arba galite spustelėti vieną iš stulpelio langelių, kad jis būtų aktyvus, ir leisti „Excel“automatiškai pasirinkti duomenis.
Visi stulpelio duomenys turi būti suformatuoti vienodai, kad būtų galima rūšiuoti (pvz., Tekstas, skaičiai, datos)
Žingsnis 2. Raskite mygtukus Rūšiuoti
Juos rasite skirtuko „Duomenys“skiltyje „Rūšiuoti ir filtruoti“. Norėdami greitai surūšiuoti, naudosite mygtukus „AZ ↓“ir „AZ ↑“.
Žingsnis 3. Rūšiuokite stulpelį spustelėdami atitinkamą mygtuką
Jei rūšiuojate skaičius, galite rūšiuoti nuo mažiausio iki didžiausio („AZ ↓“) arba nuo aukščiausio iki mažiausio („AZ ↑“). Jei rūšiuojate tekstą, galite rūšiuoti didėjančia raidžių ir skaičių tvarka ("AZ ↓") arba mažėjančia raidžių ir skaičių tvarka ("AZ ↑"). Jei rūšiuojate datas ar laikus, galite rūšiuoti nuo ankstesnio iki vėlesnio („AZ ↓“) arba vėliau į ankstesnį („AZ ↑“).
Jei šalia rūšiavimo yra dar vienas duomenų stulpelis, jūsų paklaus, ar norite įtraukti tuos duomenis į rūšiavimą. Rūšiavimas vis tiek bus jūsų iš pradžių pasirinktas stulpelis, tačiau susiję duomenų stulpeliai bus rūšiuojami kartu su juo
Žingsnis 4. Trikčių šalinimas stulpelyje, kuris nebus rūšiuojamas
Jei bandydami rūšiuoti susiduriate su klaidomis, greičiausiai kaltininkas yra duomenų formatavimo problemos.
- Jei rūšiuojate skaičius, įsitikinkite, kad visi langeliai yra suformatuoti kaip skaičiai, o ne tekstas. Skaičius galima netyčia importuoti kaip tekstą iš tam tikrų apskaitos programų.
- Jei rūšiuojate tekstą, klaidos gali atsirasti dėl tarpų ar netinkamo formatavimo.
- Jei rūšiuojate datas ar laiką, problemos dažniausiai kyla dėl jūsų duomenų formatavimo. Kad „Excel“galėtų sėkmingai rūšiuoti pagal datą, turite užtikrinti, kad visi duomenys būtų saugomi kaip data.
2 dalis iš 3: Rūšiavimas pagal kelis kriterijus
Žingsnis 1. Pasirinkite savo duomenis
Tarkime, kad turite skaičiuoklę su klientų vardų ir miesto, kuriame jie yra, sąrašu. Kad palengvintumėte savo gyvenimą, pirmiausia turite surūšiuoti abėcėlės tvarka pagal miestą, o paskui - pagal kiekvieno miesto abėcėlę. Sukūrę pasirinktinę rūšį, galite tai padaryti.
Žingsnis 2. Spustelėkite mygtuką Rūšiuoti
Tai galima rasti skirtuko „Duomenys“skiltyje „Rūšiuoti ir filtruoti“. Atsidarys rūšiavimo langas, leidžiantis sukurti pasirinktinį rūšiavimą pagal kelis kriterijus.
Jei stulpelių pirmajame langelyje yra antraštės, pvz., „Miestas“ir „Pavadinimas“, būtinai pažymėkite langelį „Mano duomenys turi antraštes“viršutiniame kairiajame rūšiavimo lango kampe
Žingsnis 3. Sukurkite savo pirmąją taisyklę
Spustelėkite meniu „Rūšiuoti pagal“, kad pasirinktumėte norimą stulpelį. Šiame pavyzdyje pirmiausia rūšiuotumėte pagal miestą, todėl meniu pasirinkite atitinkamą stulpelį.
- Laikykite „Rūšiuoti“nustatymą „Vertės“.
- Nustatykite tvarką „nuo A iki Z“arba „nuo Z iki A“, priklausomai nuo to, kaip norite rūšiuoti.
Žingsnis 4. Sukurkite antrąją taisyklę
Spustelėkite mygtuką „Pridėti lygį“. Tai pridės taisyklę po pirmąja. Pasirinkite antrą stulpelį (mūsų pavyzdžio stulpelis „Pavadinimas“), tada pasirinkite rūšiavimo tvarką (kad būtų lengviau skaityti, pasirinkite tą pačią tvarką kaip ir pirmoji taisyklė).
Žingsnis 5. Spustelėkite Gerai
Jūsų sąrašas bus surūšiuotas pagal jūsų taisykles. Turėtumėte matyti miestus, išvardytus abėcėlės tvarka, o tada klientų vardus, surūšiuotus abėcėlės tvarka kiekviename mieste.
Šis pavyzdys yra paprastas ir apima tik du stulpelius. Tačiau galite padaryti savo rūšiavimą tokį sudėtingą, kokio norėtumėte, ir įtraukti daug stulpelių
3 dalis iš 3: Rūšiavimas pagal langelį arba šrifto spalvą
Žingsnis 1. Pasirinkite savo duomenis
Galite spustelėti ir vilkti, kad pasirinktumėte norimą rūšiuoti stulpelį, arba galite spustelėti vieną iš stulpelio langelių, kad jis būtų aktyvus, ir leisti „Excel“automatiškai pasirinkti duomenis.
Žingsnis 2. Spustelėkite mygtuką Rūšiuoti
Mygtuką Rūšiuoti galite rasti skirtuko Duomenys skiltyje „Rūšiuoti ir filtruoti“. Tai atvers langą Rūšiuoti. Jei šalia rūšiavimo turite kitą duomenų stulpelį, jūsų paklaus, ar norite įtraukti tuos duomenis į rūšiavimą.
Žingsnis 3. Meniu „Rūšiuoti“pasirinkite „Ląstelės spalva“arba „Šrifto spalva“
Tai leis jums pasirinkti pirmą spalvą, pagal kurią norite rūšiuoti.
Žingsnis 4. Pirmiausia pasirinkite spalvą, kurią norite rūšiuoti
Stulpelyje „Užsakymas“galite naudoti išskleidžiamąjį meniu, kad pasirinktumėte spalvą, kurią rūšiuoti norite pateikti pirmą ar paskutinę. Galite pasirinkti tik spalvas, kurios yra stulpelyje.
Nėra numatytosios spalvų rūšiavimo tvarkos. Užsakymą turėsite nustatyti patys
5 veiksmas. Pridėkite kitą spalvą
Turėsite pridėti dar vieną taisyklę kiekvienai rūšiamo stulpelio spalvai. Spustelėkite „Pridėti lygį“, jei norite rūšiuoti dar vieną taisyklę. Pasirinkite kitą spalvą, pagal kurią norite rūšiuoti, ir tada norimą rūšiuoti tvarką.
Įsitikinkite, kad kiekvienos taisyklės užsakymas yra vienodas. Pavyzdžiui, jei rūšiuojate iš viršaus į apačią, įsitikinkite, kad kiekvienos taisyklės skiltyje „Užsakymas“parašyta „Į viršų“
Žingsnis 6. Spustelėkite Gerai
Kiekviena taisyklė bus taikoma po vieną, o stulpelis bus surūšiuotas pagal jūsų apibrėžtas spalvas.
Patarimai
- Pabandykite rūšiuoti duomenis įvairiais būdais; šios naujos perspektyvos gali nušviesti įvairius informacijos aspektus.
- Jei jūsų skaičiuoklėje yra sumos, vidurkiai ar kita suvestinė informacija po informacija, kurią reikia rūšiuoti, būkite atsargūs ir jų nerūšiuokite.