Kaip naudotis „Microsoft Access“(su paveikslėliais)

Turinys:

Kaip naudotis „Microsoft Access“(su paveikslėliais)
Kaip naudotis „Microsoft Access“(su paveikslėliais)

Video: Kaip naudotis „Microsoft Access“(su paveikslėliais)

Video: Kaip naudotis „Microsoft Access“(su paveikslėliais)
Video: Meteor: лучший способ создавать приложения, Роджер Зуравицки 2024, Kovas
Anonim

„Microsoft Access“yra duomenų bazių kūrimo programa, leidžianti visiems lengvai prižiūrėti ir redaguoti duomenų bazę. Tai tinka viskam, pradedant mažais projektais ir baigiant didelėmis įmonėmis, ir yra labai vaizdinga programa. Tai puikiai tinka duomenų įvedimui, nes jums nereikia dirbti su lentelėmis ir skaičiuoklėmis.

Žingsniai

1 dalis iš 6: Naujos duomenų bazės kūrimas

Naudokite „Microsoft Access“1 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“1 veiksmą

Žingsnis 1. Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite „Naujas“

Duomenų bazėje yra visi jūsų duomenys įvairiomis formomis. Galite pasirinkti sukurti tuščią duomenų bazę, tuščią žiniatinklio duomenų bazę arba pasirinkti iš įvairių šablonų.

  • Tuščia duomenų bazė yra standartinė „Access“duomenų bazė ir yra tinkama vietiniam naudojimui. Sukūrus tuščią duomenų bazę, bus sukurta ir viena lentelė.
  • Žiniatinklio duomenų bazės sukurtos taip, kad būtų suderinamos su „Access“žiniatinklio publikavimo įrankiais. Sukūrus tuščią duomenų bazę, bus sukurta ir viena lentelė.
  • Šablonai yra iš anksto sukurtos duomenų bazės, skirtos įvairiems tikslams. Pasirinkite šabloną, jei nenorite skirti daug laiko duomenų bazės struktūrai.
Naudokite „Microsoft Access“2 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“2 veiksmą

2 veiksmas. Pavadinkite savo duomenų bazę

Pasirinkę duomenų bazės tipą, suteikite jai pavadinimą, atspindintį, kam jis skirtas. Tai bus ypač naudinga, jei ketinate dirbti su keliomis skirtingomis duomenų bazėmis. Lauke „Failo pavadinimas“įveskite savo duomenų bazės failo pavadinimą. Pasirinkite „Sukurti“, kad sukurtumėte naują duomenų bazės failą.

2 dalis iš 6: Duomenų įtraukimas į duomenų bazę

Naudokite „Microsoft Access“3 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“3 veiksmą

Žingsnis 1. Nustatykite geriausią savo duomenų struktūrą

Jei kuriate tuščią duomenų bazę, norėsite pagalvoti apie geriausią duomenų tvarkymo būdą ir pridėti tinkamą struktūrą. „Access“galite formatuoti ir sąveikauti su keliais būdais:

  • Lentelės - Tai yra pagrindinis duomenų saugojimo būdas. Lentelės gali būti lyginamos su „Excel“skaičiuoklėmis: duomenys yra suskirstyti į eilutes ir stulpelius. Dėl šios priežasties duomenų importavimas iš „Excel“ir kitų skaičiuoklės programų yra gana paprastas procesas.
  • Formos - formos yra tai, kaip duomenys pridedami prie jūsų duomenų bazės. Nors duomenis galite įvesti į duomenų bazę tiesiai į lenteles, naudodami formas galite greičiau ir vizualiai įvesti duomenis.
  • Ataskaitos - tai apibendrina ir rodo jūsų duomenų bazės duomenis. Ataskaitos skirtos duomenims analizuoti ir atsakymams į konkrečius klausimus, pvz., Kiek pelno uždirbta ar kur yra klientai, grąžinti. Paprastai jie yra skirti spausdinti.
  • Užklausos - taip nuskaitote ir filtruojate savo duomenis. Naudodami užklausas galite rodyti konkrečius įrašus iš kelių lentelių. Taip pat galite naudoti užklausas duomenims kurti ir atnaujinti.
Naudokite „Microsoft Access“4 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“4 veiksmą

Žingsnis 2. Sukurkite pirmąją lentelę

Jei pradedate tuščią duomenų bazę, automatiškai pradėsite nuo tuščios lentelės. Galite pradėti įvesti savo duomenis į šią lentelę ranka arba kopijuodami ir įklijuodami iš kito šaltinio.

  • Kiekvienas duomenų elementas turėtų turėti savo stulpelį (lauką), o kiekvienas įrašas - atskirą eilutę. Pavyzdžiui, kiekviena eilutė būtų klientas, o kiekvienas laukas - skirtinga informacija apie tą klientą (vardas, pavardė, el. Pašto adresas, telefono numeris ir kt.).
  • Galite pervardyti stulpelių etiketes, kad būtų lengviau pasakyti, koks laukas yra. Dukart spustelėkite stulpelio antraštę, kad pakeistumėte pavadinimą.
Naudokite „Microsoft Access“5 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“5 veiksmą

Žingsnis 3. Importuokite duomenis iš kito šaltinio

Jei norite importuoti iš palaikomo failo ar vietos, galite nustatyti, kad „Access“paimtų informaciją ir pridėtų ją prie savo duomenų bazės. Tai naudinga norint paimti duomenis iš žiniatinklio serverio ar kito bendro ištekliaus.

  • Spustelėkite skirtuką Išoriniai duomenys.
  • Pasirinkite importuojamo failo tipą. Skiltyje „Importavimas ir susiejimas“pamatysite keletą duomenų tipų parinkčių. Norėdami pamatyti daugiau parinkčių, galite spustelėti mygtuką Daugiau. ODBC reiškia „Open Database Connectivity“ir apima tokias duomenų bazes kaip SQL.
  • Eikite į duomenų vietą. Jei jis yra serveryje, turėsite nurodyti serverio adresą.
  • Kitame lange pasirinkite „Nurodykite, kaip ir kur norite saugoti duomenis dabartinėje duomenų bazėje“. Pasirinkite „Gerai“. Atlikite veiksmus, kad importuotumėte duomenis.
Naudokite „Microsoft Access“6 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“6 veiksmą

Žingsnis 4. Pridėkite kitą lentelę

Jūs norėsite išsaugoti skirtingus įrašus skirtingose duomenų bazėse. Tai padės sklandžiai veikti jūsų duomenų bazėms. Pavyzdžiui, galite turėti klientų informacijos lentelę ir kitą užsakymo informacijos lentelę. Tada galėsite susieti kliento informaciją su užsakymo informacijos lentele.

Skirtuko Pagrindinis skyriuje Sukurti spustelėkite lentelės mygtuką. Jūsų duomenų bazėje pasirodys nauja lentelė. Informaciją galite įvesti taip pat, kaip ir pirmą lentelę

3 dalis iš 6: stalo santykių nustatymas

Naudokite „Microsoft Access“7 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“7 veiksmą

Žingsnis 1. Supraskite, kaip veikia raktai

Kiekvienoje lentelėje bus vienas pagrindinis raktas, unikalus kiekvienam įrašui. Pagal numatytuosius nustatymus „Access“sukuria ID stulpelį, kurio kiekvieno įrašo skaičius padidėja. Tai nustatyta kaip pagrindinis raktas. Lentelėse taip pat gali būti užsienio raktų. Tai laukai, susieti su kita duomenų bazės lentele. Susietuose laukuose būtų tie patys duomenys.

  • Pvz., Lentelėje „Užsakymai“galite turėti lauką „Kliento ID“, kad galėtumėte stebėti, kuris klientas užsakė kokį produktą. Šiam laukui galite sukurti ryšį naudodami ID lauką savo klientų lentelėje.
  • Ryšių naudojimas padeda išlaikyti jūsų duomenis nuoseklius, efektyvius ir skaitomus.
Naudokite „Microsoft Access“8 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“8 veiksmą

Žingsnis 2. Spustelėkite skirtuką Duomenų bazės įrankiai

Skyriuje Santykiai spustelėkite mygtuką Santykiai. Bus atidarytas naujas langas su visų duomenų bazės lentelių apžvalga. Kiekvienas laukas bus pateiktas po lentelės pavadinimu.

Prieš kurdami ryšį, turėsite sukurti užsienio rakto lauką. Pavyzdžiui, jei lentelėje Užsakymai norite naudoti kliento ID, lentelėje Užsakymai sukurkite lauką, pavadintą Klientas, ir palikite jį tuščią. Įsitikinkite, kad jis yra to paties formato kaip laukas, kurį susiejate (šiuo atveju skaičiai)

Naudokite „Microsoft Access“9 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“9 veiksmą

Žingsnis 3. Vilkite lauką, kurį norite naudoti kaip užsienio raktą

Nuveskite jį į lauką, kurį sukūrėte svetimam raktui. Pasirodžiusiame lange spustelėkite Sukurti, kad nustatytumėte laukų santykį. Tarp dviejų lentelių atsiras eilutė, sujungianti laukus.

Kurdami santykius, pažymėkite langelį „Įgyvendinti referencinį vientisumą“. Tai reiškia, kad pakeitus duomenis viename lauke, kitas laukas automatiškai atnaujinamas. Tai padės išlaikyti jūsų duomenų tikslumą

4 dalis iš 6: Užklausų pateikimas

Naudokite „Microsoft Access“10 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“10 veiksmą

1 žingsnis. Supraskite užklausų vaidmenį

Užklausos yra veiksmai, leidžiantys greitai peržiūrėti, pridėti ir redaguoti duomenų bazės duomenis. Yra daug įvairių užklausų tipų - nuo paprastų paieškų iki naujų lentelių sukūrimo pagal esamus duomenis. Užklausos yra esminės ataskaitų rengimo priemonės.

Užklausos suskirstytos į du pagrindinius tipus: Pasirinkimas ir Veiksmas. Pasirinktos užklausos ištraukia duomenis iš lentelių ir gali atlikti skaičiavimus. Veiksmų užklausos gali pridėti, redaguoti ir ištrinti duomenis iš lentelių

Naudokite „Microsoft Access“11 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“11 veiksmą

2 veiksmas. Naudodami užklausų vedlį sukurkite pagrindinę pasirinkimo užklausą

Jei norite sukurti pagrindinę pasirinkimo užklausą, naudokite užklausų vedlį, kad atliktumėte veiksmus. Užklausų vedlį galite pasiekti skirtuke Kurti. Tai leis peržiūrėti konkrečius laukus iš lentelės.

Pasirinkimo užklausos su kriterijais kūrimas

Naudokite „Microsoft Access“12 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“12 veiksmą

Žingsnis 1. Atidarykite užklausos dizaino įrankį

Naudodami kriterijus galite susiaurinti pasirinkimo užklausą ir rodyti tik jums reikalingą informaciją. Norėdami pradėti, spustelėkite skirtuką „Kurti“ir pasirinkite „Query Deign“.

Naudokite „Microsoft Access“13 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“13 veiksmą

2 žingsnis. Pasirinkite stalą

Bus atidarytas langas Rodyti lentelę. Dukart spustelėkite lentelę, kurioje norite vykdyti užklausą, tada spustelėkite Uždaryti.

Naudokite „Microsoft Access“14 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“14 veiksmą

Žingsnis 3. Pridėkite laukus, kuriuos norite gauti

Dukart spustelėkite kiekvieną lentelės lauką, kurį norite pridėti prie užklausos. Laukai bus pridėti prie dizaino tinklelio.

Naudokite „Microsoft Access“15 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“15 veiksmą

Žingsnis 4. Pridėkite savo kriterijus

Galite naudoti kelis skirtingų tipų kriterijus, pvz., Tekstą ar funkcijas. Pvz., Jei lauke „Kainos“norėtumėte rodyti tik didesnes nei 50 USD kainas, įveskite

=50

į kriterijus. Jei norėtumėte rodyti tik klientus iš JK, įveskite tekstą

JK

į kriterijų lauką.

Vienai užklausai galite naudoti kelis kriterijus

Naudokite „Microsoft Access“16 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“16 veiksmą

5 žingsnis. Norėdami pamatyti rezultatus, spustelėkite Vykdyti

Mygtukas Vykdyti yra skirtuke Dizainas. Jūsų užklausos rezultatai bus rodomi lange. Norėdami išsaugoti užklausą, paspauskite Ctrl + S.

Pasirinkimo užklausos su parametrais kūrimas

Naudokite „Microsoft Access“17 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“17 veiksmą

Žingsnis 1. Atidarykite užklausos dizaino įrankį

Parametrų užklausa leis jums nurodyti, ką norite gauti kiekvieną kartą vykdant užklausą. Pavyzdžiui, jei turite duomenų bazę, kurioje yra klientų iš įvairių miestų, galite paleisti parametrų užklausą ir paklausti, kurio miesto norite rodyti rezultatus.

Naudokite „Microsoft Access“18 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“18 veiksmą

Žingsnis 2. Sukurkite pasirinkimo užklausą ir nurodykite lentelę (-es)

Pridėkite laukus, kuriuos norite gauti užklausoje, dukart spustelėdami juos lentelės apžvalgoje.

Naudokite „Microsoft Access“19 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“19 veiksmą

Žingsnis 3. Pridėkite parametrą į skyrių Kriterijai

Parametrai aplink parametrą žymimi „“. Skliausteliuose esantis tekstas bus rodomas raginime, kuris rodomas vykdant užklausą. Pavyzdžiui, norėdami nurodyti miestą, spustelėkite miesto lauko langelį Kriterijai ir įveskite

[Kuris miestas?]

Galite baigti parametrus „?“arba „:“, bet ne su „!“arba "."

Naudokite „Microsoft Access“20 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“20 veiksmą

Žingsnis 4. Atlikite kelių parametrų užklausą

Galite naudoti kelis parametrus, kad sukurtumėte pasirinktinį užklausos rezultatų diapazoną. Pavyzdžiui, jei laukas yra Data, galite grąžinti datų diapazoną įvesdami

Tarp [Įveskite pradžios datą:] Ir [Įveskite pabaigos datą:]

. Vykdydami užklausą gausite du raginimus.

Padaryti lentelės užklausą

Naudokite „Microsoft Access“21 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“21 veiksmą

Žingsnis 1. Spustelėkite skirtuką Kurti ir pasirinkite Užklausos dizainas

Galite naudoti užklausas, kad ištrauktumėte konkrečius duomenis iš esamų lentelių ir sukurtumėte naują lentelę su šiais duomenimis. Tai ypač naudinga, jei norite bendrinti konkrečias duomenų bazės dalis arba sukurti konkrečias formas savo duomenų bazės pogrupiams. Pirmiausia turėsite sukurti įprastą pasirinkimo užklausą.

Naudokite „Microsoft Access“22 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“22 veiksmą

Žingsnis 2. Pasirinkite lentelę (-es), iš kurios norite gauti duomenis

Dukart spustelėkite lenteles, iš kurių norite gauti duomenis. Jei reikia, galite ištraukti iš kelių stalų.

Naudokite „Microsoft Access“23 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“23 veiksmą

Žingsnis 3. Pasirinkite laukus, iš kurių norite gauti duomenis

Lentelės apžvalgoje dukart spustelėkite kiekvieną lauką, kurį norite pridėti. Jis bus pridėtas prie jūsų užklausų tinklelio.

Naudokite „Microsoft Access“24 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“24 veiksmą

Žingsnis 4. Nustatykite savo kriterijus

Jei norite nurodyti konkrečius lauko duomenis, naudokite kriterijų skyrių, kad nustatytumėte filtrą. Daugiau informacijos rasite aukščiau esančiame skyriuje „Pasirinkimo užklausos su kriterijais kūrimas“.

Naudokite „Microsoft Access“25 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“25 veiksmą

Žingsnis 5. Išbandykite užklausą, kad įsitikintumėte, jog ji pateikia norimus rezultatus

Prieš kurdami lentelę, paleiskite užklausą, kad įsitikintumėte, jog ji renka visus teisingus duomenis. Koreguokite kriterijus ir laukus, kol gausite visus norimus duomenis.

Naudokite „Microsoft Access“26 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“26 veiksmą

Žingsnis 6. Išsaugokite užklausą

Paspauskite Ctrl + S, kad išsaugotumėte užklausą vėlesniam naudojimui. Jis bus rodomas naršymo rėmelyje kairėje ekrano pusėje. Spustelėkite užklausą, kad ją vėl pasirinktumėte, tada spustelėkite skirtuką Dizainas.

Naudokite „Microsoft Access“27 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“27 veiksmą

Žingsnis 7. Spustelėkite mygtuką „Padaryti lentelę“grupėje Užklausos tipas

Pasirodys langas, kuriame bus prašoma naujo lentelės pavadinimo. Įveskite lentelės pavadinimą ir spustelėkite Gerai.

Naudokite „Microsoft Access“28 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“28 veiksmą

Žingsnis 8. Spustelėkite mygtuką Vykdyti

Nauja lentelė bus sukurta pagal jūsų užklausą. Lentelė bus rodoma naršymo rėmelyje kairėje.

Pridėjimo užklausos kūrimas

Naudokite „Microsoft Access“29 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“29 veiksmą

Žingsnis 1. Atidarykite anksčiau sukurtą užklausą

Galite pridėti užklausą, kad pridėtumėte duomenų prie lentelės, kuri jau yra iš kitos lentelės. Tai naudinga, jei prie lentelės, kurią sukūrėte naudodami „make table“užklausą, turite pridėti daugiau duomenų.

Naudokite „Microsoft Access“30 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“30 veiksmą

Žingsnis 2. Skirtuke Dizainas spustelėkite mygtuką Pridėti

Bus atidarytas dialogo langas Pridėti. Pasirinkite lentelę, kurią norite pridėti.

Naudokite „Microsoft Access“31 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“31 veiksmą

Žingsnis 3. Pakeiskite užklausos kriterijus, kad jie atitiktų tai, ką norite pridėti

Pavyzdžiui, jei sukūrėte metų lentelę su kriterijais „2010“, pakeiskite ją į metus, kuriuos norite pridėti, pvz., „2011“.

Naudokite „Microsoft Access“32 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“32 veiksmą

Žingsnis 4. Nustatykite, kur norite pridėti duomenis

Būtinai nustatykite teisingus kiekvieno pridedamo stulpelio laukus. Pavyzdžiui, naudojant aukščiau nurodytus pakeitimus, duomenys turėtų būti pridėti prie eilutės „Pridėti prie“lauko „Metai“.

Naudokite „Microsoft Access“33 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“33 veiksmą

5 veiksmas. Vykdykite užklausą

Skirtuke Deign spustelėkite mygtuką Vykdyti. Užklausa bus vykdoma ir duomenys bus pridėti prie lentelės. Galite atidaryti lentelę ir patikrinti, ar duomenys buvo pridėti teisingai.

5 dalis iš 6: Formų kūrimas ir naudojimas

Naudokite „Microsoft Access“34 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“34 veiksmą

Žingsnis 1. Pasirinkite lentelę, kuriai norite sukurti formą

Formos leidžia lengvai matyti kiekvieno lauko duomenis, taip pat greitai perjungti įrašus arba kurti naujus. Formos yra būtinos ilgesniam duomenų įvedimo laikotarpiui, nes daugumai žmonių yra daug lengviau dirbti su lentelėmis.

Naudokite „Microsoft Access“35 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“35 veiksmą

Žingsnis 2. Skirtuke Kurti spustelėkite mygtuką Forma

Tai automatiškai sukurs formą, pagrįstą lentelės laukais. „Access“atlieka gana gerą darbą - automatiškai sukuria tinkamo dydžio laukus, tačiau galite pakeisti bet kurio norimo formos elemento dydį ir judėti.

  • Jei nenorite, kad formoje būtų rodomas konkretus laukas, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir pasirinkite Ištrinti.
  • Jei jūsų lentelės turi ryšių, po kiekvienu įrašu bus rodomas duomenų lapas, kuriame bus rodomi susieti duomenys. Tokiu būdu galite daug lengviau redaguoti prijungtus duomenis. Pvz., Prie kiekvieno jūsų duomenų bazės pardavimo atstovo gali būti pridėta klientų duomenų bazė.
Naudokite „Microsoft Access“36 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“36 veiksmą

Žingsnis 3. Naršykite naują formą

Rodyklės mygtukai apačioje pereina nuo įrašo prie įrašo. Laukus užpildys jūsų įrašo duomenys, kai juos perjungsite. Galite naudoti mygtukus kraštuose, kad pereitumėte prie pirmojo ar paskutinio įrašo.

Naudokite „Microsoft Access“37 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“37 veiksmą

Žingsnis 4. Norėdami naudoti lentelę, spustelėkite duomenų lapo mygtuką

Tai yra viršutiniame kairiajame kampe ir galėsite pradėti keisti lentelės reikšmes naudodami formą.

Naudokite „Microsoft Access“38 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“38 veiksmą

Žingsnis 5. Atlikite esamų įrašų pakeitimus

Galite redaguoti tekstą bet kuriame kiekvieno įrašo lauke, kad pakeistumėte lentelės duomenis. Pakeitimai automatiškai atsispindės lentelėje, taip pat visose prijungtose lentelėse.

Naudokite „Microsoft Access“39 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“39 veiksmą

Žingsnis 6. Pridėkite naujų įrašų

Spustelėkite mygtuką „Pridėti įrašą“šalia naršymo mygtukų, kad sąrašo pabaigoje sukurtumėte naują įrašą. Tada galite naudoti laukus, kad įvestumėte duomenis į tuščią lentelės įrašą. Tai daug lengvesnis būdas pridėti naujos informacijos nei per lentelės rodinį.

Naudokite „Microsoft Access“40 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“40 veiksmą

Žingsnis 7. Išsaugokite formą, kai baigsite

Būtinai išsaugokite formą paspausdami Ctrl + S, kad vėliau galėtumėte lengvai ją vėl pasiekti. Jis bus rodomas naršymo rėmelyje kairėje ekrano pusėje.

6 dalis iš 6: ataskaitos kūrimas

Naudokite „Microsoft Access“41 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“41 veiksmą

Žingsnis 1. Pasirinkite lentelę arba užklausą

Ataskaitos leidžia greitai rodyti savo duomenų suvestines. Jie dažnai naudojami pajamų ir pristatymo ataskaitoms ir gali būti pritaikyti beveik bet kokiam naudojimui. Ataskaitos renka duomenis iš jūsų sukurtų lentelių arba užklausų.

Naudokite „Microsoft Access“42 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“42 veiksmą

Žingsnis 2. Spustelėkite skirtuką Sukurti

Pasirinkite ataskaitos tipą, kurį norite sukurti. Yra keletas skirtingų būdų, kaip sukurti ataskaitą. „Access“gali automatiškai sukurti ataskaitą už jus arba galite sukurti pasirinktinę.

  • Ataskaita-bus sukurta automatinė ataskaita su visais jūsų šaltinio duomenimis. Niekas nebus sugrupuotas, tačiau mažoms duomenų bazėms to tikriausiai pakanka norint parodyti, ko jums reikia.
  • Tuščia ataskaita - bus sukurta tuščia ataskaita, kurią galėsite užpildyti savo duomenimis, kaip jums atrodo tinkama. Jei norite sukurti pasirinktinę ataskaitą, galėsite pasirinkti iš bet kurio turimo lauko.
  • Ataskaitų vedlys - ataskaitų vedlys padės jums sukurti ataskaitos kūrimo procesą, leisdamas pasirinkti ir sugrupuoti savo duomenis ir atitinkamai juos formatuoti.
Naudokite „Microsoft Access“43 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“43 veiksmą

Žingsnis 3. Nustatykite tuščios ataskaitos šaltinį

Jei pasirinkote sukurti tuščią ataskaitą, turėsite pasirinkti jos šaltinį. Pirmiausia spustelėkite skirtuką Tvarkyti, tada pasirinkite Nuosavybės lapas. Arba taip pat galite paspausti alt="Image" + Enter.

Spustelėkite rodyklę žemyn šalia įrašo šaltinio lauko. Bus rodomas galimų lentelių ir užklausų sąrašas. Pasirinkite vieną ir jis bus priskirtas ataskaitai

Naudokite „Microsoft Access“44 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“44 veiksmą

Žingsnis 4. Pridėkite laukus prie ataskaitos

Kai turėsite šaltinį, galėsite prie jo pridėti laukus. Spustelėkite skirtuką Formatas, tada spustelėkite Pridėti esamus laukus. Laukų sąrašas bus rodomas dešiniajame rėmelyje.

  • Spustelėkite ir vilkite laukus, kuriuos norite įtraukti į dizaino rėmelį. Įrašas bus rodomas ataskaitoje. Pridėjus papildomų laukų, jie bus automatiškai susieti su esamais laukais.
  • Galite pakeisti laukų dydį spustelėdami kraštus ir vilkdami pelę.
  • Ištrinkite laukus iš ataskaitos spustelėdami antraštę ir paspausdami klavišą Delete.
Naudokite „Microsoft Access“45 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“45 veiksmą

5 veiksmas. Pridėkite grupių prie ataskaitos

Grupės leidžia greitai išanalizuoti ataskaitos informaciją, nes leidžia tvarkyti susijusią informaciją. Pavyzdžiui, galite sugrupuoti pardavimus pagal regioną arba pagal pardavėją. Grupės leidžia tai padaryti.

  • Spustelėkite skirtuką Dizainas, spustelėkite mygtuką Grupuoti ir rūšiuoti.
  • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią lauko dalį, kurią norite pridėti prie grupės. Meniu pasirinkite Grupė įjungta.
  • Bus sukurta antraštė grupei. Antraštę galite pritaikyti prie bet kokios grupės etiketės.
Naudokite „Microsoft Access“46 veiksmą
Naudokite „Microsoft Access“46 veiksmą

6. Išsaugokite ir bendrinkite ataskaitą

Kai ataskaita bus baigta, galite ją išsaugoti, tada bendrinti arba išspausdinti kaip bet kurį dokumentą. Naudokite tai norėdami pasidalyti įmonės veikla su investuotojais, kontaktine informacija darbuotojams ir dar daugiau.

Rekomenduojamas: